Получение уведомлений о получении новых поручений и документов;
Обеспечение возможности поиска документов в базе данных как по реквизитам, так и по тексту документов.
Система электронного документооборота «Канцлер Экспресс»
«Канцлер Экспресс» — программный продукт, который совмещает в себе полнофункциональные версии IBM Lotus Domino/Notes и ППП «Канцлер».
Особенности «СЭД Канцлер Экспресс»:
Комплексные решения. СЭД «Канцлер Экспресс» позволяет организовать коллективную работу и обмен информацией любого предприятия/организации в соответствии с конкретными потребностями бизнеса. Заказчик может легко и быстро развернуть среду для обмена сообщениями и организации коллективной работы, обладающую признанной надежностью, безопасностью и производительностью.
Простота освоения и использования. Технология IBM Lotus Domino позволяет заказчику легко справляться со сложностями бизнеса. Упрощается управление, повышается эффективность и надежность работы. Повышается качество администрирования за счет применения политик, ведения архивов, управления почтовыми квотами и фильтрации спама. Обеспечивается гибкость и широкие возможности адаптации
Простота установки и управления. Упрощение администрирования, повышение производительности, гибкое масштабирование с использованием репликаций.
Крупные заказчики
Органы государственного управления: Министерство связи и информатизации Республики Беларусь — Система межведомственного электронного документооборота (СМДО) государственных органов Республики Беларусь[6], Управление делами Президента Республики Беларусь, Главное Хозяйственное Управление Управления делами Президента Республики Беларусь, Министерство труда и социальной защиты Республики Беларусь и др.
Банки и финансовые учреждения: ОАО «БПС-Сбербанк» (Беларусь), ЗАО «Банк ВТБ» (Беларусь), ОАО «Банковский процессинговый центр» (Беларусь), ОАО «Приорбанк» (Беларусь), ОАО «Белпромстройбанк» (Беларусь), ЗАО «Абсолютбанк» (Беларусь) и др.
Транспорт: Объединение «Белорусская железная дорога»[7] — головной офис, РУП «Главный расчетный информационный центр БЖД» и 6 отделений «БЖД» (Барановичское, Брестское, Витебское, Гомельское, Минское, Могилевское), РУП «Белаэронавигация» (Беларусь) и др.
Топливно-энергетический комплекс: концерн «Белэнерго» (Беларусь) — головной офис и 7 самостоятельных РУПов (РУП «Минскэнерго», РУП «Могилевэнерго», РУП «Витебскэнерго», РУП «Гродноэнерго», РУП «Гомельэнерго», РУП «Брестэнерго», РУП ОДУ)
Промышленные предприятия: ТОО «Атырауский НПЗ» (Казахстан), ОАО «Уралкалий» (Россия), Группа компаний «БелАгро» (Беларусь)
Учебные заведения: Академия управления при Президенте Республики Беларусь, УО «Государственный институт повышения квалификации и переподготовки руководящих работников и специалистов Министерства торговли Республики Беларусь»
Торговые предприятия: УП «КонЭктро» (Беларусь), ЧУП «Виток» (Беларусь)[8]
Телекоммуникации и связь: ВАТ «Мобільні ТелеСистеми» (Украина) и др.
Подводя итоги, можно заметить следующие факты. С внедрением на предприятии СЭД «Канцлер», значительно упрощается работа с документооборотом организации. Это касается как государственных предприятий, частных организаций, так и крупной банковской системы.
СЭД «Канцлер» является системой электронного документооборота, которая способна комплексно решить задачи по автоматизации делопроизводcтва, архивной обработке документов, а также по созданию, движению, маршрутизации документов в реальном масштабе времени, их централизованному хранению. Данная программа работает по модульному принципу и может включать в себя различные приложения-модули, связанные между собой «Базовой системой».
Внедрение системы электронного документооборота «Канцлер» обеспечивает:
- Организацию электронного документооборота: хранение, маршрутизацию и движение документов в реальном масштабе времени, коллективную и групповую работу сотрудников;
- Автоматизацию делопроизводства: работу с документами с момента их получения или создания и до завершения исполнения документов, отправки в дело или архив;
- Хранение и архивную обработку документов: централизованное хранение базы данных всех документов, поиск дел и документов, экспорт из систем автоматизации документооборота;
- Возможность мобильной работы с документами СЭД: просмотр, согласование, подписание документов, в том числе с использованием ЭЦП, внесение в документы комментариев и резолюций, поиск документов.
