работа (стр. 5 из 9)

Документы передаются руководству или исполнителям в день поступления Администрацию сельского поселения Ильчигуловский сельсовет

Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются главе Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет и структурного подразделения.

2.Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, если документ проходит согласование с другой организацией, не автором документа, то согласование оформляется реквизитом "грифом согласования документа". Документ, проходящий согласование внутри организации (учреждения) оформляется реквизитом "визы согласования документа".[1, с.4]

Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись главе администрации вместе с материалами, на основании которых он готовился.

К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ.
Целесообразно в Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет установить порядок, при котором право подписания документов имеют не только руководитель Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет, но и другие руководящие работники, в пределах их компетенции.

При этом условии движение документов и их исполнение станут более оперативными. Руководитель Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку.
После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в "Журнале регистрации исходящих документов". После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.(Приложение 8). После регистрации документы направляются к секретарю. Здесь проверяется правильность оформления исходящих документов и сортировка их по корреспондентам. В Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет» имеется массив постоянных адресов. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость, отправки и составляются описи на почтовые отправления.

Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело.

3.Внутренние документы готовятся, оформляются в пределах Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов Особенность движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов документов.

Под объемом документооборота понимают общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени.[15, с.5]

Учет объема документооборота организуется для установления:

• Загрузки Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет, его подразделений и службы документационного обеспечения управления;
• потребности Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет организационной и электронно-вычислительной технике

При определении объема документооборота однократно обязательно учитываются все документы. Подсчет входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно. Отдельно учитываются машинописные копии и копии, изготовленные средствами оперативного размножения. Общий объем документооборота выражается дробью, числитель - количество основных документов, знаменатель - количество копий.

Общие правила регистрации документов в Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет.[6, с.8]

Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В инструкции по Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет в приложении представлен перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения. Перечень утверждается главой Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет.

При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства; перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел.

Индексация документов в делопроизводстве - это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.

Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документы при его регистрации.[6, с.8]

Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа.

Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов. Индексы заявлений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа.

На всех входящих документах проставляется регистрационный номер документа вручную фиксирующий факт и время поступления документа в Администрацию сельского поселения Ильчигуловский сельсовет.

В практической деятельности, в зависимости от объема документооборота в Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет используют две формы регистрации документов: журналы и регистрация, использованием персонального компьютера - автоматизированная электронная (Схема № 3).Карточная форма регистрации не используется, так как объем документооборота не превышает 500 документов в год.

Схема №4

Организация контроля исполнения.

В Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет применяют одну форму регистрации: журналы для регистрации входящих и исходящих документов.

Форма журнальной регистрации входящих документов.

Дата поступления и индекс документа	Корреспондент, дата и индекс поступившего документа	Краткое содержание	Резолюция или кому направлен документ	Отметка об исполнении
1	2	3	4	5
159	13.10.08	Предписание сведений о принятых нормативно - правовых актах	Управделами
160	13.10.08	О наличие или отсутствии правовых актов	Специалисту

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов .[24, с.58]

Организация контроля за исполнением документов в Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет обеспечивает их своевременное и качественное исполнение (Схема № 4).