Схематически можно указать следующую постоянную информацию любого пункта приказа:
- распорядительное действие;
- фамилия, имя, отчество лица;
- должность и структурное подразделение;
- дата вступления в силу данного пункта приказа;
- обязательные условия.
В тексте пункта приказа не должно быть каких-либо сокращений (подразделений, должностей), опечаток, ошибок в информации, особенно в фамилиях.
При составлении сложных приказов следует учитывать, что в одном документе не должно быть информации с разными сроками хранения. Следует разделить, например, приказы о предоставлении отпусков, командировании сотрудников (срок хранения 3 года) и приказы о приеме на работу, увольнении и т.п. (срок хранения 75 лет минус возраст).
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Таким образом, документированная информация составляет основу управления и выполняет важнейшую роль, обеспечивая наполнение информационных ресурсов организаций.
В связи с усложнением структуры и содержания информационных ресурсов, взрывным ростом их объема возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления.
В рамках работ по совершенствованию организационных структур и методов управления, улучшению системы правового регулирования хозяйственной деятельности все более отчетливо выделяется комплекс целенаправленных мероприятий по упорядочению социальной и технико-экономической информации, совершенствованию документирования и документооборота в системах государственного управления.
Совершенствование информационной деятельности предполагает прежде всего ее рационализацию, т. е. унификацию и стандартизацию форм документов, разработку систем кодирования, внедрение классификаторов технико-экономической информации. Рационализация связана с внедрением и функционированием автоматизированных систем управления и направлена не только на упорядочение информации, обрабатываемой средствами электронно-вычислительной техники, и обеспечение информационной совместимости АСУ. Одна из ее важных задач — повышение общего уровня информационного обеспечения систем социально-экономического управления.
Общегосударственные унифицированные формы документов обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности. Вместе с тем в процессе хозяйственной деятельности на предприятиях создаются собственные внутриорганизационные унифицированные формы документов, которые в силу своего повсеместного применения имеют большое значение для документирования управленческой деятельности.
Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска новых методов разработки унифицированных форм документов с учетом возможности их компьютерной обработки.
Приложение №1.
Приказ о приеме на постоянную работу.
Унифицированная форма № Т-1
Утверждена постановлением Госкомстата РФ
от 5 января 2004 г. № 1
| Код | |||
| Форма по ОКУД | 0301001 | ||
| Закрытое акционерное общество «Название компании» (ЗАО «НК») | По ОКПО | 12345678 | |
| наименование организации | |||
| Номер документа | Дата составления | |
| ПРИКАЗ | 164/08 - лс | 01.09.2008 |
(распоряжение)
о приеме работника на работу
| Принять на работу | Дата |
| с | 01.09.2008 |
| по |
| Табельный номер | ||
| Иванову Тамару Сергеевну | 0025 | |
| фамилия, имя, отчество | ||
| в | Департамент внутреннего контроля и аудита | |
| структурное подразделение | ||
| Ведущий аудитор | ||
| должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации | ||
| условия приема на работу, характер работы | ||
| с тарифной ставкой (окладом) | 45 000 | руб. | 00 | коп. |
| цифрами | ||||
| надбавкой | -- | руб. | -- | коп. |
| цифрами |
| с испытанием на срок | 3 (три) | месяца (ев) |
Основание:
| Трудовой договор от « | 01 | » | сентября | 20 | 08 | г. № | 27 |
| Руководитель организации | Генеральный директор | Тимошенко Е.В. |
| должность | личная подпись | расшифровка подписи |
| С приказом (распоряжением) работник ознакомлен | « | » | 20 | г. |
| личная подпись |
Приложение №2.
Приказ о приеме на работу по совместительству.
Унифицированная форма № Т-1
Утверждена постановлением Госкомстата РФ
от 5 января 2004 г. № 1
| Код | |||
| Форма по ОКУД | 0301001 | ||
| Закрытое акционерное общество «Название компании» (ЗАО «НК») | По ОКПО | 12345678 | |
| наименование организации | |||
| Номер документа | Дата составления | |
| ПРИКАЗ | 164/08 - лс | 01.09.2008 |
(распоряжение)
о приеме работника на работу
| Принять на работу | Дата |
| с | 01.09.2008 |
| по |
| Табельный номер | ||
| Григорьеву Оксану Михайловну | 0025 | |
| фамилия, имя, отчество | ||
| в | Административный отдел | |
| структурное подразделение | ||
| Секретарь | ||
| должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации | ||
| По совместительству | ||
| условия приема на работу, характер работы | ||
| с тарифной ставкой (окладом) | 10 000 | руб. | 00 | коп. |
| цифрами | ||||
| надбавкой | -- | руб. | -- | коп. |
| цифрами |
| с испытанием на срок | без испытания | месяца (ев) |
Основание:
| Трудовой договор от « | 01 | » | сентября | 20 | 08 | г. № | 27 |
| Руководитель организации | Генеральный директор | Тимошенко Е.В. |
| должность | личная подпись | расшифровка подписи |
| С приказом (распоряжением) работник ознакомлен | « | » | 20 | г. |
| личная подпись |
Приложение №3.
Приказ о приеме, руководители и заместители, испытание 6 месяцев.
Унифицированная форма № Т-1
Утверждена постановлением Госкомстата РФ
от 5 января 2004 г. № 1
| Код | |||
| Форма по ОКУД | 0301001 | ||
| Закрытое акционерное общество «Название компании» (ЗАО «НК») | По ОКПО | 12345678 | |
| наименование организации | |||
| Номер документа | Дата составления | |
| ПРИКАЗ | 164/08 - лс | 01.09.2008 |
(распоряжение)
о приеме работника на работу