2.Основные задачи и функции.
Основными задачами управляющего делами являются внедрение единого порядка работы с документами в Сельском поселении (в том числе с документами создаваемыми средствами вычислительной техники) в соответствии с ГСДОУ и действующими нормативами; совершенствование форм и методов работы с документами с учетом механизации и автоматизации документационных процессов.
Для осуществления указанной задачи на него возлагаются следующие обязанности:
- Своевременное рассмотрение входящей, исходящей и внутренней документации, предоставляемой для доклада главе Сельского поселения Ильчигуловский сельсовет;
- Организация и контроль над выполнением решений главы Сельского поселения Ильчигуловский сельсовет;
- Систематический контроль над своевременным исполнением документов
- Оформление и рассылка распорядительных документов, контроль за правильным и своевременным составлением и оформлением документов, формирование их в деле, рациональная организация переписки.;
- Прием, регистрация, хранение, учет, доставка и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, а также подготовка дел к сдаче на государственное хранение;
- Обеспечение методического руководства по организации ведения делопроизводства;
- Организация подготовки и повышения квалификации работников по делопроизводству;
- Организация работы по приему руководством сельсовета посетителе о личным вопросам.;
3. Права и обязанности
3.1 принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в Сельском поселении Ильчигуловский сельсовет;
3.2 контролировать и требовать от специалистов выполнения установленных правил работы с документами в организации;
3.3 проводить проверку документационного обеспечения управления в Сельском поселении Ильчигуловский сельсовет и доводить итоги проверок до главы сельского поселения для принятия соответствующих мер;
3.4 привлекать в установленном порядке специалистов к подготовке проектов документов по поручению главы Сельского поселения;
3.5 возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;
3.6 подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;
3.7 разрабатывать положение о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работникам;
3.8 вносить предложения главе Сельского поселения о применении административных мер во всех случаях нарушения специалистами установленных правил работы с документами;
3.9 участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними:
3.10 Права, обязанности сотрудников определяются должностными инструкциями.
4. Ответственность
4.1 Работники администрации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывается главе сельского поселения Ильчигуловский сельсовет.
4.2 Передача документов, их копии работникам сторонних организаций допускается с разрешения главы сельского поселения или управляющего делами Сельского поселения.
4.3. При уходе работника в отпуск, выбытии в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию управляющего делами передаются другому работнику.
5. Взаимоотношения
5.1 Глава Сельского поселения является высшим должностным лицом Сельского поселения, осуществляет непосредственное руководство Сельским поселением Ильчигуловский сельсовет по рационализации делопроизводства и контроля исполнения.
5.2. В непосредственном подчинении глава сельского поселения находятся: управляющий делами, ему подчиняются специалист 2 категории – секретарь, и специалист 2 категории – землеустроитель.
5.3. На управляющего делами возлагается организация работы по делопроизводственному обслуживанию в Сельском поселении.
5.4 Управляющий делами выполняет свои обязанности в соответствии с функциями Сельского поселения и его указания по вопросам организации делопроизводства являются обязательными для всех сотрудников.
Обоснование наименования и подчиненность каждого структурного подразделения
Глава сельского поселения осуществляет непосредственное руководство Сельским поселением. Ему подчиняются управляющий делами, главный бухгалтер, специалисты 2 категории.
Управляющему делами подчиняются специалист 2 категории – секретарь, и специалист 2 категории – землеустроитель.
Порядок согласования и утверждения положения о службе ДОУ.
Положение о службе ДОУ разрабатывает управляющий делами в соответствии с действующим законодательством, основными положениями ГСДОУ, правилами и указаниями Федеральной архивной службой РФ, инструкцией по делопроизводству. Подготавливает положение специалист 2 категории – секретарь. Утверждает глава сельского поселения.