тиражируемые на дискетах;
тиражируемые на оптических дисках CD-ROM;
распространяемые через электронные коммуникации.
К деловой информации, циркулирующей в компьютерной сети, должен быть предъявлен ряд требований, удовлетворение которых делает использование средств телекоммуникаций экономически эффективным и удобным. Лишь та телекоммуникационная сетевая система, которая в состоянии удовлетворить все требования субъектов рынка, предъявляемые к деловой информации, может представлять для них интерес. К деловой информации предъявляются следующие требования:
гарантия достоверности;
своевременность получения;
конфиденциальность;
легкость поиска нужной и оптимальной информации и гарантия того, что выходная информация найдет «цель» в кратчайшие сроки;
рентабельность работы с информацией.
Достоверность информации. Основным требованием следует считать достоверность информации. Только гарантия полной достоверности полученной информации может уменьшить до минимума степень риска при принятии управленческих решений Недостоверная деловая информация в условиях современной острой конкурентной борьбы может стоить фирме потери конкурентоспособности. При использовании традиционных средств обмена информацией достоверность определяется при деловой переписке наличием физического подтверждения достоверности - подписью.
При использовании современных телекоммуникационных технологий вопрос достоверности информации стоит особенно остро, так как информация, передаваемая в электронной форме, не имеет никаких физических признаков, её удостоверяющих. Это хорошо видно на примере сети Интернет, которая наводнена так называемым "сетевым бредом", и за который никто не отвечает.
Своевременность получения. Равным по важности требованием является своевременность получения информации. Под своевременностью понимается возможность получения информации в заданное время с заданном месте. Организация, испытывающая потребность в материалах, должна получать самую свежую информацию о предложении на рынке этого вида материалов.
Конфиденциальность. При сегодняшнем высоком уровне развития промышленного шпионажа со стороны конкурентов особого внимания заслуживает конфиденциальность передачи деловой информации при межкорпоративных и внутрифирменных коммуникациях. При коммуникациях посредством обычной корреспонденции конфиденциальность обеспечивалась при сохранности конверта и наличии печати. На. письмо, пересылаемое по электронной почте, нельзя поставить печать и его нельзя запечатать в конверт. При переходе на компьютерные сетевые технологии эта проблема встает особенно остро, так как при таком способе передачи данных отсутствует материальный носитель. Информация может быть легко изменена или подделана. Существующие криптографические методы позволяют решить эту проблему, но они сложны в использовании и довольно дорогостоящи. Гораздо более эффективным методом является юридическая защита информации, проявляющаяся в правовых гарантиях фирмы-поставщика сетевых услуг Самая распространенная сеть в мире - сеть Интернет не предоставляет таких гарантий.
Легкость поиска требуемой информации. При традиционных подходах к обмену деловой информацией большую сложность представляет поиск именно той информации, которая удовлетворяла бы всем критериям. Как правило, поиск осуществляется через систематический просмотр специализированных печатных изданий, посещение выставок, конференций. Скорость поиска вручную в кипе печатных изданий оставляет желать лучшего, поэтому естественным продолжением такого способа стало издание на дисках CD-ROM баз данных, содержащих тематическую информацию по спросу и предложению на конкретные виды продукции. Такие базы данных в российской практике представляют собой электронные версии печатных изданий «Оптовик», «Из рук в руки». Они снабжены эффективными алгоритмами поиска и позволят быстро отыскать нужный вариант. Однако они выходят с периодичностью печатных изданий (раз в месяц), из чего следует, что к концу каждого месяца такой CD-ROM устаревает, а стоит же он отнюдь не дешево. Последние несколько лет для этой цели используют сеть Интернет. Преимущество сети, несущей такую информацию, является бесспорным, но требуется такая система протоколов и такая архитектура сети, при которых деловая информация собирается в единую базу данных, в которой осуществляется поиск по заданным параметрам.
Рентабельность. При всех заданных требованиях система телеобработки деловой информации должна удовлетворять требованию рентабельности. При всей своей эффективности компьютерная сеть все еще является дорогостоящим предприятием Стоимость безлимитного подключения ведущих московских провайдеров составляет 60-120 долл. США. Услуги многочисленных мелких провайдеров обходится дешевле, но качество предоставляемой ими связи очень плохое .
