Смекни!
smekni.com

Методические рекомендации по ведению архива проектной документации в организациях членах Саморегулируемой организации Некоммерческое партнерство «Союз архитекторов и проектировщиков «волга-кама» (стр. 1 из 4)

Методические рекомендации

по ведению архива проектной документации в организациях – членах Саморегулируемой организации Некоммерческое партнерство

«Союз архитекторов и проектировщиков «ВОЛГА-КАМА»

1.1. Настоящие методические рекомендации направлены на оказание помощи в организации порядка учета и хранения проектной, рабочей и технической документации в архивах организаций - членов Саморегулируемой организации Некоммерческого партнерства «Союз архитекторов и проектировщиков «ВОЛГА-КАМА» (далее – Партнерство).

1.2. Настоящие методические рекомендации разработаны в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», ГОСТ Р 21.1003-2009 «Учет и хранение проектной документации», иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Уставом Партнерства.

1.3. Каждый член Партнерства в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» должен обеспечивать учет и хранение документации, образующейся в результате проектной, изыскательской и иной технической деятельности.

2. Основные термины и определения

2.1. В настоящих методических рекомендациях применены термины, установленные законодательством Российской Федерации, а также используются следующие основные понятия:

2.1.2. электронный документ – документ, выполненный как структурированный набор данных, создаваемых программно-техническим средством;

2.1.3. проектный документ - составная часть проектной и/или рабочей документации, имеющая самостоятельное обозначение;

2.1.4. подлинники в бумажной форме - документы, оформленные подлинными установленными подписями и выполненные на любом материале, позволяющем многократное воспроизведение с них копий. Допускается в качестве подлинника использовать оригинал, репрографическую копию или экземпляр документа, изданного типографским способом, завизированные подлинными подписями лиц, разработавших данный документ и ответственных за нормоконтроль;

2.1.5. подлинники в электронной форме - электронные документы, оформленные установленными электронными цифровыми подписями и предназначенные для получения с них копий.

2.1.6. единица хранения документации - учетная единица, представляющая собой сброшюрованный том (альбом, папку), который может содержать один или несколько разделов проектной документации или иной технической документации, имеющих разные обозначения. К иной технической документации отнесены: материалы инженерных изысканий для строительства, технические отчеты о работах, выполненных в обоснование проектных решений, исходные данные и расчеты, полученные от заказчика, другие виды документации, подлежащей учету и хранению;

2.1.7. единица учета архивных документов - единица измерения количества зарегистрированных документов в архивной службе;

2.1.8. инвентарный номер - номер регистрации документа в службе хранения.

3. Общие положения

3.1. Учет и хранение проектной документации является частью процесса документационного обеспечения управления в организации.

3.2. Обеспечение сохранности и отбор документов на постоянное хранение осуществляется в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Республики Татарстан «Об архивном фонде Республики Татарстан и архивах» и иными нормативными правовыми актами.

3.3. Подлинники проектной и рабочей документации на строительство зданий и сооружений (далее - подлинники) подлежат учету и хранению в разработавшей их организации, если иное не оговорено договором с потребителем (заказчиком) документации.

3.4. Переданные в архив документы подлежат хранению в соответствии со сроками хранения, установленными федеральным органом исполнительной власти.

3.5. Бумажные и электронные формы документов в зависимости от способа выполнения и характера использования подразделяют на оригиналы, подлинники, дубликаты и копии.

3.4. В состав документации, подлежащей учету и хранению в организации, включают:

- подлинники проектной, рабочей и иной технической документации, разработанной собственными силами;

- копии проектной, рабочей и иной технической документации, представляемой на хранение;

- копии проектной, рабочей и иной технической документации, разработанной другими организациями;

- разрешения на внесение изменений;

- документацию повторного применения (типовую).

3.5. В случаях, если в организации одновременно применяют документы в бумажной и электронной формах, допускается их взаимное преобразование друг в друга при соблюдении следующих правил:

- проектные документы в бумажной форме могут быть преобразованы в файлы;

- документы на бумажных носителях с использованием устройств вывода ЭВМ выполняют в соответствии с ГОСТ 2.004;

- снабженные соответствующими реквизитами и подписанные в установленном порядке электронными цифровыми подписями (ЭЦП) или иными аналогами собственноручной подписи, эти файлы становятся электронными документами (подлинниками, дубликатами, копиями);

- документы на электронных носителях могут быть преобразованы в документы на бумажных носителях с применением средств вычислительной техники и должны быть подписаны подлинными установленными подписями уполномоченных лиц;

- преобразование не должно изменять наименование документа и его вида в зависимости от способа их выполнения и характера использования (подлинник, дубликат, копия);

- документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь соответствующие ссылки друг на друга;

- документы одного вида и наименования, независимо от формы выполнения, являются равноправными и взаимозаменяемыми;

- взаимное соответствие между документами в электронной и бумажной формах обеспечивает разработчик.

