Заголовок располагают ниже реквизита «13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа» от границы левого поля (без отступов).
Реквизит «11 – дата документа». Данный реквизит размещается в одной строке с регистрационным номером документа, которая располагается ниже справочных данных об организации, но выше ссылки на инициирующий документ. На бланке письма для отображения даты документа предусмотрены специальные ограничительные отметки.
Датой письма является дата его подписания. Она оформляется восемью арабскими цифрами в последовательности: по две цифры приходятся на день месяца и месяц, четыре цифры – на год. При этом буква «г.» после цифр не ставится. Когда в тексте какого-либо документа необходимо сослаться на конкретное письмо, правильным будет указать сначала вид документа, далее его дату и номер, а в конце – заголовок. И если реквизит «11 – дата документа» допускает только цифровое обозначение, то при упоминании письма в тексте другого документа дата может быть написана и буквенно-цифровым способом (в этом случае в конце даты пишется «г.» либо полное слово «год» в соответствующем падеже).
Например: письмом от 28.07.2007 № 25/3923 «О списании учебных пособий» либо письмом от 28 июля 2007 г. № 25/3923 «О списании учебно-методических пособий».
Реквизит «12 – регистрационный номер документа». Регистрационный номер документа – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив предприятия, находится под контролем и ответственностью предприятия. Регистрационный номер письма состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера, например, 01-39/64, где 01 – индекс управления делами, 39 – номер дела по номенклатуре, 64 – порядковый номер документа.
Реквизит «13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа». Ссылка на регистрационный номер и дату инициирующего документа проставляется в специально предусмотренные для этого на бланке письма отметки: «На № _________ от _________».
Следует обратить внимание на то, что одной из распространенных ошибок при составлении ответов на письма является повторение в тексте письма ссылки на реквизиты входящего документа. Ведь наличие отдельного реквизита, где данные об инициирующем документе сразу видны, избавляет от необходимости дублирования этой информации в тексте письма. И тогда вместо фразы «На ваше письмо от 28 июля 2007 г. № 25/3923 сообщаем…» в начале текста будет красоваться:
В связи с вашим предложением…;
В соответствии с вашими рекомендациями…;
Сообщаем, что с вашим предложением о закупке выпускаемой продукции с учетом сезонных скидок мы ознакомлены…;
Реквизит «15 – адресат».
При угловом расположении реквизитов на бланке письма «Адресат» размещается в верхнем правом углу на уровне наименования организации – автора документа.
При продольном – для данного реквизита часто проставляют угловые ограничительные отметки. Документ может адресоваться как конкретному должностному лицу или структурному подразделению, так и организации в целом. От этого будет зависеть состав указываемых в реквизите сведений, но в любом случае будут действовать следующие правила: инициалы указываются перед фамилией должностного лица и отделяются от нее одним пробелом, при адресации имя человека всегда пишется в дательном падеже; наименование организации или ее структурного подразделения всегда указывается в именительном падеже; иногда в реквизит «Адресат» включают почтовый адрес получателя письма. Адрес располагают ниже наименования получателя. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи:
улица,
номер дома,
офис или квартира (в случае наличия в адресе),
населенный пункт (обычно это город),
могут указываться район и область,
может стоять наименование страны,
почтовый индекс пишется в обязательном порядке.
Почтовый адрес не указывается при направлении документа в высшие органы государственной власти и управления (Президенту Российской Федерации, в Правительство Российской Федерации, в Государственную Думу и др.), в вышестоящую организацию, в подведомственные организации (филиалы, отделения, представительства) и постоянным корреспондентам. Но его наличие в реквизите «Адресат» становится удобным, когда письмо направляется в конверте с прозрачным окошком. Тогда отпадает необходимость указания получателя и его адреса на конверте – они видны через прозрачное окошко. Описанная технология становится особенно привлекательной при массовых рассылках писем.
Итак, главная цель делового письма – убедить, показать, разъяснить и в результате побудить партнера к действию, т.е. добиться результата. Следует тщательно продумать заранее, какого вы хотите достичь результата при написании того или иного письма – от этого будет зависеть и лексический состав, который вы используете, и внутренняя интонация текста.
