Автоматизация документального и информационного обеспечения малых предприятий с применением различных технологий и нестандартных подходов (стр. 3 из 5)

Теперь запишем всю необходимую нам информацию в систематизированной форме, построим физическую модель базы данных, в которой учтем три нормальные формы: выделим таблицы-справочники, приведем связи к виду один-к-одному, один-ко-многим. Кроме того, необходимо заранее определить типы полей, их длину и прочие характеристики, так как разрабатываемая модель является физической, и далее, благодаря CASE-средству ее разработки, станет основой для автоматической генерации самой базы.

3.1.1. Физическая модель базы данных

При работе с системой старшая медсестра должна иметь возможность решать следующие задачи:

1. Получать доступ к данным таблиц, которые, в сущности, должны повторять структуру ранее созданных текстовых документов.
2. Просматривать данные таблиц, при необходимости редактировать их, распечатывать.
3. Создавать на основе исходных данных различные отчеты. При этом в основном используется выборка из таблиц по различным признакам:
1. Отношение к группе риска (необходимо предоставить список лиц, подлежащих дополнительному медосмотру);
2. Профессия (предоставление списка всех медсестер, санитарок и акушерок);
3. Аттестация (список лиц, направленных на переаттестацию в этом или следующем году);
4. Списки пациентов по участкам, заболеваниям и группе риска

Таким образом, разрабатываемая система должна обеспечивать решение вышеперечисленных задач. В готовом виде программа должна быть максимально простой и удобной: все операции должны выполняться с помощью элементарных действий пользователя. Во-первых, необходима распечатка исходных таблиц, во-вторых, отчетов, источниками создания которых являются составленные ранее запросы. В основном здесь необходимо применение запросов на выборку (заранее известный признак), но также существует необходимость создания запросов с параметрами: например, для составления списка по аттестации сотрудников на тот или иной год или списка сотрудников по определенной должности. Все отчеты должны оформляться в едином стиле, максимально приближенном к ранее использовавшимся текстовым документам. База данных может быть создана, в частности, в MS Access. Это позволит не только разработать все необходимые формы, отчеты, запросы в едином, удобном стиле, но и использовать затем эту базу данных для подключения к приложению Delphi по технологии ADO и создать более гибкое приложение по работе с данными. Подключение базы по технологии ADO также будет необходимо в ходе создания других документов и получению и обновлению сведений базы данных (использование выпадающих списков, источником сведений для которых как раз будет база данных, импорт-экспорт данных в другие приложения).

3.2. Структура базы данных для решения задач информационного обеспечения кафедры университета

При составлении отчетов по студентам и преподавателям, при формировании различных списков необходима следующая информация:

- Общие сведения об обучающихся с указанием группы, формы обучения, адреса, телефона и др.

- Сведения о сотрудниках кафедры с указанием должности, ученой степени и пр.

- Информация о прохождении студентами практики: база практики, ее возможные типы

- Информация по дипломному проектированию: список тем, утвержденных на год, руководители выпускных квалификационных работ, даты защиты и др.

База данных хранит все необходимые сведения в различных таблицах: справочных и операционных: после анализа сведений, необходимых для постоянного хранения в базе, была разработана структура такой базы с учетом трех нормальных форм.

3.2.1. Физическая модель базы данных

Разработанная структура базы данных позволяет автоматизировать разработку следующих документов:

1. Списки студентов кураторов групп: ФИО, адрес, телефон, сведения о родителях

2. Списки преподавателей-сотрудников кафедры

3. Приказы о прохождении практики ( учебной, производственной, преддипломной)

4. Бланки на выпускную квалификационную работу

5. Протоколы заседания государственной аттестационной комиссии по рассмотрению выпускной квалификационной работы

6. Выписки из протоколов заседания государственной аттестационной комиссии

Как видно из описанной структуры, некоторые документы, списки, необходимые для предоставления в отделы университета или для ведения общей отчетности, представляют собой простую выборку из общих данных. Более того, такие документы, как приказы, бланки, протоколы, выписки могут оформляться быстро благодаря использованию отдельных полей таблиц базы данных: здесь очень логично использовать базу данных, централизованное хранение сведений может быть потом использовано в различных отчетах, документах Word путем слияния, листах Excel с применением языка VBA, выпадающих списках приложений для генерации текста нестандартных отчетов и прочее. Таким образом, вся информация, будет изменяться только один раз, обновления, произведенные в таблицах базы коснутся всех документов сразу. При оценке работы общего приложения по информационному обеспечению работы кафедры можно будет наглядно убедиться в комплексном использовании данных базы, отметить преимущества перехода к такому способу ведения отчетности.

