Министерство образования и науки Российской федерации
Федеральное агентство по образованию
Государственное образовательное учреждение высшего
профессионального образования
«Тольяттинский Государственный Университет Сервиса»
Кафедра «Прикладная информатика в экономике»
Автоматизация документального и информационного обеспечения малых предприятий с применением различных технологий и нестандартных подходов
Автор: Савина Татьяна Владимировна,
студент группы ИБ-401
Тольятти, 2008
СОДЕРЖАНИЕ
Введение........................................................................................................................................ 3
1. Автоматизация отчетности. Средства и технологии............................................................ 4
2. Организация хранения и использования документов.......................................................... 7
2.1. Основные задачи работы с документами........................................................................ 7
2.2. Организация простейшего файлового менеджера......................................................... 7
3. Применение баз данных........................................................................................................... 8
3.1. Структура базы данных для решения задач автоматизации филиала поликлиники 8
3.2. Структура базы данных для решения задач информационного обеспечения кафедры университета.......................................................................................................................... 9
4. Разработка приложения для генерации текста отчета........................................................ 11
5. Применение различных технологий при автоматизации комплексных задач................ 15
5.1. Документальное обеспечение административного звена поликлиники................... 15
5.2. Информационное обеспечение кафедры высшего учебного заведения.................... 16
Заключение.................................................................................................................................. 20
Используемая литература........................................................................................................... 21
Введение
В работе рассмотрены подходы к автоматизации ведения отчетности, к организации оформления документов, расчетов. Основная задача работы – на основе имеющихся требований к хранению и оформлению документов, требований по реализации иных функций реализовать комплексное программное решение.
В ходе работы над проектом рассмотрены различные технологии, которые получили свое применение при решении задач автоматизации ведения документации, отчетности, расчетов на примере двух предприятий: филиала городской поликлиники и кафедры университета.
Первым примером стала реализация информационной системы для административного звена филиала поликлиники г. Тольятти (АТПК-6): организация хранения и доступа к документам, автоматизация произведения однотипных расчетов, использование базы данных для работы с кадрами, пациентами, генерация текста нестандартных отчетов.
В случае небольшого предприятия и ограниченного набора функций по документальному обеспечению логична разработка приложения для доступа к хорошо организованной системе хранения офисных документов, базе данных, а также для реализации средств ускорения разработки других документов, имеющих четкую структуру. Дело в том, что автоматизация отчетности с применением СУБД позволяет использовать все данные из базы, генерировать списки, осуществлять параметрические запросы, однако остается значительная часть документации на бумажном носителе, которая, в лучшем случае, оформляется с помощью текстового редактора. Но такие стандартные документы, как протоколы, акты, имеют четкую структуру, что позволяет формализовать задачу составления документа.
Вторым примером стала реализация информационной системы для организации работы с данными по студентам и преподавателям на кафедре университета. Причем, как показала практика, информация, хранящаяся в базе, позволяет не только формировать стандартные списки, делать запросы по определенным критериям, извлекая необходимые сведения быстро, облекать их в удобную форму, но и применять такие механизмы как:
- слияние – использование полей базы данных в документах MS Word (при заполнении одной формы документа можно затем получить готовые формы для всех указанных записей базы, вместо печати вручную сотни страниц, например, титульных листов на каждого студента или преподавателя, программа позволяет сделать это на основе одной формы, за считанные секунды);
- импорт данных в приложения Excel для моментального формирования типовых документов;
Кроме того, основные задачи, решаемые с помощью информационных технологий, были также включены в систему – это позволило объединить в одном приложении все функции, ранее реализованные в разрозненных решениях, либо вообще без применения автоматизации.
К таким задачам можно отнести:
- Создание электронных учебных курсов на основе гибкой web-технологии – в системе существует модуль для генерации таких курсов на основе простых настроек, указания параметров, выбора общего дизайна и вставки текста лекций и практик
- Удобный доступ к рекламной информации: презентациям и видеороликам по кафедре
Актуальность решения поставленной задачи заключается в том, что на подобных предприятиях довольно сложно реализовать полноценную информационную систему с нуля: здесь необходимо учитывать и ограниченность в аппаратном и программном обеспечении, и малую структурированность выполняемых функций, специфику хранения документов и их движения, наличие большого количества текстовых данных. Данная работа ставит своей целью рассмотрение различных технологий и возможных путей решения задач автоматизации в контексте экономической целесообразности.
В процессе рассмотрения всех средств и методов решения задач автоматизации в данном конкретном случае, были сделаны выводы о необходимых функциях ИС, поэтапная реализация которых позволила получить систему документального обеспечения. Функции системы, по сути, представляют собой использование различных технологий, некую консолидацию тех средств, что используются сегодня в большинстве организаций. При автоматизации часто делается акцент на разработке ИС с нуля, либо применении средств, которые создаются специально под эту систему. В работе же делается акцент на наиболее полном использовании средств офисного пакета: приложения Office позволяют решать различные задачи, и чаще всего основных возможностей оказывается достаточно, допускается и такой уровень, как применение приложений в качестве инструментальной среды разработки. Так, на основе анализа решаемых задач были применены средства VBA для связи книг Excel с используемой базой данных, механизм слияния документов Word с базой данных, а также импорт данных из приложения. Таким образом, все сведения, необходимые для работы, централизовано хранятся в базе данных, а затем используются для решения различных задач, вычислений, оформления отчетов. А приложение, реализованное в среде Borland Delphi, по сути, представляет собой систему, которая интегрирует в себе все программные решения, все документы и справочную информацию.