Также хочется выделить основные преимущества для комплекса программ СЭД «Канцлер»
Преимущества ППП «Канцлер»
Разработан на основе результатов исследований программных сред, конкурентов, потребителей, нормативно-правовой базы РБ, особенностей предметной области, а также многолетнего опыта отечественных специалистов, занимающихся разработками систем электронного документооборота (СЭД) с 1998 года.
Объединяет ряд технологических решений: модульная архитектура пакета прикладных программ; централизованное администрирование при помощи «Базовой системы»; подключение электронной цифровой подписи любого криптопровайдера; создание распределенной схемы на основе XML формата.
Поставляется по разнообразным программам, отличающимся по цене, набору приложений и услуг.
Настройка и адаптация: система гибко настраивается под структуру и особенности организации, учитывая пожелания заказчика и функциональные возможности «Канцлера»: маршруты движения и шаблоны документов, виды отчетности, подключение собственных видов документов.
Создание территориально-распределенных систем: система позволяет создавать СЭД для организаций со сложной, территориально-распределенной структурой подразделений, в том числе организаций холдингового типа. Существует возможность использования разных программных продуктов СЭД в одной организации, экспорта/импорта информации в/из любой другой системы электронного документооборота при помощи формата XML [15].
Создание маршрутов: движение документов, управление их жизненным циклом осуществляется при помощи заранее определенных маршрутов, созданных в графическом виде. Типовые маршруты создаются для групп документов и могут изменяться в процессе движения документа.
Обеспечивает удобство работы пользователя: 1) быстрый доступ к документам тремя способами: с помощью модуля «Рабочее место», с рабочего стола IBM Lotus Notes, из почтового ящика по ссылке из письма–уведомления; 2) формирование графических маршрутов; 3) интуитивно-понятный дизайн приложений.
Разработан отечественным производителем: компании IBA принадлежит авторское право на продукт; внедрение и сопровождение СЭД осуществляется при поддержке региональных филиалов и партнерской сети в Республике Беларусь, в странах СНГ.
Имеет законченную «коробочную» реализацию: зарегистрирован в Государственном центре каталогизации продукции; коробка содержит инсталляционный диск, руководства администратора и пользователя, что позволяет заказчику самостоятельно устанавливать и настраивать систему.
Ценовая политика: стоимость продукта зависит только от количества пользователей, одновременно работающих в системе (конкурентные лицензии). При внедрении ППП «Канцлер» в филиалах/структурных подразделениях территориально-распределенных организаций/предприятий и в компаниях холдинга необходимо закупать дополнительные лицензии только для «Базовой системы», ядра продукта, а приложения, которые уже приобретены для головной организации/предприятия, тиражируются в этих подразделениях бесплатно.
Обучение: разработаны специальные курсы учебных дисциплин – для профильных специалистов и обслуживающего персонала, которые могут проводиться как на базе Учебного центра IBA с вручением сертификатов государственного образца, так и с выездом на территорию заказчика, а также разработан специализированный курс дистанционного обучения на базе сетевой образовательной платформы «e-University».
Преимущества ПК «Канцлер Мини»
Относительно невысокая стоимость системы.
Срок внедрения системы в зависимости от специфики предприятия – 1-3 недели.
Автоматизирует выполнение тех же функций, что и приложения «Делопроизводство» и «Архивное дело» ППП «Канцлер».
«Канцлер Мини» - результат эффективного сотрудничества разработчиков ППП «Канцлер» и его пользователей.
Разработан отечественным производителем: компании IBA принадлежит авторское право на продукт.
Преимущества СЭД «Канцлер Экспресс»
Разумный выбор при разумной цене. Решение «Канцлер Экспресс» позволяет сэкономить до 50% средств, а также организовать коллективную работу и обмен информацией любого предприятия/организации в соответствии с конкретными потребностями бизнеса и по устраивающей заказчика цене. Приобретая годовое техническое сопровождение «Канцлер Экспресс», заказчик еще получаете техническое сопровождение IBM Lotus Domino/Notes, включая обновление продуктов IBM.
Комплексные решения. Заказчик может легко и быстро развернуть среду для обмена сообщениями и организации коллективной работы, обладающую признанной надежностью, безопасностью и производительностью.
Простота освоения и использования. Технология IBM Lotus Domino позволяет заказчику легко справляться со сложностями бизнеса. Упрощается управление, повышается эффективность и надежность работы. Повышается качество администрирования за счет применения политик, ведения архивов, управления почтовыми квотами и фильтрации спама. Обеспечивается гибкость и широкие возможности адаптации.
Простота установки и управления. Упрощение администрирования, повышение производительности, гибкое масштабирование с использованием репликаций.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