Устойчивый характер получили многие обороты речи, постоянно используемые в деловой переписке:
Настоящим отвечаю на Ваше письмо от…
В соответствии с протоколом о взаимных поставках прошу Вас…
Фирма «Салют» заявляет о…
Надеюсь на дальнейшее плодотворное сотрудничество…
К сему прилагается…
Обращение к ним составителя письма упрощает задачу: он выбирает готовую формулировку, вставляя ее в соответствующую часть текста.
Стандартизация делового письма привела к созданию готовых текстов (типовые тексты, трафаретные письма), в которые следует лишь вписать конкретную информацию. Появление таких образцов для деловых писем связано с необходимостью решения однотипных проблемных ситуаций в производстве, на транспорте, в торговле.
Такие письма имеют преимущества благодаря гораздо меньшим затратам рабочего времени на их составление и обработку.
Типовой текст строится на основе не только клишированных фраз, но и клишированных предложений:
В ответ на Вашу просьбу высылаем Вам интересующую Вас информацию.
Настоящим подтверждаем свое участие в выставке.
Считаем необходимым выразить свое несогласие с Вашими замечаниями по качеству выполнения работ.
Однако трафаретных текстов сегодня становится все меньше, потому что увеличивается количество нестандартных ситуаций, отражающихся в деловой переписке. Отсутствие типовых текстов затрудняет делопроизводство.
Существуют примеры фраз-клише, используемых в регламентированных текстах.
1. В письмах, содержащих мотивацию тех или иных действий, пишут:
| В соответствии с На основании В связи с | Протоколом о взаимных поставках Предварительной договоренностью Решением арбитража Протокола о взаимных поставках Прейскуранта Открытием новой линии Выходом из строя агрегата |
При этом обычно используют устойчивую речевую формулу ввода информации:
Ставлю Вас в известность…
Требуем принять решение о…
Просим принять меры к…
Сообщаем Вам…
Мотивация должна быть выражена в убедительной и вежливой форме:
Мы будем рады получить от Вас ответ не позднее…
Просим незамедлительно погасить задолженность…
Выработаны разнообразные языковые формулы, которые удобно использовать при объяснении причин, мотивов, цели написания делового письма. Так, ряд стандартных выражений указывает на причину составления текста:
По причине задержки оплаты…
В связи с неполучением счета-фактуры…
Вследствие изменения цен на энергоносители…
Учитывая социальную значимость объекта…
При ссылках на известные документы приняты такие формулы:
Ссылаясь на Ваше письмо от…
В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…
В ответ на Ваше письмо…
Согласно постановлению правительства…
При указании на цель отправления письма употребляются такие обороты:
В целях скорейшего решения вопроса…
В целях выполнения распоряжения…
Для согласования вопросов участия…
Для наиболее полного освещения деятельности Вашей организации в СМИ…
Все перечисленные выражения используются с учетом контекста и речевой ситуации. Есть множество и других стандартных выражений, используемых в различных видах деловой переписки. Их лексика определяется содержанием писем (письмо-приглашение, письмо-благодарность, письмо-напоминание, предложение (оферта), рекламация и др.).
Для морфологии административно-канцелярского жанра характерно употребление личных форм глагола и личных местоимений, что объясняется конкретизацией речевых средств в деловых документах этой группы. Правда, здесь чаще представлены формы множественного числа, поскольку адресат и автор деловой переписки выступают от имени коллектива. И только в заявлении, объяснительной записке, расписке, автобиографии личные формы глаголов и местоимений употребляются в единственном числе (Прошу предоставить мне отпуск…; Я, Комарова Елена Ивановна, взяла в библиотеке…).
Административно-канцелярской речи чужда экспрессия, но в особых случаях (праздничный приказ по учреждению, почетная грамота, адрес юбиляру) возможно использование оценочных суффиксов, степеней сравнения имен прилагательных, образных выражений.
Синтаксис канцелярских документов отличается сложностью: употребительны сложноподчиненные предложения, длинный перечень однородных членов, причастные и деепричастные обороты. В приказах и распоряжениях преобладают побудительные предложения с инфинитивом, выступающим в значении повелительного наклонения (зачислить, назначить, представить развернутый план работы, контроль за исполнением приказа возложить на…). Однако в других видах административно-канцелярских документов побудительные предложения используются редко. Это объясняется тем, что по сравнению с законодательным в канцелярском подстиле смягчена модальность долженствования (она характерна лишь для приказов и распоряжений), поэтому способ изложения в канцелярских текстах в основном описательный (в отчете, акте, характеристике) и повествовательный (в автобиографии), менее распространено рассуждение, оно употребляется главным образом в служебном письме, где нужно что-либо обосновать, доказать. В канцелярских документах повествование, описание и рассуждение часто сочетаются между собой. Директивный стиль изложения в этих документах встречается редко (в основном в приказах, распоряжениях(.
Большую роль в канцелярском подстиле играет графика, написание и расположение реквизитов.
5. Классификация документов по жанрам
Деятельность организаций, предприятий, фирм так или иначе связана с документацией. Классификация документов осуществляется по различным основаниям.
По отражаемым в них видам деятельности подразделяются на две группы: документы по общим и административным вопросам и документы по группам управления.
Первая группа документов – по вопросам общего руководства организацией (предприятием) и его деятельности – может составляться работниками всех подразделений. Вторая группа документов составляется работниками финансовых органов, бухгалтерии отделов планирования, снабжения и сбыта и др.
Документы классифицируются также:
- по наименованиям: приказы, протоколы, акты, служебные записки, договоры и т.д.;
- по месту составления: внутренние (документы, составляемые между должностными лицами одной организации) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций, от частных лиц);
- по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие ряд вопросов);
- по форме: индивидуальные (когда содержание каждого документа имеет свои особенности), трафаретные (когда часть документа отпечатана, а часть заполнена) и типовые (созданные для группы однородных предприятий, организаций);
- по срокам исполнения: срочные (требующие исполнения в определенный срок) и несрочные (для которых срок исполнения не установлен);
- по происхождению: служебные (затрагивающие интересы предприятия, организации, фирмы) и личные (касающиеся конкретного лица и являющиеся именными);
- по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;
- по средствам фиксации: письменные, графические, фото- и кинодокументы и др.;
- по форме отправления: традиционные почтовые пересылки, электронная почта, факсовые отправления.
Основа служебной документации – управленческие документы – организационные и распорядительные. Принято также выделять инструктивно-методические документы и коммерческую корреспонденцию.
Для всех видов служебных бумаг общим является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими государственными стандартами.
5.1. Организационно-распорядительные документы
Организации, учреждения, предприятия наделены правом издания распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления.
В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: администрация предприятий (объединений), учреждений, организаций – приказы, инструкции, указания; кооперативные организации – решения; общественные организации – постановления, распоряжения.
Язык, стиль, структура распорядительных документов имеют особенности, обусловленные их особой ролью в системе управленческой документации: жесткую регламентированность, стандартизацию языковых моделей, четкую структуру.
Текст распорядительного документа, как правило, состоит из двух взаимозависимых частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются мотивы, причины, цели данного распоряжения. Она начинается словами: В соответствии…, В целях…, Во исполнение… и др. В этой части могут быть перечислены факты, события, дана их оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящей организации, во исполнение которого издается данный распорядительный документ.