АК наиболее полно отражает фонд библиотеки за счет добавочных описаний и включения в него сведений о повторных изданиях и перепечатках.
Наряду с читателями данный каталог используют и сами библиотекари для внутренней работы. Служебные библиотечные пометки на оборотах описаний связывают всю систему каталогов библиотеки в единое целое, так как дают сведения о наличии добавочных и аналитических описаний, а также об их месте в алфавитном каталоге (а иногда и в различных картотеках), инвентарные номера указывают на имеющееся в библиотеке количество экземпляров данного документа, указан на обороте карточки и «адрес» документа, то есть в каком разделе фонда он хранится (в фонде абонемента, читального зала, в фонде учебной литературы и т. п.).
Важную роль играет АК и при докомплектование фонда. Справка о количестве и репертуаре изданий того или иного автора дает библиотекарю дополнительную информацию для принятия решения о приобретении документа в фонд библиотеки.
Сведения о количестве имеющихся экземпляров, их распределении по отделам фонда нужны библиотекарю и для исключения из фонда ветхих и устаревших по содержанию документов. АК используется и в справочно-библиографической работе для выполнения справок уточняющего библиографическое описание документа и адресного характера.
В основу организации АК положен алфавитный признак, при котором библиографические записи располагаются в алфавитном порядке заголовков индивидуального и коллективного авторов и заглавий документов. Добавочные записи, ссылочные и справочные карточки расставляют в общем алфавите. Если расстановочные слова различных видов записей тождественны, то карточки расставляют в следующем порядке:
Записи под заголовком индивидуального автора;
Записи под заголовком коллективного автора;
Записи под заглавием.
АК является обязательной частью системы каталогов в каждой библиотеке [6, 9].
Систематический каталог (СК) – это библиотечный каталог, в котором библиографические записи располагаются по отраслям знания в соответствии с определенной системой библиотечно-библиографической классификации. Под СК понимают систему, состоящую из двух подсистем: СК и алфавитно-предметного указателя к нему.
СК – это реальный каталог, отражающий содержание документов и предназначенный для поиска по тематическим запросам. СК используется в библиотечно-информационной работе для изучения состава фонда, его комплектования, в справочно-библиографической и информационно-библиографической работе, для организации выставок, массовых мероприятий и пропаганды литературы.
Организация СК начинается с составления паспорта. В паспорте СК отражаются специфические сведения о нем: дата организации, охват фондов, название таблиц классификации, которые лежат в его основе, оформление карточек, их расположение, форма и цвет разделителей и наличие вспомогательных пособий к СК.
К внешнему оформлению СК относятся надшкафные надписи с краткой характеристикой СК и надписи на этикетках каталожных ящиков. На этикетках указывают номер ящика, индекс и наименование отраслевого деления, а ниже – первый и последний индексы карточек, включенных в данный ящик (без формулировок рубрик).
Внутреннее оформление включает формирование отделов каталога на основе индексов, присвоенных в процессе систематизации. Группы карточек объединяются индексами, начинающимися обозначением отдела рабочих таблиц классификации.
Под группировкой записей внутри отделов понимают процесс их упорядочения в пределах классификационного деления. Существует два вида расстановки библиографических записей в СК – обратнохронологическая и алфавитная. В СК общедоступных библиотек принята алфавитная группировка библиографических записей. Отдельными группами внутри одного деления расставляют библиографические записи книг и брошюр в алфавите авторов и заглавий, затем расставляют библиографические записи на самостоятельно изданные библиографические пособия по теме. В последней группе собираются карточки имеющихся в фонде диафильмов, слайдов и других аудиовизуальных материалов [6, 10].
Алфавитно-предметный указатель к СК – это вспомогательный аппарат, представляющий собой алфавитный перечень предметных рубрик, раскрывающих содержание отраженных в СК документов с указанием соответствующих классификационных индексов. АПУ выполняет функцию контроля над процессом систематизации.