Требования, предъявляемые к компьютерным сетям. В современной рыночной экономике организация, владеющая более достоверной, полной и оперативной информацией, имеет более высокую конкурентоспособность по сравнению со своими конкурентами и занимает доминирующее положение на рынке. Информация становится одним из факторов производства, поэтому среди требований, предъявляемых к компьютерной сети как средству обмена деловой информацией, следует выделить следующие:
надежность функционирования;
скорость обработки информации;
наличие эффективных механизмов поиска и отбора информации;
наличие эффективных механизмов защиты информации;
правовое регулирование отношений между организацией-пользователем и организацией-поставщиком сетевых услуг;
безопасность работы в сети;
рентабельность.
Надежность функционирования. Основное место занимает надежность передачи данных. Совершенно недопустима ситуация, когда жизненно важная деловая информация не может быть получена в нужное время лишь потому, что высокоскоростной модем не может соединится с сервером из-за плохой связи из-за того, что количество модемных линий ограничено или из-за неполадок сервера. Между тем такая ситуация часто возникает у пользователей сети Интернет и других глобальных сетей. Выход из положения сегодня возможен при использовании выделенных оптико¬волоконных каналов связи. Однако, их использование дорого, и они оправдывают свое использование при стабильно большой загрузке графика, но при деловых коммуникациях этого не требуется.
Скорость обработки информации. Современная телекоммуникационная система должна быть оборудована серверами на базе высокопроизводительных компьютеров. Немаловажной является и скорость соединения удаленного пользователя с провайдером, поскольку услуги по пользованию телефонной связью также достаточно дорогие.
Наличие эффективных механизмов поиска и отбора информации. Компьютерная сеть, используемая как транспорт для деловой информации, должна быть оснащена эффективным механизмом быстрого поиска требуемых данных. Очевидно, что поиск нужной информации в сети, где данные находятся на тысячах серверов, весьма затруднителен. В связи с этим целесообразным является ведение единой базы данных. Также требуется механизм, обрабатывающий входные данные и автоматически обновляющий такую базу данных.
Наличие эффективных механизмов зашиты информации. Современная сеть имеет структуру паутины, связанной узлами, через которые проходит пакет данных, содержащий деловую информацию. Владельцами узлов являются различные организации, а, зачастую, и частные лица, которые не несут ответственности за работу узла. Любая информация конфиденциального характера может быть прочитана оператором узла и использована им в личных целях. Очевидно, что сеть, в которой циркулирует деловая информация, должна иметь эффективный механизм защиты от несанкционированного доступа к данным или их изменения.
Безопасность работы в сети. Сегодня существует реальная угроза, исходящая от использования компьютерной сети в работе организации. Большинство крупных организаций имеют корпоративные сети, на базе которых ведется весь документооборот, бухгалтерия и расчеты Такие сети, как правило, имеют выход через шлюз в сеть Интернет. Но нередки случаи, когда школьники, имеющие высокий уровень компьютерной подготовки, парализуют работу мощной корпорации, банка или учреждения. Невозможность полного предотвращения таких ситуаций вытекает из самой идеологии сети Интернет, проповедующей максимальную демократичность и гибкость. При использовании телекоммуникационной системы в деловых. целях вероятность поражения локальной машины или корпоративной сети вирусом должна быть сведена к нулю.
Рентабельность. Немаловажным требованием является рентабельность работы с компьютерной сетью. Возможна ситуация, когда из-за высокой стоимости ее пользования целесообразнее использовать традиционные методы обмена информацией. До недавнего времени стоимость работы в сети Internet была столь высока, что только немногие пользователи могли позволить себе работать в ней. Сегодня появилось множество провайдеров, предоставляющих широкий спектр услуг по пользованию этой сетью.
Экономические требования В начале XXI века человечество совершает переход от промышленного общества к информационному, что выражается в повышении спроса на информацию. Кто обладает более полной, более оперативной и достоверной информацией, тот имеет большие возможности по сравнению с конкурентами. С ростом плотности входных и выходных информационных потоков затраты субъектов рынка на обработку информации увеличились на несколько порядков. Сегодня тот, кто экономит на информации, экономит на своем успехе. В связи с этим остро стоит вопрос о снижении издержек, связанных с использованием средств обмена деловой информацией.