В Управлении делами Президента Республики Беларусь работы по внедрению системы «Канцлер» были начаты в 2006 году. В результате была создана система автоматизации делопроизводства и контроля исполнения, а также система работы с обращениями граждан. Проект был реализован с учетом особенностей документооборота государственного органа, был разработан ряд отчетов о документообороте и контроле исполнения документов, отражающих специфику работы с документами этого органа управления. Электронный документооборот был осуществлен по территориально-распределенной схеме обработки документов с возможностью использования электронной цифровой подписи, сертифицированной в Республике Беларусь. Был также автоматизирован учет работников, занимающих государственные должности в соответствии с Законом «О государственной службе в Республике Беларусь». Были разработаны дополнительные виды статистической отчетности по труду, предоставляемой государственными органами, создана система напоминаний о приближении сроков присвоения очередных классов государственным служащим. В режиме пилот-проекта выполнены работы по реализации доступа к информации баз данных системы документооборота с использованием технологии удаленного (тонкого) клиента, что дает возможность использовать систему в организациях различного уровня подчиненности [7].
Внедрение СЭД «Канцлер» в Министерстве труда и социальной защиты было также осуществлено с учетом особенностей документооборота этой структуры. В частности, был разработан ряд отчетов о документообороте и контроле исполнения, специфичных именно для этого заказчика.
Помимо государственных органов управления программный продукт «Канцлер» успешно внедрен в ряде коммерческих, транспортных предприятий, предприятий энергетики, в банковской сфере, в учебных заведениях.
Так, в период 2005-2008 гг. были проведены работы по созданию автоматизированной системы делопроизводства и контроля исполнения концерна «Белэнерго». Этот проект предусматривал реализацию территориально-распределенной корпоративной системы электронного документооборота в концерне и семи его региональных управлениях, при разработке которого была учтена специфика ведения делопроизводства на предприятиях энергетической промышленности. Начиная с 2008 года, система находится в промышленной эксплуатации, ее внедрение в филиалах региональных управлений осуществляется силами специалистов заказчика.
В 2007 году была успешно внедрена СЭД «Канцлер» в РУП «БелАэронавигация». У данного заказчика были внедрены приложения «Делопроизводство», «Архивное дело», «Обращения граждан», «Договоры». При внедрении приложения «Договоры» были учтены особенности работы заказчика с договорами и внесены соответствующие изменения в данный модуль.
Программный продукт «Канцлер» внедрен в ряде банков: ОАО «Белпромстройбанк», ЗАО «Абсолютбанк», ОАО «Банковский процессинговый центр», ЗАО «Банк ВТБ», ОАО «Приорбанк», а также начиная с октября 2011г. В ОАО «БПС-Сбербанк». В процессе работ по внедрению системы «Канцлер» в банковской сфере обеспечивалась, прежде всего, высокая степень защищенности информации.
По результатам деятельности компания IBA получила ряд отзывов от заказчиков, где подчеркивается важность и эффективность реализованных проектов, а также - профессионализм и оперативность сотрудников компании.
Резюмируя деятельность IBA за прошедший период, можно справедливо отметить: компания, оптимизируя условия поставки и сопровождения систем электронного документооборота различными специальными акциями, создает благоприятные условия для внедрения СЭД на белорусских предприятиях/организациях, тем самым стимулирует белорусский бизнес к значительному повышению эффективности управленческих процессов.
ГЛАВА 2 ОПИСАНИЕ ИСПОЛЬЗОВАННЫХ МЕТОДОВ
В качестве основных методов исследования, которые использовались при подготовке данной работы, можно назвать следующие.
Во-первых, это системный метод, который предоставляет возможность рассматривать различные возможности программы СЭД «Канцлер» не в отдельности друг от друга, а в совокупности. При этом акцент делается на взаимосвязь данных элементов в рамках их совместного использования в различных сферах экономики. Системный метод позволяет изучать феномен целостности, исследовать закономерности соединения элементов в систему, проследить генезис системы.
Во-вторых, автором активно использовались общенаучные методы исследования, такие как наблюдение (визуальное изучение содержимого СЭД «Канцлер»), эксперимент (проверка функционирования возможностей программы ), сравнительный анализ (определение положительных сторон СЭД «Канцлер» по сравнению с традиционным документооборотом).
