Специалисты рекомендуют при подборе кадров учитывать не только уровень профессиональной подготовки, но и моральные качества работника. Целесообразно установить, не имеет ли он вредных наклонностей (алкоголизм, наркомания), не скрывает ли сведения о совершенных в прошлом уголовно наказуемых деяниях, верны ли данные о прежних местах работы, лоялен ли он по отношению к руководству предприятия, не имеет ли связей с конкурирующими фирмами, не имеет ли сомнительного окружения, не вынашивает ли криминальные замыслы и др. При подборе персонала для работы с ценной и конфиденциальной информацией следует, в первую очередь, обращать внимание на личные и моральные качества кандидатов на должность, их порядочность и лишь затем на их профессиональные знания, умения и навыки.
Специалисты выделяют технологические цепочки приема граждан на работу. В зависимости от категории должностей и рабочих мест, на которые граждане принимаются для работы, технологические цепочки отбора кандидатов и оформления приема на работу различны по составу процедур и формам документирования. По степени сложности Е. А. Степанов выделяет три типа цепочек приема на работу:
- служащих и рабочих;
- руководящего состава, специалистов, научных и некоторых других категорий работников;
- лиц, обязанности которых будут связаны с владением конфиденциальной информацией.
Технологическая цепочка приема рабочих и служащих включает следующие процедуры:
- обращение гражданина по собственной инициативе или по направлению учреждения, занимающегося трудоустройством;
- получение от гражданина необходимых документов и их изучение;
- собеседование, уточнение сведений, указанных в документах;
- собеседование гражданина с руководителем структурного подразделения, прохождение инструктажей, при необходимости – медицинского осмотра и др.;
- составление, согласование и подписание трудового договора (контракта);
- выдача работнику экземпляра трудового договора;
- подготовка приказа о приеме на работу (форма № Т-1 или Т-1 а), визирование приказа, его подписание полномочным руководителем организации-работодателя;
- ознакомление работника с приказом; выдача по его просьбе заверенной копии приказа;
- информирование руководителя структурного подразделения о приеме на работу нового работника и дате начала работы; внесение фамилии работника в табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (формы № Т-12 или Т-13);
- заполнение личной карточки формы № Т-2;
- внесение фамилии работника в первичные учетные бухгалтерские документы;
- внесение соответствующей записи в трудовую книжку работника;
- выдача работнику удостоверения или пропуска для свободного доступа к рабочему месту.
Гражданин предъявляет трудовую книжку, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, паспорт, удостоверяющий личность, и документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу).
При оформлении на работу по совместительству трудовая книжка не предоставляется, но может быть потребована справка с постоянного места работы. Лицам, поступающим на работу впервые, трудовую книжку и страховое свидетельство оформляет работодатель.
Если работа, на которую претендует гражданин, требует специальных знаний, он предъявляет соответствующий документ об образовании или профессиональной подготовке (диплом, свидетельство, водительские права, аттестат, различные удостоверения и т. п.).
Работодателю запрещается требовать от гражданина письменные справки, когда необходимые данные могут быть подтверждены предъявлением паспорта, трудовой книжки, свидетельства о рождении и других документов, удостоверяющих личность, гражданский статус и трудовую деятельность гражданина.
Документы каждого кандидата на должность или работу должны храниться в индивидуальной папке, на обложке которой указываются фамилия, имя и отчество гражданина, его домашний адрес и телефон, предполагаемая должность (работа) и структурное подразделение, дата обращения к работодателю о приеме на работу, технологические этапы и даты решения вопроса в соответствии с технологической цепочкой документирования приема на работу.
Не допускается хранить документы граждан без индивидуальных папок, в россыпи, на скрепках, в ящиках рабочего стола сотрудника кадровой службы.
Передача папок с документами внутри кадровой службы и допущенным к этим документам должностным лицам фирмы, экспертам осуществляется под роспись в передаточном журнале.