4. Прием, регистрация, учет и хранение подлинников

4.1. Подлинники документов, принимаемые на хранение, выполненные в бумажной форме, должны быть пригодны для многократного снятия копий (отсутствие прорывов, подклеек, протертых мест, нечеткость текста, линий), репрографической обработки и соответствовать требованиям ГОСТ Р 21.1101 и ГОСТ 2.004.

4.2. Принимаемые на хранение подлинники электронных документов должны соответствовать требованиям ГОСТ 2.051.

4.3. Сроки архивного хранения некоторых видов проектной, рабочей и иной технической документации

Вид документа

Сроки хранения документов

Примечания

в организациях, утверждающих и согласовывающих документы

в организациях – разработчиках/авторах документов

в организациях –заказчиках

1

2

3

4

5

1

Переписка о заключении договоров (контрактов) на градостроительные, проектные и проектно-изыскательские работы

2

Договоры (контракты) на градостроительные, проектные и проектно-изыскательские работы и приложения к ним

5 л. <1> ЭПК

10 л.

ЭПК <1>, <2>

10л.

<1> После истечения срока действия договора

<2> При отсутствии (не составлении) планов проектно-изыскательских работ (заказ-нарядов)

3.

Субподрядные договоры о делегировании прав на осуществление отдельных градостроительных, проектных и проектно – изыскательских работ

5л <1> ЭПК

5л <1> ЭПК

5л <1>

<1> После истечения срока действия договора

4.

Протококлы экспертно-технических совещаний по градостроительному планированию и проектированию объектов строительства, проектно-изыскательскими работам, документы (акты, справки, докладные записки, сводки замечаний) к ним

5л. ЭПК

Пост.

5л. <1>

<1> После утверждения градостроительной и/или иной проектной документации

5.

Обзоры, справки, записки, подготовленные проектантами по проектированию отдельных объектов: а) особой важности (по памятникам архитектуры, истории, культуры; по победителям международных конкурсов (тендеров); по особо охраняемым природным и административным территориям и пр.) б) одинарного характера

Пост.

5л. <1>

Пост.

10л.

10л<1>

5л. <1>

<1> После окончания проектирования

6.

Протоколы огласования с уполномоченными органами технических условий и технических требований на подключение проектируемых объектов в внешним инженерным сетям

2г. <1>

5л.

ЭПК <1>

2г. <1>

<1> После сдачи объектов в эксплуатацию

7.

Технические условия на присоединение проетируемого объекта к инжененрным сетям и коммуникациям

__

Пост

__

8.

Переписка об организации и проведении градостроительных, проектно-изыскательских и проектных работ, составу, разработке, согласованию и утверждению градостроительной проектной документации

5л. <1>

5л. <1>

ЭПК

5л. <1>

<1> После окончания проектирования

9.

Документы (протоколы разногласий, справки, извещения, переписка) о внесении изменений в утвержденную градостроительную, проектно – изыскательскую документацию

5л. <1>

10л.

ЭПК <1>

5л. <1>

<1> После окончания проектирования

10

Наблюдательные дела проектов (копии распорядительных документов, заключения экспертизы, справки, разрешения, акты и пр.)

__

До ликвидации организации или прекращения проектной деятельности

5л. <1>

<1> После окончания проектирования

11

Акты-справки о ходе выполнения работ по градостроительному планированию: а) годовые б) квартальные в) месячные

5л.

3г.

1г.

5л.

3г.

1г.

5л.

3г.

1г.

12

Журналы регистрации замечаний по согласованию градостроительной, проектной и проектно-изыскательской документации

3г. <1>

3г. <1>

3г. <1>

<1>После утверждения градостроительной и/или проектной документации

13

Каталоги, аннотированные списки и перечни проектов строительства и объектов градостроительного планирования, разработанных проектными организациями

1г. <1>

20л. ЭПК

. <1>

__

<1>После замены новыми

14

Документы (акты, справки, переписка) о пересмотре, приостановке или прекращении разработки градостроительной, проектно-изыскательской и проектной документации

__

5л. . <1>

ЭПК

5л. . <1>

<1>После пересмотра, приостановки или прекращения разработки документации

15

Акты сдачи-приемки заказчиками выполненной градостроительной, проектной и проектно-изыскательской документации

__

10л. . <1>

5л. . <1>

<1>После завершения проектирования рабочей стадии

16

Документы (акты, перечни, переписка) о приеме-передаче градостроительной, проектной и проектно-изыскательской документации зарубежными странами

5л. . <1>

10л. . <1>

10л. . <1>

<1>После окончания приема документации

17

Заключения и отзывы заказчиков и иных организаций на градостроительную, проектную и проектно-изыскательскую документацию до ее направления на государственную экспертизу

5л. . <1>

10л.