Наиболее часто применяется систематическая расстановка, при которой все книги одной отрасли знаний сосредотачиваются в одном месте. Здесь их группируют по более или менее крупным отделам, в пределах которого размещают в порядке алфавита по фамилии авторов. Таким образом, каждая книга получает своё определённое место, которое фиксируется в шифре книги. Шифр помещается в верхнем левом углу каталожной карточки и записывается в виде дроби, числителем которой является индекс, а знаменателем - авторский знак. Индекс указывает на место книги в системе ББК, а авторский знак - на первую букву фамилии автора (или первую букву названия книги, если книга обозначается не по автору).
При помощи систематического каталога можно подобрать литературу по интересующей вас теме [6].
Электронный каталог – библиотечный каталог созданный в виде электронной базы данных. Способствует эффективному поиску информации о наличии книг в библиотеке.
Электронный каталог (ЭК) – это библиотечный каталог в машиночитаемой форме, работающий в реальном режиме времени и предоставленный в распоряжение пользователей.
ЭК обеспечивает доступ к ресурсам каталога не только пользователям данной библиотеки, но и удаленным клиентам.
Необходимой частью СБА школьной библиотеки являются картотеки. Картотеки - это добрые помощники и библиотекарей, и читателей.
Отличие картотеки от каталога состоит в том, что это наиболее подвижный, дробный элемент СБА, чаще состоит из материалов по одному направлению, статей из периодических изданий. В нашей школьной библиотеке есть картотека учебников, краеведческая картотека, систематическая картотека статей [4].
Картотека справочных изданий - содержит сведения о всех словарях, справочниках, энциклопедиях имеющихся в нашей библиотеки.
Систематическая картотека статей – центральное место среди картотек занимает систематическая картотека статей. Она является универсальной по содержанию, и ее структура аналогична структуре систематического каталога.
Особенности этой картотеки, отличающие ее от систематического каталога, состоят в оперативном отражении новых материалов из журналов, газет, периодических и продолжающихся сборников.
Карточки располагаются в соответствии с той же системой библиотечно-библиографической классификации (ББК), что и в систематическом каталоге. В пределах каждого деления карточки расставляются в обратной хронологии (более новые материалы стоят в начале раздела). Алфавитно-предметный указатель также помогает ориентироваться в предметных рубриках картотеки.
Краеведческая картотека. В ней собраны описания на документы краеведческого характера, систематизированные по отраслям знаний. Картотека повторяет структуру систематической картотеки статей, карточки располагаются в соответствии с системой библиотечно-библиографической классификации [6].
Тематические картотеки по своему назначению и содержанию близки к рекомендательным библиографическим указателям. Цель их - удовлетворение запросов на литературу по наиболее актуальным проблемам, которые отражены в ряде разделов и подразделов систематического каталога и СКС. Темы картотек прогнозируют появление спроса на книги и статьи и тем самым облегчают поиск этой литературы. Выбор тем определяется либо злободневностью какого-либо явления общественной жизни, либо приближающимися юбилеями учёного, писателя, исторического события, стремление оказать помощь определённой группе читателей в удовлетворении достаточно устойчивого интереса, появившегося в результате досугового увлечения чем-либо в домашнем быту [8].
Рекомендательные указатели и списки содержат в себе подборку литературы по темам, проблемам, предметам и др. При их использование можно быстро узнать, какие книги есть по нужной теме, какие новые поступления пришли в библиотеку. В целом, справочно-библиографический аппарат, является основным источником информации о возможностях библиотеки, о наличии книг в фонде библиотеки.
Информационно-поисковым массивом являются все составные части СБА школьной библиотеки, а именно - справочные и библиографические издания, библиотечные каталоги и картотеки [6, 9].
Заключение
В самом общем смысле СБА школьной библиотеки представляет собой не только средство библиографического и фактографического поиска, осуществляемого в самых различных целях, но и основу всех без исключения направлений библиографической деятельности библиотеки, всей работы с читателями.
Чрезвычайно важным аспектом развития СБА школьных библиотек в современных условиях является все более широкое использование новейших технических средств, в том числе ЭВМ, создание в библиотеках крупных автоматизированных баз библиографических данных.