работа (стр. 4 из 9)

Классификационная схема строится в иерархическом порядке и обычно отражает структуру организации. Первыми размещаются дела с распорядительными документами вышестоящих органов, затем - организационная документация об организации в целом (уставы, положения). Далее следуют дела с плановым и отчетными документами, перепиской и другими документами.

При формировании дел могут использоваться несколько принципов группирования:

- номинальный признак: дела формируются по разновидности - приказы, протоколы, акты, справки;

- предметно - вопросный признак: за основу берется содержание документов

- авторский признак: предлагает группировку документов одного автора;

- кореспонденский признак: по нему группируется переписка;

- хронологический признак: означает группировку документов за календарный период.

Для обеспечения сохранности документов обозначаются сроки хранения. Сроки определяют группировку дел, так как дела со сроками хранения до 10 лет, свыше 10 лет или постоянного хранения не могут помещаться в одно дело. Сроки устанавливаются по перечням документов или экспертным путем. Если в одном деле содержится документы с разными сроками хранения , срок хранения всего дела определяет как наибольший.[24, с.78]

Система индексов, то есть условные обозначения для дел, помогает практическому использованию номенклатуры. В простейшем виде индекс формируется из условного обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в подразделении. При этом индексация структурных подразделений должна быть постоянной из года в год.

Порядок оформления номенклатуры определен в государственной системе документационного обеспечения управления и правилах работы ведомственных архивов. Форма номенклатуры в простейшем виде - это таблица из пяти граф:

- индекс

- заголовок

- количество томов

- срок хранения

- примечание.

Полезно в конце каждого раздела оставлять резервные номера для дел, не предусмотренных заранее. В конце отчетного срока (в конце года) в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве дел по срокам их хранения, а также количество дел, переходящих на следующий год. Итоговая запись заверяется подписью составившего номенклатуру лица с указанием даты составления. .[22, с.45]

Глава 2. Основные правила организации документооборота в Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет.

2.1 Анализ документооборота в Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет муниципального района Учалинский район республики Башкортостан

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет.

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства» Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет, так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов. .[6, с.2]

Основными правилами организации Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет являются:

• оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;
• максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);
• порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными. .[6, с.2]

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций. Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе в Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов[19, с.15]. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет, все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет. .[6, с.15]

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству в Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет и табелем унифицированных форм документов.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).
В Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. .[6, с.16]

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

1. Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указанные непосредственно во входящем документе (схема №1), Пример входящего документа Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет показан в приложение 5.
2. Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации),(схема №2) Пример исходящего документа Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет показан в приложение 2.
3. Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет, так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д. Через секретаря проходят все внутренние документы Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет. (схема №3) [17, с.3] Пример внутреннего документа Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет показан в приложение 7.

1.Документы, поступившие, в Администрацию сельского поселения Ильчигуловский сельсовет начинают свой путь к исполнению с секретаря (с общего отдела). Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой "лично" передаются по назначению. В Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается.

Регистрируемые документы делятся на два потока:

1. Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса;

2. Документы в адрес структурных подразделений.

Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока - в структурные подразделения. При централизованной регистрации все выше указанные документы поступают к секретарю.

Управляющий делами или секретарь производят предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет и в структурное подразделение «Бухгалтерия» организации. Управляющему делами Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет передаются документы вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности учреждения. А он свою очередь пересмотрев все документы передает их глава администрации, структурному подразделению «Бухгалтерия» или непосредственно исполнителям. Так как в учреждении отсутствует подразделение по рассмотрению писем граждан, заявления и жалобы направляются непосредственно руководителю, то есть главе администрации..