Изучение документов не должно носить формально-бюрократический характер и быть единственным критерием в решении вопроса о назначении данного лица на должность. Изучение документов следует сочетать с объективным анализом нескольких личностей, претендующих на должность, сопоставлением результатов собеседований, тестирования, опросов и т. п. Все это в совокупности позволит сделать правильный выбор именно того претендента на должность, который более всего отвечает составленным ранее требованиям.
Технологическая цепочка приема на работу руководящего состава, специалистов, научных и некоторых других категорий работников включает процедуры:
получение от гражданина лично, почтой или по линии факсимильной связи резюме;
изучение резюме, вызов для беседы подходящих кандидатур (остальным кандидатурам сообщения об отказе не делаются);
информирование кандидатов об их будущих должностных обязанностях и правилах внутреннего трудового распорядка, действующих в фирме, оплате труда;
знакомство руководства с приглашенными кандидатами, беседа с ними, уточнение отдельных положений резюме; ответы на вопросы о будущей работе;
заполнение кандидатами и представление ими заявления о приеме, автобиографии, заполненного личного листка по учету кадров, копий документов об образовании, присуждении ученых степеней, присвоении ученых и почетных званий, передача в отдел кадров рекомендательных писем и при наличии – характеристик;
предварительное собеседование с кандидатом по представленным документам, при необходимости – подтверждение тех или иных сведений представлением дополнительных документов;
собеседование экспертов с кандидатами с целью определения их профессиональных способностей, иногда личных и моральных качеств; рассмотрение рекомендательных писем (характеристик, рекомендаций);
при необходимости – тестирование и анкетирование кандидатов;
по совокупности собранных материалов принятие (на конкурсной или неконкурсной основе) решения об отборе кандидата и возможности предложить ему работу;
беседа руководителя структурного подразделения и сотрудника отдела кадров с отобранным претендентом на должность;
ознакомление претендента с должностной инструкцией и конкретными видами работы, информирование его о технологии выполнения работы и других аспектах;
при согласии претендента – обсуждение сторонами содержания трудового договора (контракта), при необходимости – внесение в текст контракта дополнений или изменений, согласование контракта с юрисконсультом фирмы и подписание контракта;
составление приказа о приеме на работу; распечатка бумажного экземпляра приказа; при необходимости – согласование черновика приказа с руководством фирмы и структурного подразделения;
визирование приказа, подписание приказа руководителем фирмы; ознакомление работника с приказом; выдача по его просьбе заверенной копии приказа (распоряжения);
информирование руководителя структурного подразделения о приеме на работу нового сотрудника и дате начала работы; внесение фамилии работника в табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (формы № Т-12 или Т-13);
заведение личного дела на вновь принятого работника;
заполнение на работника необходимых учетных форм, в том числе личной карточки формы № Т-2 или Т-2ГС;
внесение фамилии работника в первичные учетные бухгалтерские документы;
внесение соответствующей записи в трудовую книжку работника;
выдача работнику удостоверения или пропуска для свободного доступа к рабочему месту.
Технологическая цепочка приема на работу лиц, которых будут связаны с владением конфиденциальной информацией, включает следующие дополнительные к предыдущей цепочке процедуры:
- подбор предполагаемой кандидатуры (кандидатур) для приема на работу или перевода, получение резюме;
- изучение резюме (или личного дела, если кандидат на должность работает в фирме) руководством фирмы, структурного подразделения и кадровой службой, вызов для беседы подходящих кандидатов;
- информирование кандидатов об их будущих должностных обязанностях, связанных с владением конфиденциальной информацией;
- знакомство (предварительное собеседование) руководства с гражданами, не работающими в организации; беседа с ними, уточнение отдельных положений резюме; ответы на вопросы о будущей работе; изучение полученных от кандидата рекомендательных писем;
- заполнение гражданами, не работающими в фирме, и представление в отдел кадров заявления о приеме, автобиографии, личного листка по учету кадров (с цветной фотокарточкой), копий документов об образовании, наличии ученых степей, ученых и почетных званий, передача в отдел кадров рекомендательных писем и при наличии – характеристик;
- обновление материалов личного дела работающего в фирме сотрудника; получение представления о переводе на новую должность от руководителя структурного подразделения;