Вот таким путем документация доходит до нужного отдела.
Информационная система управления отдела благоустройства включает в себя входящую и исходящую документацию, которая регистрируется в журналах. Любая входящая документация (приказы, распоряжения, жалобы, телефонограммы и т.д.) является руководством к действию для специалистов отдела благоустройства. После исполнения, документ (являясь исходящим) в виде отчета уходит из отдела к выше стоящему руководству, но если работа проводилась по обращению (жалобе), то после исполнения готовится проект – ответа заявителю по данному обращению (жалобе). Затем, после подписания руководителем, один экземпляр ответа высылается непосредственно заявителю.
Например, в отдел благоустройства поступила жалоба от жителя Краснофлотского района по поводу незаконного сброса нечистот или сжигание мусора. Специалисты отдела благоустройства (исполнители) выезжают на место. Согласно своей компетенции, опираясь на нормативно – правовую базу, решают этот вопрос (в данном случае, согласно административно – правовому кодексу Хабаровского края об административных правонарушениях статьи 4.3. Сброса снега, льда, мусора, нечистот или сжигание мусора).
После исполнения, отдел благоустройства отчитывается перед выше стоящим руководством по жалобе, а отдел жалоб в свою очередь составляет проект ответа заявителю согласно информации, которую предоставляют специалисты отдела благоустройства по данному обращению.
Вот таким образом происходит документооборот.
На основании выше перечисленного, я могу сделать вывод, что в принципе информационная система отлажена и является результативной структурой управления.
Но, как и везде и в этой системе есть свои трудности. Я бы обозначил одну но, на мой взгляд, самую большую проблему этой системы – это «возложение чужих обязанностей». Проходя практику, я не раз замечал, что обязанности одного отдела перекладывают на другой отдел, а иногда и на все отделы сразу.
Например, поступило распоряжение по поводу предпринимателей и руководителей предприятий различных форм собственности, чтобы к 150-летию города ими была произведена работа по выкладке своих прилегающих территорий брусчаткой. И вот на основании этого распоряжения специалисты отдела благоустройства должны доставить предписания, каждому предпринимателю или руководителю которые, находятся на подведомственной территории Комитета. А на самом деле оказывается, что предписания отдают не только отделу благоустройства, но и раскидывают другим отделам, которые к этому отношения не имеют и занимаются своими делами. Вот и получается, что другие отделы должны исполнять не только свои прямые функциональные обязанности, но и выполнять чужую работу, а это в свою очередь ведет к спаду результативности своей непосредственной деятельности.
Но, несмотря на такую «Помощь» отдел благоустройства не остается в выигрыше, потому что и его загружают другой, дополнительную работой.
На этом примере видно, что иногда происходит не совсем корректное распределение обязанностей. В данном случае, как мне кажется, можно было бы добавить в каждый отдел сотрудников, чтобы не приходилось больше прибегать к таким неверным методам. А небольшое увеличение численности штата привело бы не только к усовершенствованию системы, но и повысился бы результат в достижении главной цели Комитета – обеспечение оптимального и эффективного руководства подведомственной территории в интересах населения.
Заключение
В ходе прохождения учебно-ознакомительной практики в Комитете по управлению Северным округом администрации города Хабаровска, я ознакомился с организационными и правовыми основами деятельности органов управления. Также мной были исследованы:
– организационная структура управления Комитета,
– нормативно-правовая база Комитета,
– кадровое обеспечение системы управления,
– информационная система (документооборот) управления Комитета.
В процессе практики я ознакомился с организационной структурой Комитета, кадровым обеспечением, нормативно-правовыми документами управления, с правилами назначения на муниципальную должность муниципальной службы, с информационной системой, а также с иными юридическими документами.
Был проведен анализ работы с информационными документами. На основе анализа была выявлена проблема, а также выдвинуто предложение по поводу устранения этой проблемы и тем самым усовершенствования системы в целом.
Список литературы
1.Конституция Российской Федерации: офиц. текст. – М.: Приор, 2001. – 32 с.
2. Федеральный Закон Российской Федерации от 06.10.2003 года 3 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации».
3. Трудовой Кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 года №197-ФЗ.
4. Закон Хабаровского края от 02.06.1999 3 129 «О введении в действие части второй кодекса Хабаровского края о государственной и муниципальной службе».
5. Документационное обеспечение управления: Методика. Информация. Практика./ – Хабаровск, 2001. – №3 (51). – С. 29–67.
6. Распоряжение Мэра города Хабаровска от 5 октября 2005 года №2481 – р «ОБ утверждении Положении о Комитете по управлению округом» (с изменениями от 26 июля, 24 августа 2006 г.).
7. Устав городского округа «Город Хабаровск» (с изменениями от 5 октября 2004 года, 21 июня, 26 июля 2005 года., 18 июля, 29 ноября 2006 года.).
8. Постановление Мэра города Хабаровска от 27 декабря 2005 года №2055 «О внесении изменений в функции, структуру и штатные расписания администрации города и комитетов по управлению округами администрации города».
9. Положение о Комитете по управлению Северным округом администрации города Хабаровска.
10. Положение об отделе благоустройства управлению ЖКХ комитета по управлению Северным округом администрации Г. Хабаровска.