4. Разработка приложения для генерации текста отчета.

Предположим, что систематически пользователь составляет некоторый документ, причем сведения, содержащиеся в нем, довольно сильно отличаются от сведений, которые предоставлялись в прошлый раз. С другой стороны, это не просто текст произвольного содержания. Здесь можно выявить определенную конструкцию документа. Самым простым способом, который позволит сэкономить время на оформление документа, кажется изменение уже существующего документа, внесение новых сведений, изменение даты, заголовков и так далее. Однако можно также опереться на конструкцию текста документа и постараться формализовать задачу. Рассмотрим пример.

Протокол №7 от 20.07.2006 года

Заседание СТК АТПК – 6

Присутствовали:

Зав АТПК-6 - Морозова Н.А.

Зав. отделением - Физулина С.А.

Старшая медсестра АТПК-6 - Савина О.А.

Повестка: итоги работы за июль 2006 года.

1. Морозова Н.А – зав. АТПК-6. отработала 128 часов (отпуск с 10.07 – 14.07).
2. Савина О.А. – старшая медсестра АТПК-6, отработала 166,5 часа – 1 ставка.
3. Шайдулова Д.З. – сестра-хозяйка, отработала 172 часа, 1 ставка + 0,25 ставки, 21 день вакансии медрегистратора.
4. Иванова Т.П. – санитарка, отработала 39 часов 40 минут, очередной отпуск с 10 июля + 0,5 ставки санитарки, 5 дней (уборка прививочного кабинета общая площадь =11 м + обработка инструментария + генеральная уборка)
5. Королева К.Р. – медсестра процедурного кабинета, отработала 39 часов 40 минут + 0,5 вакантной ставки санитарки (уборка процедурного кабинета общая площадь = 16,2м + 20 м. плитка) по заявлению.

В данном протоколе важно сразу выявить структуру:

• каждый документ нумеруется, проставляется дата;
• присутствует заголовок: «Заседание СТК АТПК-6»;
• в разделе «присутствовали» указываются фамилии и должности сотрудников-участников заседания;
• в разделе «повестка» указываются цели заседания;
• в основной части протокола по каждому из сотрудников указывается: фамилия, должность, количество отработанных часов, ставка, очередной отпуск, больничный лист, ставка и количество дней вакансии с указанием должности, ставка и количество дней замещения с указанием замещаемого сотрудника, другая информация в более свободной форме – пункты, кроме первых четырех, могут присутствовать или нет.

Таким образом, возможна разработка приложения, осуществляющего генерацию текста протокола, где можно будет указать:

• фамилию и должность сотрудника, воспользовавшись, например, компонентом Combobox – все фамилии и должности будут у пользователя в распоряжении, не придется набирать их вручную;
• количество отработанных часов и ставку, при этом стандартные слова «отработал(а)», «ставка», «часов» (во всех возможных в данном случае склонениях) будут добавляться автоматически (за счет использования свойства caption объекта label, radiobutton, checkbox);
• факт замещения или работу в вакантной должности – пользователь указывает только ставку, количество дней, вакантную должность, либо фамилию замещаемого сотрудника, а программа сохраняет в текст формулировку вида: «0,5 ставки, 10 дней вакансии медсестры общей практики + 0,5 ставки, 10 дней за Морозову Н.А.»;
• прочие данные в отдельном поле, где например можно дописать о еще одном замещении, либо иной текст.

Рис.4.1. Главная форма программы

Текст отчета будет генерироваться построчно – необходимо указывать информацию по каждому сотруднику, добавлять ее в общий список. Реализуется это следующим образом: пользователь при запуске приложения выбирает из списка фамилию сотрудника (там сразу указана и должность, что заметно облегчает процесс), ставит «галочку» напротив слова «отработала», в следующее тестовое поле вводит количество часов, далее, исходя из такого количества, определяет склонение следующего слова предложения («час», «часов», «часа»); если сотрудник был в очередном отпуске, на больничном листе, в отпуске без содержания, то этот факт указывается пометкой напротив нужной формулировки с указанием периода в текстовых полях. Аналогично поступают и с работой в вакантной должности или замещением – указывается вакантная должность или фамилия замещаемого сотрудника, ставка, количество дней (сами слова «ставка» и «день» также указываются в нужном склонении). Последнее текстовое поле с пометкой «прочее» используется пользователем в случае, если необходимо указать дополнительную информацию по сотруднику. Далее необходимо принять данные с помощью одноименной кнопки. Работа процедуры обработки события Onclick этой кнопки основана на том, что: