Требования к формам документов
1. Унифицированные формы документов и бланки, применяемые для их изготовления, должны иметь стандартный формат ряда А по ГОСТ 9327-60.
2. Однократная регистрация (запись) информации в документе.
3. Документы должны иметь структуру расположения реквизитов в соответствии с формуляром-образцом.
5. Построение форм документов должно обеспечить выполнение необходимых операций машинной обработки информации, в том числе:
Например, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. Требования к оформлению документов", которая распространяется на организационно-распорядительные документы (УС ОРД) — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее — документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000) устанавливает:
1. состав реквизитов документов;
2. требования к оформлению реквизитов документов;
3. требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Состав реквизитов ОРД:
| 01 — Государственный герб Российской Федерации; | 02 — герб субъекта Российской Федерации; |
| 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); | 04 — код организации; |
| 05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; | 06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); |
| 07 — код формы документа; | 08 — наименование организации; |
| 09 — справочные данные об организации; | 10 — наименование вида документа; |
| 11 — дата документа; | 12 — регистрационный номер документа; |
| 13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа; | 14 — место составления или издания документа; |
| 15 — адресат; | 16 — гриф утверждения документа; |
| 17 — резолюция; | 18 — заголовок к тексту; |
| 19 — отметка о контроле; | 20 — текст документа; |
| 21 — отметка о наличии приложения; | 22 — подпись; |
| 23 — гриф согласования документа; | 24 — визы согласования документа; |
| 25 — оттиск печати; | 26 — отметка о заверении копии; |
| 27 — отметка об исполнителе; | 28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело; |
| 29 — отметка о поступлении документа в организацию; | 30 — идентификатор электронной копии документа. |
Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.
Работа с документами в управленческом аппарате нуждается в правовой регламентации и требует нормативно-методического обеспечения на общегосударственном уровне.
Службы ДОУ организаций работают в настоящее время по устаревшим инструкциям и стандартам, давним традициям и канонам, пытаясь самостоятельно приспособить делопроизводство к новым управленческим структурам и методам управления, соединить традиционные делопроизводственные и новые компьютерные технологии обработки управленческой информации.
ДОУ, являясь средством и инструментом обмена информацией, по своей природе нуждается в унификации и единообразных правилах документирования, документооборота и хранения документов. Поэтому государство обязано регламентировать эти вопросы и проводить целенаправленную научно-техническую политику в этой области.
В настоящее время Всероссийскому научно-исследовательскому институту документирования и архивного дела (ВНИИДАД) в соответствии с федеральной целевой программой поручена разработка Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) системы положений, определяющих основные правила работы с документами в организациях.
ГСДОУ должна упорядочить организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. Система должна включать различные аспекты правового регулирования работы с документами, обеспечивающие как правовую защиту труда работников сферы ДОУ, так и нормативную базу самого процесса документационного обеспечения, начиная с создания документов и до сдачи их в архив.
ГСДОУ должна способствовать разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включать нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Это не локальный ведомственный акт, а документ федерального межведомственного уровня, который должен содержать основополагающие принципы функционирования ДОУ в настоящее время и в перспективе. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах.
Вместе с тем разработчики и первые рецензенты проекта ГСДОУ не вполне удовлетворены данной разработкой; на некоторые вопросы состава, структуры и содержания ГСДОУ имеются различные точки зрения.
Имеются следующие спорные вопросы:
Организационное обеспечение ДОУ. В проекте изложены функции и задачи ДОУ как в тексте, так и в приложении, что усложняет восприятие проекта в этой части.
Не отражен вопрос о нормативах численности служб ДОУ, хотя в литературе есть ряд интересных предложений по этой части.
В связи с изданием ГОСТа по оформлению реквизитов документов в проекте ГСДОУ не нашли отражения эти сюжеты, хотя можно бы было раскрыть не все 29 реквизитов, а несколько основных обязательных для каждого документа.
В проекте ГСДОУ не имеется раздела "Документирование работы с обращениями граждан", что сужает сферу его применения.
Выход нового ГОСТ Р6.30-2003 конечно же отражает развитие УСОРД в духе требований времени.
Но при этом в данном ГОСТе остались нерешенными пожелания многих ученых-документоведов в таких банальных сферах как установление размера левого поля документа 35 мм, так как существующий размер 20 мм при подшивке документа не позволяет впоследствии видеть весь его текст.
Потом такая «мелочь» как составление таблиц в документе. При существующем порядке требуется проставлять номер строки таблицы в первом поле перед его содержимым. Кажется мелочь, а она влечёт за собой немалые последствия. На сегодняшний день подавляющее большинство документов изготавливается при помощи компьютера. При этом зачастую используются специальные программы. Многие данные в таблицы заносятся из баз данных, а содержимое самого документа потом снова заносится в базу данных, где нумерация строк является как правило, уникальным индексом. Такой подход в ГОСТе вынуждает или его не соблюдать при написании программ программистами или значительно увеличивать текст программы из-за внесения в тест программы операций конактенации (объединения) строк при запросе данных для таблицы из базы данных с последующей операцией разделения строк при занесении новых данных в базу данных. Да и читабельность таблиц от такого оформления не улучшается.
Основополагающую роль в улучшении документационного обеспечения управления должен играть федеральный закон о документации Российской Федерации. Закон позволит нормативно закрепить общие принципы и наиболее существенные положения информатизации общества, в том числе в сфере обмена информацией и документацией на межведомственном уровне, удовлетворения потребностей в информации и документации субъектов права, мер ответственности за нарушения. Закон должен стать основополагающей нормативной базой, которая не только решит многие спорные вопросы обмена информацией между ведомствами, но и в определенной степени определит направления и перспективы развития автоматизации межведомственного документооборота. Принятие закона о документации является настоятельно необходимой задачей ближайшего будущего. Тем более, что существует его проект, который отражает требования сегодняшнего дня в сфере УСОРД.
Этот закон мог бы внести ясность в понятие документа, под которым сегодня подразумевают информацию, данные, документы, нормативно-правовые акты, электронные документы, машинограммы и т. д., что приводит к неверному пониманию сущности «документа» и его исключительной роли в обществе как материального носителя зафиксированной на нем информации, обладающего рядом специфических функций (информационной, правовой, коммуникативной и др.)
Закон также мог бы установить правовые основы документирования, общие для всех органов государственного управления и организаций любого типа и формы собственности. Документирование в делопроизводстве любых организаций должно стать нормой, помогающей государству в решении фискальных (налоговых), статистических, социальных (пенсионного обеспечения) задач. В этой связи в законе должен быть определен и термин «документирование», как способ превращения зафиксированной информации в документ с использованием разнообразных современных технических средств и технологий.
Закон мог бы решить вопрос о том, какой орган осуществляет государственное управление документацией. В настоящее время эта функция в полном объеме ни за кем не закреплена. Традиционно вопросы документационного обеспечения управления находятся в ведении архивных органов.