работа (стр. 2 из 9)

Ниже приведены основные стандарты в области делопроизводства

ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. унифицированная система организационно – распорядительной документации. требования к оформлению документов»

ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. термины и определения»

ГОСТ Р 50992 – 96 «Защита информации. основные термины и определения»

ГОСТ 6.10.4 – 84 « Унифицированные системы документации. придание юридической силы документа на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. основные положения»

В соответствии с Программой национальной стандартизации Российской Федерации на 2006 – 2007 годы Государственным учреждением ВНИИДАД подготовлен национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» [19, с.25]

Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ISO 15489-1-2001 Information and documentation. Records management.General, который был разработан в Европе в 2001 году и выдвигал единые нормы делопроизводства. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 является аутентичным переводом этого международного стандарта, утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 15.03.2007 № 28-ст.

Стандарт содержит общие требования к методологии управления документами на всех носителях, а также процедуры разработки и внедрения современных систем делопроизводства. Главная идея стандарта заключается в признании делопроизводства неотъемлемой частью управления.[19, с,27]

Область применения ГОСТ Р ИСО 15489-1-207:

- Распространяется на управление документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государственной или коммерческой организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы;

- Содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организации; .[7, с.44]

- Содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с национальными стандартами ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТЬ Р ИСО 14001;

- Содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению документной системы;

Государственная система документационного обеспечения (ГСДОУ) была принята в 1998 году как совокупность принципов и правил, устанавливающие единые требования к документационному обеспечению управленческой деятельности и к работе с документами. Основная цель ГСДОУ – «упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных и технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления» [12, с,17]

ГСДОУ состоит из четырех тематических разделов.

1. Документирование управленческой деятельности – включает положения, определяющие:

- состав управленческих документов;

- порядок проведения унификации и стандартизации управленческих документов;

- оформление реквизитов управленческих документов, в том числе и машиночитаемых;

- общие требования к составлению текстов управленческих документов.

2. Организация работы с документами (управление документацией) – устанавливает принципы и порядок:

- документооборота организации;

- построения информационно- поисковой системы (ИПС) по документам; контроля исполнения документов;

- подготовки документов к передаче в ведомственный архив на хранение.

3. Механизация и автоматизация работы с документами.

4. Организация службы документационного обеспечения управления.

Основные цели ГСДОУ состоят в упорядочении документооборота организации, в сокращении количества и повышении качества документов, а также в создании благоприятных условий для применения современных технических средств и технологий обработки информации.[12, с.21]

В соответствии с Постановлением Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти», на основе федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской федерации была разработана «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденная Приказом министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 (далее – Типовая инструкция). Типовая инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами (организация документооборота и исполнение документов, создание поисковой системы по документам, осуществление контроля исполнения документов, составление номенклатуры дел, правила формирования и оформление дел, организация оперативного хранения и порядок передачи документов на хранение в архив), а также правила подготовки и оформления основных документов, образцы которых прилагаются к инструкции.[12, с.18]

Каждая организация на основе Типовой инструкции разрабатывает свою, индивидуальную инструкцию по делопроизводству с учетом своей специфики. Эту инструкцию утверждает руководитель организации, и она является обязательной для каждого сотрудника.

Классификаторы предназначены для автоматизации работ с документами. Они позволяют при поиске, сортировке и обработке использовать специальные коды, которые присваиваются документам. Классификатор – нормативный документ, представляющий систематизированный свод наименований и кодов классификационных группировок и (или) объектов классификации [11, с.7]

Классификация и кодирование применяются в статистике, экономике, банковском и таможенном деле. Классификаторы сокращают многообразие форм, упрощают обработку, контроль, учет и систематизацию документов.

Все классификаторы, а также методические документы по их разработке составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКА ТЭИ). В настоящее время действует более 30 общероссийских и общесоюзных классификаторов. По области действия классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.[11, с.8]

К сфере делопроизводства можно отнести следующие классификаторы:

o Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

o Общероссийский классификатор предприятий и организаций;

o Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).[11, с.9]

Нормативно-методическая база делопроизводства представлена огромной совокупностью законов, различных актов и методических документов, которой необходимо уметь пользоваться, применять в своей профессиональной деятельности. Так как нормативно-методическая база является основой, фундаментом науки документоведения, точнее её составляющей делопроизводства. .[23, с.47]

Эти знания и умение необходимы для правильного составления изготовления и оформления документов, их передачу и обработку, хранение и уничтожение. Так же знание и умение позволяют упростить работу с документами, что позволяет сэкономить время.

1.2 Характеристика документооборота.

Под документооборотом понимается движение документов в организации с момента получения или создания до завершения исполнения или отправки [2]

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. [2, с.7]

Документы отражают производственно- хозяйственную деятельность организациями, служат основой для бухгалтерской, экономической и статистической отчетности, а также имеют историческую и культурную ценность. Особое значение имеют документы по личному составу, закрепляющие факт трудовой деятельности работников и подтверждающие трудовой стаж. Персональную ответственность за состояние документального фонда несет руководитель организации. Работа с документами должна вестись в соответствии с законодательством РФ об архивном фонде РФ и архивах.

Документы при этом не просто передаются из одного структурного подразделения в другое или от исполнителя к исполнителю, а с ними совершаются определенные делопроизводственные операции. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документа в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.[18, с.62]

Различают три потока документооборота:

o Входящие документ (поступивший документ) - документ, поступивший в учреждение

o Исходящий документ (отправляемый документ) - официальный документ, отправляемый из учреждения

o Внутренний документ: - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации

Каждый из документопотоков имеет свою особенность в составе, количестве, обработке и движении.

Количество документов всех потоков за год составит объем документооборота учреждения. Величина документооборота нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала, расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства. В целом она показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.[18, с.56]