Реквизит «21 – отметка о наличии приложения» Отметка о наличии приложения располагается сразу после текста через два–четыре межстрочных интервала.
Реквизит «22 – подпись» Подпись является обязательным реквизитом письма и состоит из: наименования должности лица, подписавшего документ. Если документ оформлен на бланке, то используется сокращенный вариант должности (без упоминания наименования предприятия, например, генеральный директор). Если документ оформлен не на бланке, то должность должна включать и наименование предприятия; личной подписи и ее расшифровки (инициалов с фамилией). Если документ подписывается несколькими должностными лицами, то их подписи располагают друг под другом в порядке занимаемой должности: от более высокопоставленной к менее значимой.
Реквизит «25 – оттиск печати» Печать на документы на нашем предприятии ставится в соответствии с «Положением о порядке оформления, изготовления, регистрации, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов», которое утверждено приказом директора. По общим правилам печать не ставится на документах, оформленных на бланках. Это правило родом из советского делопроизводства, когда бланки документов изготавливались типографским способом и доступ к ним был ограничен так же, как и к печати. Но сейчас ситуация изменилась, большинство документов изготавливаются при помощи компьютера и принтера, поэтому распечатка документа на бланке уже не может давать прежних гарантий. Поэтому на гарантийных письмах оттиск печати необходим. Он заверяет подлинность подписи должностного лица и проставляется так, чтобы не «затмить» личный росчерк, который должен хорошо читаться. Оттиск печати должен захватывать несколько последних букв наименования должности и при возможности – край личного росчерка.
Реквизит «27 – отметка об исполнителе». Данный реквизит включает: инициалы и фамилию (или полностью имя, отчество и фамилию) исполнителя документа и номер его телефона. Это позволяет получателю письма оперативно связаться с его составителем. Такая отметка располагается на лицевой стороне или на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и часто делается уменьшенным кеглем.
Список литературы.
1 ГОСТ Р 1.5-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления и обозначения».
2 ГОСТ ИСО 8601-2001 «Представление дат и времени дня. Общие требования»;
3ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
4 Чуковенков А.Ю. Виды служебных писем //Секретарь-референт, №3, 2007
5 http://zam-director.mp.minsk.edu.