При этом необходимо помнить следующее: текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным, корректным и простым. Изложенная информация должна трактоваться однозначно (уместно вспомнить притчу: «что-то не припомню: то ли у него шапку украли, то ли он шапку украл»). Суть письма не должна «потонуть» в деталях.
Структура письма, как правило, содержит две части: вводную и основную. Во вводной указываются причины, вызвавшие составление письма, и делаются ссылки на факты, даты, документы (кроме ссылки на реквизиты инициирующего документа, ответом на который является данное письмо).
Вводная часть может начинаться словами:
В связи с тем что…;
Ввиду поступления с большим опозданием…;
На основании приказа от… №…;
Согласно договору от… №…;
Нами рассмотрены Ваши предложения…;
В соответствии с Вашей просьбой…
В основной части письма формулируется предложение, отказ, просьба. Какую форму обращения выбрать? При обращении к группе работников или ко всему коллективу компании используется форма обращения:
Уважаемые господа!
Уважаемые коллеги!
Строго официальный характер имеет обращение по должности к руководителям органов власти и управления, которые занимают высокие посты:
Уважаемый господин председатель!
Уважаемый господин мэр! Уважаемый господин депутат!
Официальный характер носит и форма обращения по фамилии:
Господин Смирнов!
Уважаемый господин Чернов!
В служебных письмах используются следующие формы изложения: от первого лица множественного числа (направляем на согласование, просим рассмотреть); от третьего лица единственного числа (компания не возражает). Это объясняется тем, что должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени своей организации, а не от себя лично. Поэтому изложение письма от первого лица единственного числа (прошу перечислить, считаю необходимым) допустимо лишь в следующих случаях:
когда письмо оформляется на должностном бланке (а не на бланке организации);
когда письмо носит конфиденциальный характер и оформляется не на бланке письма.
При этом конструкция глагол + личное местоимение в дательном падеже (предлагаем Вам, напоминаем Вам) стилистически, внутренней интонацией отличается от формы, которая состоит из одного глагола (предлагаем, напоминаем) большей мягкостью.
Существуют два основных способа композиции текста письма:
исторический;
систематический.
При историческом способе содержание излагается в той последовательности, в которой происходили события. Т.е. сначала описывается предыстория ситуации или события, затем то, что является непосредственным поводом (причиной) написания письма, далее приводятся аргументы и следуют выводы. Такой способ изложения называется методом «обычной пирамиды». Он используется в деловых письмах по вопросам основной (производственной) деятельности предприятия. При систематическом способе изложения все основные факты или положения приводятся в первом абзаце письма, в следующих абзацах – все подробности, конкретная и уточняющая информация. Такой способ изложения называется методом «перевернутой пирамиды». Он используется при подготовке писем-приглашений, поздравлений, информационных и рекламных писем, писем-предложений.
В деловом письме предпочтение отдается страдательным конструкциям, которые акцентируют внимание на словах, обозначающих действия, например: предложения рассматриваются, меры принимаются, работа производится.
В текстах писем используются конструкции (расщепление сказуемого), которые не только называют действие (оказать, произвести), но и обозначают предмет действия (поддержка, содействие), например:
– Оказать содействие (а не содействовать);
– Произвести учет (а не учесть);
– Осуществить деятельность по… (а не сделать).
Перед реквизитом «Подпись» в деловых письмах используется заключительная этикетная фраза «С уважением». Таким образом, обращение «Уважаемый …!» в начале письма и заключительная этикетная фраза «С уважением» составляют так называемую этикетную рамку.
В реквизите «20 – текст документа» общепринято применение шрифта Times New Roman с кеглем 12 – 14. Т.к. жестко закрепленных требований к гарнитуре и размеру шрифта не существует, их следует закрепить во внутренних локальных документах организации, чтобы привести их к единообразию. Текст документа печатается с полуторным межстрочным интервалом, в отличие от остальных реквизитов письма, в которых используется одинарный межстрочный интервал.