ЭПК .

5л.

18

Акты готовности градостроительных, проектных и проектно-изыскательских работ с приложениями

__

5л.

5л.

19

Документы (акты, протоколы, справки) по рассмотрению проектов подготовленной градостроительной, проектной и проектно-изыскательской документации и ее утверждению

5л. . <1>

5л. .

ЭПК<1>

5л. . <1>

<1>После утверждения проектной документации

20

Образцы оформления (эталоны) градостроительной, проектной и проектно-изыскательской документации

До замены новыми

До замены новыми

До замены новыми

21

Документы (акты, справки, переписка) по автоматизации градостроительных и проектных работ

__

5л. ЭПК

__

22

Документы (замечания, пречни претензий) о рекламациях по выполненной градостроительной, проектной и проектно-изыскательской документации

__

5л.

5л.

23

Журналы (карточки) учета (регистрации) градостроительной, проектной и проектно-изыскательской документации

__

До прекращения проект

ной деятельности или ликвидации организации

__

24

Генеральные схемы инженерных сетей (внутригородского водоснабжения, канализации, отопления, электроснабжения, газоснабжения, теплоснабжения и пр.)

Пост <1>

Пост

5л.

<2> ЭПК

<1>В организациях, согласовывающих схемы - до замены новыми

<2> После утверждения схем

25

Совмещенные схемы – планы внутригородских подземных и наземных коммуникаций и инжененрных сетей

Пост. <1>

Пост.

5л.

<1> В организациях, согласовывающих схемы - до замены новыми

<2>После утверждения схем

26

Схемы внутриплощадочных инженерных сетей, необходимые для осуществления строительства предприятий, зданий и сооружений на конкретном участке (трассе): а) проект б) рабочая документация

__

__

5л. <1>

20л. <2>

5л. <1>

10л. <2>

<1> После утверждения схем

<2>После утверждения рабочей документации

27

Ходатайства (декларации) о намерениях проектирования объектов недвижимости

5л.

__

10л.

28

Задания на разработку обоснований инвестиций в строительстве предприятий, зданий и сооружений

__

10л.

ЭПК <1>

5л.

<1>

<1>

После утверждения обоснований

29

Бизнес-планы по строительству и реконструкции объектов и уточнения к ним

__

15л.

ЭПК <1>

15л.

<1>

<1>

После окончания срока действия договора

30

Предпроектные предложения (проработки) по строительству и реконструкции объектов в различных вариантах

__

10л.

ЭПК <1>

15л.

<1>

<1>

После окончания срока разработки предложений

31

Эскизные проекты по различным вариантам проектирования и реконструкции объектов

__

15л.

ЭПК <1>

5 л.

<1>

После окончания разработки

32

Альбомы эскизных объемно-планировочных и технологических решений для строительства жилых и административных зданий

__

Пост

__

33

Проектные предложения (архитектурные концепции) по строительству и реконструкции объектов

__

Пост

10л.

<1>

<1>

После окончания срока разработки предложений

34

Технические условия на разработку специальных объектов и конструкций и их присоединение к инженерным сетям

До замены новыми

Пост

5л.

<1>

<1>

После окончания срока действия договора на разработку ТУ

35

Архитектурно–планировочные задания

5л.

<1>

Пост

5л.

<1>

<1>

После окончания разработки проекта

36

Индивидуальные проекты на строительствл предприятий, зданий и сооружений не оконченных проектированием: а) задание на проектирование б) проект (технико экономическое обоснование) при наличии законченных частей «Общая пояснительная записка»; «Генеральный план и транспорт»; «Технологические решения»; «Архитектурно-строительные решения (стрительные решения; строительная часть)» <3> в) рабочий проект при наличии законченных частей «Общая пояснительная записка»; «Генеральный план и транспорт»; «Технологические решения»; «Архитектурно-строительные решения (стрительные решения; строительная часть)» г) рабочая документация

5л.<1>

5л.<1>

5л.<5>

5л.<4>

5л.ЭПК <1>

Пост. <2>

Пост. <5>

10л. <4> ЭПК

5л.<1>

5л.<1>

5л.<5>

5л.<4>

.<1>После истечения контракта с заказчиком

.<2>При отсутствии этих частей или одной из них – 10л.

