Автоматизация документального и информационного обеспечения малых предприятий с применением различных технологий и нестандартных подходов (стр. 4 из 5)
- необходимо сгенерировать (собрать, в некотором смысле) строку текста о сотруднике, то есть из указанных пользователем данных составить логичное предложение;
- эту строку добавить в многострочное поле.
Итак, расположенная внизу главной формы кнопка «Сохранить!» отвечает за сохранение текста в файл (в формате MS Word). В принципе задача программы генерации текста может состоять только в предоставлении информации для копирования, например из поля Memo. Но более удачным и логически законченным будет решение, позволяющее сохранять информацию в файл. Учитывая, что на выходе необходим документ с элементами форматирования, приходим к выводу, что необходимо сохранять данные в документ MS Word. Таким образом, для отправки данных из Delphi в Word будем использовать технологию OLE. Суть OLE технологии - возможность из разрабатываемого приложения (клиента) взаимодействовать с другими приложениями (серверами). Все приложения Microsoft Office являются так называемыми "серверами автоматизации". Microsoft Word, являясь сервером OLE, позволяет подключаться к себе клиентам и использовать свои методы и свойства.
Алгоритм импорта данных в Word следующий:
1. создаем подключение к серверу-приложению Word;
2. создаем или открываем существующий документ;
3. вносим в документ изменения;
4. манипулируем документом (сохраняем его, не показывая при этом на экране или же наоборот);
5. отсоединяемся от сервера.
Стоит отметить, что кроме приятной работы с программой, довольно большой экономии времени, мы получаем также единое оформление всех документов, как в части заголовка и шрифта, так и в части непосредственного содержания: при написании протокола без участия данной программы, пользователь, как правило, меняет местами сведения об отработанных днях и ставках сотрудника, по-разному расставляет знаки препинания, а порой и не указывает должности. При работе с программой мы получаем четко структурированный текст. Но, конечно же, при этом немаловажно и то, что сгенерированный документ потом все же можно и изменить, как в части содержания, так и в части оформления. Для логичного завершения отчета добавим второй модуль для создания заголовка, а также преобразуем часть, отвечающую за сохранение в файл – используем возможности по форматированию текста (использование шрифтов, их физических стилей, выравнивания). Расположенная вверху кнопка «Заголовок» как раз и предназначена для ввода дополнительной информации к созданию конечного документа: то есть кроме основной части протокола, где по каждому из сотрудников делается запись, мы также внесем информацию о номере протокола, присутствующих, повестке и так далее. По щелчку на кнопке появится следующая форма:
Рис.4.3. Форма для создания заголовка
Созданная программа не только решает задачу генерации текста протокола, но и сохраняет такой текст в формате MS Word с элементами форматирования. По завершении работы с программой, пользователь получает готовый документ вида:
Протокол № 12 от 21.03.2008
Заседание СТК АТПК - 6
присутствовали:
заведующая АТПК - Морозова Н.А.
старшая медсестра АТПК - Савина О.А.
Повестка: итоги работы за февраль
Морозова Н.А. - заведующая АТПК, - отработала 160 часов + 0,5 ставки, 10 дней вакансии заведующей отделением
Савина О.А. - старшая медсестра АТПК, - отработала 160 часов + 0,5 ставки, 10 дней вакансии медсестры кабинета выписки больничных + 0,5 ставки, 15 дней за Секриеру Л.А.
Заметим также, что подобный подход к автоматизации отчетности может быть применен к различным документам, важно выявить четкую структуру и определить разумные границы автоматизации. Стоит также отметить, что при работе программ, подобных этой, существует много тонкостей (например, если текстовые поля пусты, то не следует добавлять никакой информации, связанной с ними), которые часто выявляются только в процессе продолжительной работы с программой. В связи с этим, программа должна постоянно в этом плане совершенствоваться. Кроме того, со временем могут понадобиться и новые функции, но главное, что могут быть найдены новые пути решения поставленной задачи.
