На других видах работ, где невозможно точно определить количество совершенных действий, необходимо использовать другие методы оценки.
Собранную информацию сравнивают с установленными стандартами, чтобы сделать вывод о соответствии реальных значений контролируемых показателей нормативным.
Устранение выявленных отклонений может осуществляться несколькими способами:
модификация целей;
внесение изменений и корректив в плановые задания
реструктуризация системы управления организации (перераспределение полномочий и ответственности, переподготовка кадров и т.д.)
Механизм административного контроля представляет собой совокупность инструментов, используемых для оценки процессов и явлений, происходящих в системе управления организации.
Основными инструментами административного контроля являются бюджетный контроль, управленческий (административный) аудит, статистическое наблюдение, личное наблюдение, доклады и совещания.
Бюджетный контроль используется для получения исчерпывающей информации о доходах и расходах организации. Бюджет представляет собой составленный в денежном выражении основной план образования, распределения и использования финансовых ресурсов организации.
Бюджеты служат эталоном финансовой деятельности организации и используются для проверки соответствия фактических финансовых результатов деятельности организации запланированным показателям.
Административный аудит представляет собой совокупность контрольных действий, позволяющих получить объективную и своевременную информацию о текущем состоянии и функционировании системы управления организации.
Административный аудит дает руководителю возможность правильность использования финансовых, материальных, энергетических и человеческих ресурсов, выделенных для создания и функционирования системы управления организации.
Статистическое наблюдение может быть использовано для того, чтобы определить количество, качество и время выполнения конкретной работы. Как правило, статистические данные составляются для того, чтобы определить, сколько работы было выполнено, за какой период времени и сколь при этом было допущено ошибок.
Преимущество статистического контроля состоит в том, что отклонения от нормы могут быть легко установлены посредством простого сравнения показателей. Единственная сложность при этом состоит в необходимости обработки значительных объемов информации. Статистические данные могут сами по себе служить итоговым показателем контрольной деятельности, однако чаще всего они служат информационной базой для принятия управленческих решений.
Отдельные аспекты функционирования системы управления организации невозможно подвергнуть количественному измерению. В этом случае единственным способом осуществления контроля является личное наблюдение руководителя. Преимущество указанного способа состоит в том, что он дает возможность получить информацию «из первых рук», а недостаток – в том, что на это уходит слишком много времени.
В отдельных случаях действенным инструментом административного контроля могут служить доклады сотрудников и нижестоящих руководителей. Доклады могут быть информативными (содержат только фактическую информацию без комментариев) или аналитичными (содержат анализ собранной информации).
Если в докладах содержится информация об отклонениях от установленных стандартов, то такие доклады называются докладами по отклонения от нормы.
По способу формализации доклады могут быть устными, письменными, электронными. Устные доклады характеризуются высокой степенью оперативности и применяются в тех случаях, когда необходимо сообщить либо о повседневных мало значительных событиях, либо о неожиданно возникших серьезных отклонениях. Письменные доклады целесообразно применять для осуществления рутинного контроля в течение продолжительного периода времени. Электронная форма доклада применяется в случаях, когда контролирующее и контролируемое лицо находятся на значительном расстоянии друг от друга.
Обязанность составления доклада обычно возлагается на руководителя рабочей группы или иного структурного подразделения. В системе административного менеджмента часто применяются формализованные системы контроля, когда четко разработаны методика составления доклада и порядок передачи его вышестоящему руководству.
Любой доклад должен содержать информацию о:
идентификации, времени возникновения и степени выявленного отклонения от нормы;
возможных причинах возникновения отклонения;
анализе последствий отклонения;
рекомендациях по устранению отклонения.
Наряду с докладами важную роль в системе оперативного контроля организации играют совещания. Совещания позволяют избежать лишних затрат рабочего времени на составление объемных письменных отчетов и предоставляют руководителю группы возможность быстро получить достоверную оперативную информацию. Совещания могут быть полезны для оценки таких важных нематериальных факторов как психологическая атмосфера в коллективе или состояние имиджа организации.
Ко всем системам контроля независимо от их вида предъявляются определенные требования, соблюдение которых является неотъемлемым условием эффективности их функционирования. К таким условиям относятся следующие:
1. система контроля должна соответствовать целям, задачам и планам организации;
2. система контроля должна быть понята и принята руководителями всех уровней управления организации;
3. система контроля должна быть экономична, т.е. обеспечивать максимальную эффективность контрольных мероприятий при минимальных затратах;
4. система контроля должна обеспечивать своевременное его осуществление;
5. система контроля должна быть гибкой, т.е. обладать способностью быстро приспосабливаться к изменениям во внешней и внутренней среде организации;
5.3.7 Учет
Управленческий учет представляет собой систему комплексного учета затрат и доходов, нормирования, контроля и анализа. Указанная система предназначена для сбора, обобщения, интерпретации и анализа информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.
Содержание и характер управленческого учета определяются целями организации. В любой момент они могут быть изменены волевым решением администрации в зависимости от задач, поставленных перед руководителями внутренних структурных подразделений. В то же время основное назначение административного учета всегда остается неизменным. Оно заключается во взаимоувязывании процесса управления с учетными процессами в организации.
В качестве предмета управленческого учета в наиболее общем виде выступает совокупность всех объектов, участвующих в процессе управления деятельностью организации. Объекты административного учета можно условно разделить на две основные группы. К первой группе объектов управленческого учета относятся производственные ресурсы организации. В состав второй группы входят все хозяйственные процессы, протекающие внутри организации.
Производственными ресурсами организации являются:
Основные фонды (т.е. средства труда);
Нематериальные активы;
Материальные ресурсы (предметы труда).
К хозяйственным процессам, являющимся объектами административного учета, относят следующие виды деятельности:
Снабженческо-заготовительная;
Производственная;
Финансово-сбытовая;
Организационная.
Методом управленческого учета называется вся совокупность различных приемов и способов, посредством применения которых количественные характеристики объектов управленческого учета отражаются в информационной системе организации.
Метод управленческого учета включает в себя следующие основные элементы:
Документирование;
Инвентаризация;
Группировка и обобщение контрольных счетов;
Нормирование;
Планирование;
Лимитирование;
Контроль;
Анализ.
Рассмотрим содержание вышеперечисленных элементов более подробно.
Документирование представляет собой создание первичных документов и машинных носителей информации, гарантирующих административному учету достаточно полное отражение производственно-хозяйственной деятельности предприятия.
Основным источником информации для административного учета является первичный учет. Комплексный подход к организации первичного учета позволяет:
1. Осуществлять оперативное планирование и контроль хода производства;
2. Увязывать задачи оперативного учета между собой и с задачами календарного планирования;
3. Осуществлять контроль использования материальных и трудовых ресурсов;
4. Повысить эффективность складского учета.
Этим же целям служит и оперативный учет в организации.
Инвентаризация – это способ определения фактического состояния объекта административного учета, а также выявления отдельных отклонений состояния указанного объекта от учетных данных.
Инвентаризация способствует обеспечению сохранности материальных ценностей организации, позволяет контролировать их использование и подтверждать полноту и достоверность учетной информации.
Группировка и обобщение контрольных счетов является одним из способов административного учета, который позволяет накапливать и систематизировать информацию об объекте по определенным признакам.
Главными признаками группировки объектов административного учета являются:
Специфика производственной деятельности организации;