ГЛАВА 3 СФЕРЫ ПРИМЕНЕНИЯ СЭД «КАНЦЛЕР»
Канцлер — система электронного документооборота (СЭД) на платформе IBM Lotus Notes, разработкой и внедрением которой занимается компания IBA начиная с 2005 года.[1]
В настоящее время IBA предлагает следующие программные продукты «Канцлер»:
Пакет прикладных программ (ППП) «Канцлер»[2] — предназначен для создания систем электронного документооборота: автоматизации документооборота и архивной обработки документов предприятий разного профиля и формы собственности[3], в том числе с территориально-распределённой структурой и холдингового типа, а также органов государственного управления
Пакет прикладных программ (ППП) «Канцлер» под ОС Linux – предназначен для создания системы электронного документооборота предприятий различного типа.
ППП «Канцлер» - серверная и клиентская части, функционал основного пакета модулей:
• «Делопроизводство»
• «Архивное дело»
• «Нормативные акты»
• «Обращения граждан»,
- ранее реализованный под управлением ОС Windows, теперь доступен и в версии «Канцлер» под управлением ОС Linux
Программный продукт «iBoss Канцлер» – предназначен для обеспечения условий автономной работы руководителей с документами СЭД «Канцлер» с последующей их синхронизацией в системе. Для работы могут быть использованы мобильные устройства Apple iPad или Apple iPad2.
Система электронного документооборота «Канцлер Экспресс»[4] — программный продукт, который совмещает в себе полнофункциональные версии IBM Lotus Domino/Notes и ППП «Канцлер»
Программный комплекс «Канцлер Мини» [5] — предназначен для автоматизации документооборота и организации архивного делопроизводтва небольших предприятий.
Пакет прикладных программ «Канцлер»
ППП «Канцлер» является системой электронного документооборота, которая способна комплексно решить задачи по автоматизации делопроизводcтва, архивной обработке документов, а также по созданию, движению, маршрутизации документов в реальном масштабе времени, их централизованному хранению. ППП «Канцлер» работает по модульному принципу и может включать в себя различные приложения-модули, связанные между собой «Базовой системой». Сегодня IBA предлагает 16 готовых приложений, которые могут быть подключены к «Базовой системе» в зависимости от потребностей пользователя:
«Мобильный Канцлер»
«Делопроизводство»
«Управление персоналом»
«Договоры»
«Архивное дело»
«Обращения граждан»
«Гербовые бланки»
«Потоковое сканирование»
«Электронная цифровая подпись»
«Система менеджмента качества»
«Задания»
«Нормативные акты»
«Командировки»
«Опубликование документов»
«Доска объявлений»
Система создания сайтов и управления контентом «Content Management System»
ППП «Канцлер»:
Объединяет ряд технологических решений: модульная архитектура ППП; централизованное администрирование при помощи «Базовой системы»; подключение ЭЦП любого криптопровайдера; создание распределенной схемы на основе XML формата.
Поставляется по разнообразным программам, отличающимся набору модулей и услуг, с учетом индивидуальных потребностей заказчика.
Адаптируется и настраивается под структуру и особенности организации.
Позволяет создавать территориально-распределенные системы: для организаций со сложной и территориально-распределенной структурой, для организаций холдингового типа.
Создает маршруты движения документов; заранее определенные маршруты, созданные в графическом виде, осуществляют управление жизненным циклом документов.
Обеспечивает удобство работы пользователя: быстрый доступ к документам как с помощью модуля «Рабочее место», с рабочего стола Lotus Notes, из почтового ящика по ссылке из письма-уведомления, так и через формирование графических маршрутов и интуитивно-понятный дизайн приложений [8].
Программный комплекс «Канцлер Мини»
Программный комплекс «Канцлер Мини», созданный на базе документно-ориентированной платформы IBM Lotus Domino/Notes, — это решение для автоматизации документооборота и организации архивного делопроизводcтва небольших предприятий.
Основные особенности «Канцлер Мини»:
Количество одновременно работающих пользователей — до 10
Количество документов в системе — до 10 000 в год
Срок внедрения системы в зависимости от специфики предприятия — 1-3 недели.
Программный комплекс «Канцлер Мини» решает следующие задачи:
Создание систематизированного хранилища документов с предоставлением к нему разноуровневого доступа сотрудников в зависимости от их прав и полномочий;
Автоматизация работы с входящей/исходящей корреспонденцией;
Работа с внутренними документами: создание проектов внутренних документов, регистрация и рассылка документов для ознакомления/согласования сотрудников внутри организации;
Формирование служебных задач для сотрудников с помощью единого механизма, основанного на документах типа «поручение» и контроль их исполнения;