5. Применение различных технологий при автоматизации комплексных задач
5.1. Документальное обеспечение административного звена поликлиники
В ходе работы над проектом были рассмотрены подходы к автоматизации отчетности, ведению документации, реализация информационной системы для административного звена филиала поликлиники г. Тольятти (АТПК-6): организация хранения и доступа к документам, использование базы данных для работы с кадрами, генерация текста нестандартных отчетов). Все технологии и возможные пути решения задач автоматизации рассматриваются в контексте экономической целесообразности: в случае небольшого предприятия (филиал поликлиники) и ограниченного набора функций по документальному обеспечению логична разработка информационной системы для доступа к хорошо организованной системе хранения офисных документов, небольшой базе данных, а также для реализации средств ускорения разработки других документов, имеющих четкую структуру. Дело в том, что автоматизация отчетности с применением СУБД позволяет использовать все данные из базы, генерировать списки, осуществлять параметрические запросы, однако остается значительная часть документации на бумажном носителе, которая, в лучшем случае, оформляется с помощью текстового редактора. Но такие стандартные документы, как протоколы, акты, чаще всего имеют четкую структуру, что позволяет формализовать задачу составления документа. В процессе рассмотрения всех средств и методов решения задач автоматизации в данном конкретном случае, были сделаны выводы о необходимых функциях информационной системы, поэтапная реализация которых позволила получить ИС документального обеспечения административного звена филиала поликлиники.
Рассмотрим основы работы программы и охарактеризуем результаты проведенного исследования. Главная форма программы позволяет осуществить доступ к разделу документов, генерации текста протоколов, а также базе данных: спискам по сотрудникам и пациентам. Здесь же организован доступ к документам Excel, в которых или производятся расчеты (достаточно изменить входные данные, как общий результат будет пересчитан), или используются данные из базы для быстрого оформления отчета.
Рис. 5.1.1. Главная форма программы «Документальное обеспечение…»
Пункт главного меню «Документы» позволяет выбрать из списка нужный тип документов и перейти к работе с файловым менеджером. Пункт «Пациенты» включает в себя подпункты «Общий список», «Список по участкам» и другие. Пункт «Сведения по сотрудникам» включает в себя подпункты «Список сотрудников», «Список группы риска» и другие. Пункт «Протоколы» содержит в себе список форм-генераторов протоколов. Например, протокол СТК АТПК и протокол заседания Совета медсестер. Эти формы позволяют формализовать задачу создания текстовых документов, сведения по сотрудникам запросить из базы данных, а структуру конечного текстового документа сделать строгой, однотипной. Пункты «Отчет по спирту» и «График работы» - это возможность произведения расчетов в MS Excel с зачитыванием необходимых данных из базы для более быстрого оформления отчета. Подводя итог, отметим, что созданная система позволяет работать со всеми имеющимися ранее документами в формате MS Word и MS Excel, использовать все средства и методы разработанной базы данных, а также подойти к составлению, оформлению документов, автоматизация которой средствами СУБД не представляется возможной, с помощью процедуры генерации текста на основе его структуры. Таким образом, используя различные технологии и не совсем стандартные подходы, созданная информационная система решает задачи документального обеспечения административного звена.
5.2. Информационное обеспечение кафедры высшего учебного заведения
Главная форма программы позволяет осуществить доступ к спискам студентов и сотрудникам кафедры, текстам приказов и протоколов, составление которых основано на применении базы данных и выполняется максимально быстро. Здесь же организован доступ к документам Excel, в которых или производятся расчеты (достаточно изменить входные данные, как общий результат будет пересчитан), или используются данные из базы для быстрого оформления отчета. Также главное меню содержит пункты «Электронные учебные курсы» - осуществляется доступ к модулю оболочки для создании электронного учебного курса, опубликованным курсам. Пункт «Презентации» содержит материалы рекламного характера.
Рис. 5.2.1. Главная форма программы «Информационное обеспечение…»
Пункт главного меню «Студенты» содержит «Списки групп» (общая информация, информация для кураторов), «Расписание занятий». Пункт «Сотрудники» включает в себя подпункты «Контактная информация», «Расписание». Пункт «ВКР» включает в себя подпункты «Бланки ВКР», «Протоколы», «Выписки», каждый из которых вызывает соответствующую форму в MS Word, которая благодаря механизму слияния позволяет извлекать необходимые поля таблиц базы данных и быстро публиковать однотипные многостраничные документы.