В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:
1. прием и первичная обработка документов;
2. предварительное рассмотрение и распределение документов;
3. регистрация;
4. контроль за исполнением;
5. информационно-справочная работа;
6. исполнение документов и отправка.
Следовательно, работа с каждым документопотоком имеет свои особенности.[18, с.52]
Основными принципами документооборота являются, следующие:
- Прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздачу копий документа лицам, в исполнение которого они участвуют одновременно и т.д.);
- Каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов. Пребывание документа в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки и вытекать из соответствующих организационных и технологических требований;
- Порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быт единообразным.
Таким образом, основная задача организации документооборота - прямоточность в движении документов и однократность их обработки.
По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов .
Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота. являются:
- Объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через канцелярию(секретаря) за год, полугодие или квартал;
- Структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими квалификационными признаками;
- Режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию (секретаря). .[18, с.85]
Входящие документы проходят несколько стадий обработки:
a) первичная обработка
b) предварительное рассмотрение
c) регистрация
d) рассмотрение руководством
e) передача на исполнение
f) отправка
g) формирование дел и хранение.[24, с.15]
Документы поступают в организацию по почте, доставляются курьером или посетителями, принимаются по факсу, электронной почте или по телефону (телефонограмма). Корреспонденция, проходящая пол почте или по факсу без указания адресата или на имя руководства, обрабатывается самой службой документационного обеспечения управления. Корреспонденцию, адресованную в структурные подразделения, принимают и обрабатывают секретари подразделений или лица, исполняющие их обязанности.
При получении корреспонденции проверяется точность адреса сохранность упаковки. Если адрес ошибочный, документ возвращается ав почтовую службу. Если нарушена упаковка и есть сомнения в сохранности и полноте полученной документации, может составляться акт. Если в документе отсутствуют упомянутые в нем приложения, об этом делается запись на первом листе. Таким образом, отмечаются неточности в адресации. Запрос на досылку недостающих приложений высылается отправителю. Корреспонденция, адресованная лично. не скрывается. .[23, с.19]
Конверты прикладываются к документу в следующих случаях:
- дата отправки и обратный адрес указаны только на конверте;
- даты подписания документа и его отправки значительно отличаются;
- конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции.
В остальных случаях конверт уничтожается.
Далее происходит предварительное рассмотрение документов с целью определить, куда именно они направляются [24, с.16]:
- в структурные подразделен
- конкретным исполнителям;
- руководству.
Без рассмотрения руководства исполнителям направляются документы, содержащие оперативную информацию, решения по которым могут принять сами исполнители. Документы передаются исполнителям в день их поступления в службу ДОУ. Если исполнение документа предполагается в нескольких подразделениях, он размножается в необходимом количестве экземпляров и передается всем исполнителям.
3.Регистрация - это закрепление факта создания или получения документа путем простановки на нем даты и индекса и записи сведений о документе в регистрационных формах (журнале или карточке). Регистрации подлежат все документы, требующие учета или использования в качестве справочной информации. Не все документы регистрируются службой ДОУ. Плановые, бухгалтерские, финансовые и другие функциональные документы регистрируются в соответствующих подразделениях, в службе ДОУ на них проставляется только дата поступления. .[23, с.16]
Нерегистрируемые документы сразу сортируются по исполнителями или отделам доставки и передаются по назначению.
Регистрационные индексы присваиваются входящим документам в пределах календарного года.
Регистрационные журналы используются при относительно небольшом потоке входящих документов, поскольку поиск документов по журналам занимает много времени, кроме того, по журналу невозможно вести контроль исполнения документов. При большом потоке документов лучше использовать картотеки с карточками. В этом случае для отметок о присвоении очередного регистрационного номера используются специальные бланки - шахматные ведомости, которые заводятся на начало календарного года. Формы регистрационного журнала и карточки законодательно не регламентированы и устанавливаются самой службой ДОУ организации. При регистрации установлен следующий состав реквизитов входящего документа:
- автор или отправитель;
- название;
- дата документа;
- индекс (регистрационный номер) документа;
- заголовок, краткое содержание;
- решение (резолюция);
- срок исполнения;
- отметка об исполнении;
- номер дела.
Исходящие и внутренние документы гораздо проще в обработке. Вся обработка заключается в их регистрации и передачи исполнителям либо отправке. Регистрация не отличается от описанной выше для входящих документов. Из состава реквизитов исключаются дата и индекс поступления. Их регистрация проходит в день подписания или утверждения. При передаче внутреннего документа подразделения в другое он регистрируется повторно. .[22, с.36]
Внутренние документы при регистрации делятся на группы по следующим видам:
- приказы по основной деятельности;
- приказы по личному составу;
- акты ревизий;
- протоколов заседаний;
- отчеты;
- докладные записки и т.д..
Документы в каждой группе регистрируются отдельно, регистрационные номера (индексы) присваиваются в пределах группы.[24, с.16]
Внутренние документы организации передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме (журнале или карточке).
Служба ДОУ должна вести статистику обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные копии. Результаты учета документооборота доводятся до сведения руководства, и служить основой для совершенствования методов работы с документами в организации.
Слово nomenclatura в переводе с латинского означает «перечень, роспись имен». Это слово используется в основном для обозначения перечня названий, как система терминов или категорий, употребляемых в какой-либо отрасли науки или техники. Номенклатурными кадрами именовался перечень руководящих должностей, назначение на которые утверждалось в СССР партийными органами. Однако к делопроизводству эта номенклатура не относится. Здесь имеет смысл номенклатура дел. .[22, с.35]
Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения [22, с.36]. Это классификационный справочник, определяющий, как разлеплять документы по делам. Что такое дело? Стандарт определяет дело - как совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку. Это сгруппированные и систематизированные документы, которые в таком виде удобно хранить, находить и использовать.
Номенклатура - важнейший инструмент организации делопроизводства [22, с.36]. Она должна отвечать следующим требованиям:
- полный охват всех документов, получаемых или создаваемых в организации;
- разделение документов постоянного и временного хранения, их отдельная группировка в дела;
- четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документа и исключает возможность ошибочного включения в него документов, не соответствующих содержанию или сроку хранения;
- систематизация внутри разделов по степени важности и срокам хранения.
Назначение номенклатуры очень широкое. Номенклатура дел применяется для классификации при распределении документов по делам. При этом заголовки дел из номенклатуры переносятся на обложки. С помощью номенклатуры отмечают ориентированные сроки хранения дел. Сама она может использоваться вместо описи при сдаче дел на архивное хранение или для составления описей на дела. Кроме того, номенклатура имеет справочное значение при изучении и анализе структуры организации. Она также служит основой для построения информационно - справочной системы по документам предприятий или справочной картотеки на документы. .[22, с.37]
Разработка номенклатуры дел включает следующие этапы:
1. определение перечня документов;
2. составление заголовка дел;
3. разработка квалификационной системы;
4. определение сроков хранения дел;
5. определение системы индексов и оформление номенклатуры.
В номенклатуру включаются все документы, образующиеся в процессе деятельности организации, в том числе и документы временных комиссий или групп, а также документы, не оконченные делопроизводством и поступившие из другой организации. В номенклатуру не включаются справочники, сборники и печатные издания. .[22, с.37]
Самое важное при составлении номенклатуры - это составление заголовков дел. Заголовок должен точно определять все входящие в дело документы и исключать вероятность включения документов из других дел. Заголовок содержит указание на род или вид документов (переписка, приказы, акты), а также о датах, корреспондентах и подлинности (оригинал или копия) документов. уточняется также периодичность документов , а при наличии форм - их номер и условнее обозначение. [23, с.58]