Автоматизация документального и информационного обеспечения малых предприятий с применением различных технологий и нестандартных подходов (стр. 5 из 5)

Рис. 5.2.3. Образец-шаблон оформления бланков ВКР на основе механизма слияния

Пункт «Приказы по практике» содержит в себе подпункты: «учебная», «производственная», «преддипломная» и позволяет благодаря технологии ADO, языку VBA связать базу данных с листом рабочей книги Excel, экспортировать необходимые данные в заданные поля, получить форму приказа стандартного вида. Информация, хранящаяся в базе, позволяет сразу указать и форму обучения студентов, и факультет, группу, руководителя практики. При работе с приказами по практике просто необходимо своевременное заполнение базы – удобен тот факт (он примечателен и для всех остальных случаев), что основная информация по студентам и преподавателям изначально хранится в базе, экспортируется, например, в нее при проектировании из Excel или Word, а остальная информация редактируется по ходу работы при помощи форм. Таким образом, переходя к оформлению приказа по практике, достаточно только указать студентам руководителя из выпадающего списка всех преподавателей кафедры, указать дату практики, место практики. Далее форма Excel автоматически заполняется данными, документ готов к печати.

Рис. 5.2.4. Сообщение об импорте данных из базы на лист Excel

Рис. 5.2.5. Приказ по практике

Пункт «Расчеты» включает в себя пункты «Расчет штатов» и «Расчет педагогической нагрузки», с помощью средств Excel все вычисления происходят автоматически при задании определенных параметров.

Пункты «Электронные учебные курсы» предоставляет возможность перейти к модулю генерации электронного учебного курса (после указания конечной папки-назначения, на основе настроек дизайна, количества разделов, добавления текста каждого раздела генерируется гибкий web-вариант электронного курса), а также позволяет просмотреть уже опубликованные курсы.

Рис. 5.2.6. Оболочка для создания электронных учебных курсов

Рис. 5.2.7. Опубликованный электронный учебный курс

Пункты «Презентации» - это быстрый доступ к рекламным материалам кафедры: web-версии презентации специальностей, видеоролику, автозапускаемому диску, сочетающему в себя все основные мультимедиа материалы, информацию по работе кафедре.

Рис. 5.2.8. Презентация кафедры

Рис. 5.2.9. Автозапускаемый диск с презентацией кафедры

Подводя итог, отметим, что созданная система позволяет работать со всеми сведениями по сотрудникам и студентам, создавать необходимые отчеты: на данном этапе проработаны стандартные формы и списки, но главное, что структурированные данные, хранящиеся в базе, могут быть использованы для создания любых других документов, в которых необходима актуальная, динамически обновляемая информация по студентам, сотрудникам. Поля таблиц являются источником данных для вставки в документы MS Word и MS Excel, позволяя быстро разрабатывать печатные формы документов большого объема на основе шаблона. Таким образом, используя различные технологии и не совсем стандартные подходы, созданная информационная система решает задачи информационного обеспечения кафедры высшего заведения.

Заключение

В работе рассмотрены подходы к автоматизации ведения отчетности, к организации оформления документов, расчетов. Основная задача работы – на основе имеющихся требований к хранению и оформлению документов, требований по реализации иных функций реализовать комплексное программное решение – была успешно выполнена на примере двух предприятий: филиала городской поликлиники и кафедры университета.

Первым примером стала реализация информационной системы для административного звена филиала поликлиники г. Тольятти (АТПК-6): организация хранения и доступа к документам, автоматизация произведения однотипных расчетов, использование базы данных для работы с кадрами, пациентами, генерация текста нестандартных отчетов.

Вторым примером стала реализация информационной системы для организации работы с данными по студентам и преподавателям на кафедре университета. Причем, как показала практика, информация, хранящаяся в базе, позволяет не только формировать стандартные списки, делать запросы по определенным критериям, извлекая необходимые сведения быстро, облекать их в удобную форму, но и применять такие механизмы как: слияние, импорт данных в приложения Excel для моментального формирования типовых документов.

Кроме того, основные задачи, решаемые с помощью информационных технологий, были также включены в систему – это позволило объединить в одном приложении все функции, ранее реализованные в разрозненных решениях, либо вообще без применения автоматизации.

Актуальность решения поставленной задачи заключается в том, что на подобных предприятиях довольно сложно реализовать полноценную информационную систему с нуля: здесь необходимо учитывать и ограниченность в аппаратном и программном обеспечении, и малую структурированность выполняемых функций, специфику хранения документов и их движения, наличие большого количества текстовых данных. Данная работа ставит своей целью рассмотрение различных технологий и возможных путей решения задач автоматизации в контексте экономической целесообразности.

В процессе рассмотрения всех средств и методов решения задач автоматизации в данном конкретном случае, были сделаны выводы о необходимых функциях ИС, поэтапная реализация которых позволила получить систему документального обеспечения. Функции системы, по сути, представляют собой использование различных технологий, некую консолидацию тех средств, что используются сегодня в большинстве организаций. Таким образом, все сведения, необходимые для работы, централизовано хранятся в базе данных, а затем используются для решения различных задач, вычислений, оформления отчетов. А приложение, реализованное в среде Borland Delphi, по сути, представляет собой систему, которая интегрирует в себе все программные решения, все документы и справочную информацию.

Используемая литература

1. Delphi. Программирование на языке высокого уровня: Учебник для вузов / В.В. Фаронов. – СПб.: Питер, 2004.

2. Материалы с сайта http://www.itk.ru/article/article.shtml

3. Работа с MS WORD из DELPHI 5/6/7. Нестандартные отчёты Шлеенкин Александр, http://www.delphikingdom.com/

4. Функциональные возможности ERP системы, http://www.xbc.ru/content/x-principle.html

5. Импорт информации из приложения Delphi в Word, http://www.delphi-ex.narod.ru/Import_to_Word_from_Delphi.htm