1. Автоматизация отчетности. Средства и технологии.
Как известно, программирование предоставляет нам широкие возможности по автоматизации различных процессов. Уже при начальном знакомстве с любым из языков программирования можно почувствовать, как заметно упрощаются многие расчеты и операции над данными. Если же брать во внимание современные технологии программирования, современные средства для разработки и проектирования информационных систем, то можно сделать вывод, что программирование позволяет не только решить конкретную относительно небольшую задачу, но и целый комплекс взаимосвязанных задач, автоматизируя при этом большой объем работы. Хочется отметить, что очень важно ориентироваться в различных подходах и технологиях, поскольку каждую задачу можно решить различными способами, и здесь необходимо прежде всего выделять основные требования к будущему решению.
Автоматизация может вестись на разных уровнях и поэтому она должна быть адекватна каждой конкретной ситуации. Важно понимать, что затраты средств, а главное времени, должны себя оправдывать.
При небольших объемах информации и несложных задачах по ведению документации вполне достаточным может оказаться хорошо организованная система офисных документов. Сегодня существует различные пакеты программ, позволяющих легко и быстро работать с текстовой, числовой и графической информацией, важно просто уметь эти программы применять и стараться сводить к минимуму количество трудоемких неавтоматизированных процессов. Более того, несмотря на то, что приложения Office позволяют решать различные задачи, и чаще всего основных возможностей оказывается достаточно, Office также помогает значительно облегчить выполнение повседневных задач, избавившись от многократного повторения одних и тех же действий – это возможно благодаря макросам. Таким образом, приложения Microsoft Office допускают такой уровень использования, как применение приложений в качестве инструментальной среды для разработки собственных приложений, решающих специфические задачи более эффективным способом. Это достигается за счет языка VBA, используемого во всех приложениях MS Office, и создания макросов - программ, состоящих из списка команд, которые должны быть выполнены приложением. С помощью VBA также поддерживается технология ADO для связи различных приложений, например базы данных и рабочей книги Excel.
Для работы с большими объемами данных: для быстрого поиска по ним, создания отчетов и простого просмотра – рациональнее всего использовать базу данных. При этом логичнее всего будет выделить комплекс стандартных задач, с решением которых пользователи могут сталкиваться почти ежедневно. Так выделяют стандартные запросы (например, поиск по фамилии сотрудника, информация о котором храниться в базе данных, поиск всех записей, созданных в определенный период и так далее), часто просматриваемые таблицы и необходимые для печати отчеты. Затем все эти элементы разрабатываются (конечно, на это уходит определенное время, однако последующая работа с системой окажется куда более эффективной) и чаще всего создается главная форма программы, на которой и размещаются кнопки для доступа к ним. По завершении работы над проектом мы получаем приложение, организующее работу с базой данных. Уже с главной формы мы сможем, например, просмотреть все таблицы базы данных, распечатать все необходимые отчеты (например, сами эти таблицы, либо результаты поиска), осуществить запрос к базе данных. При этом существуют различные системы управления базами данных. Вы можете разработать базу, используя MS Access. Это не займет много времени, да и сразу после создания всех таблиц, вы можете в режиме мастера создавать запросы, отчеты и формы. Также можно воспользоваться средой Delphi и СУБД Interbase. Данный подход является более гибким: вы можете предусмотреть гораздо больше тонкостей в работе вашей системы. Технология ADO позволяет также связывать приложение Delphi непосредственно с базой данных, разработанной в MS Access. Интересный подход состоит в том, чтобы связать документ Excel и базу данных Access. Так, на листах рабочей книги Excel будет зачитываться информация из базы, здесь же можно вносить изменения, организовать вывод информации на лист таким образом, чтобы получить печатную форму, максимально приближенную к реальным документам. Так, например, можно автоматизировать работу с приказами по отпускам. Существует база данных по сотрудникам, где, кроме стандартных сведений, уточняются сведения по количеству дней ежегодного отпуска, возможные виды дополнительных отпусков. Пользователь может создать новый приказ, заполнив все необходимые поля формы, информация добавится в базу, а документ будет готов к просмотру. На отдельном листе книги создан макет документа, где в нужные поля из базы данных вставляется фамилия, дата начала и окончания отпуска, его причина, общее количество дней. Затем документ выдается на печать. Здесь же можно организовать поиск по всем приказам, например, найти все приказы с номерами из указанного диапазона. Все основные данные по приказам, удовлетворяющим критериям поиска выведутся на отдельном листе книги Excel.