.<3>Для объектов жилищно гражданского строительства при наличии законченных частей «Общая пояснительная записка»; «Архитектурно-строительные решения»

.<4> После истечения срока действия контракта с заказчиком

.<5> После истечения срока действия контракта с заказчиком

37

Инженерно-технические паспорта проектов

__

Пост

5л. <1> ЭПК

<1> После окончания проектирования

38

Расчеты строительных конструкций, технологических процессов и инженерного оборудования к индивидуальным проектам на строительство предприятия, зданий и сооружений

__

Пост

5л. <1>

<1> После передачи рабочей документации заказчику

39

Технические заключения по инженерному обследованию существующих зданий (сооружений) для их последующей реконструкции с приложениями (обмерочные чертежи, инженерные записки, технические планы зданий и пр.)

__

10л. ЭПК. <1>

5л.

<1> Для памятников архитектуры, истории и культуры – Пост.

40

Типовые поекты, типовые проектные решения предприятий, зданий и сооружений: а) задание на разработку типового проекта б) проект в) рабочий проект г) рабочая документация

5л. <1>

10л. <2>

10л. <2>

5л.

5л. ЭПК.

Пост.

Пост.

5л. <3> ЭПК

5л. <1>

5л. <1>

5л. <1>

5л. <3>

<1> После передачи проекта заказчику

<2> Для важнейших проектов, до 1992г. утвержденных Госстроем СССР, - Пост.

<3> После прекращения действия проекта

41

Рабочие чертежи типовых строительных конструкций, изделий и узлов: а) технические решения б) рабочие чертежи

10л. <1>

5л.

Пост.

До прекращения эксплуатации проекта

До прекращения эксплуатации проекта

3г.

<1>Для важнейших типовых конструкций, 1992г. утвержденных Госстроем СССР, - Пост.

42

Проекты для строительства предприятий, зданий и сооружений с применением типовых или повторно примененных частей индивидуальных проектов (проекты-привязки): а) задание на проектирование б) проект в) рабочий проект г) рабочая документация

5л. <1>

5л. <1>

5л. <1>

5л. <3>

5л. <1>

20л. ЭПК <2>

20л. ЭПК <1>

20л. ЭПК <3>

5л. <1>

5л. <1>

5л. <1>

5л. <3>

<1>После окончания срока договора с заказчиком

<2>При изменении базовых конструктивных решений и подземного хозяйства основного проекта –Пост.

<3> После ввода объекта в эксплуатацию

43

Журналы авторского надзора проектантов за строительством, реконструкцией и реставрацией объектов

__

20л. ЭПК <1>

__

<1> После сдачи объекта в эксплуатацию

44

Акты обследования работ по авторскому надзору за строящимися объектами

__

5л.ЭПК <1>

5л.

<1> После сдачи объекта в эксплуатацию

45

Опорные планы (схемы) привязки малых архитектурных форм к территории застройки

__

5л.ЭПК

5л.

46

Задание на проектирование малых архитектурных форм

5л. <1>

10л. ЭПК

5л. <1>

<1> После окончания разработки проекта

47

Художественно-эскизные проекты малых архитектурных форм

__

Пост.

5л. <1> ЭПК

<1> После окончания проектирования

48

Индивидуальные проекты малых архитектурных форм: а) рабочий проект (документация)

5л. <1>

Пост.

5л. <1> ЭПК

<1> После истечения срока договора с заказчиком

49

Типовые проекты малых архитектурных форм: а) рабочий проект

10л. <1>

Пост.

5л. <1> ЭПК

<1> После передачи проекта заказчику

50

Документы по расчету геометрии малых архитектурных форм (сводные расчеты поверхности, координатные ведомости и пр.)

__

15л. <1>

5л. <1>

<1>По окончании проектирования

51

Исходно-разрешительные документы на проектно-реставрационные работы (архитектурно-планировочные здания; историко- градостроительные заключения; протоколы, решения о необходимости реставрации объектов; ордера на производство археологических, земляных и иных работ и др.)

5л. <1>

5л. ЭПК <1>

5л. <1>

<1> После окончания проектно-реставрационных работ

52

Технические требования на подготовку специальных технологических проектов нестандартного оборудования, спецсигнализации, оформительских проектов и других исходных данных для проектирования

__

5л. ЭПК <1>

5л. <1>

<1> После утверждения проектов

53

Строительные паспорта объектов реставрации (генпланы земельного участка с вертикальными отметками, ситуационные планы участка, геокарты и пр.)

__

10л.ЭПК

5л. <1>

<1>После окончания проектно-реставрационных работ

54

Технические условия на присоединение коммуникаций к объектам реставрации

5л. <1>

5л. <1>

5л. <1>

<1>После окончания проектно-реставрационных работ

55

Акты, отчеты, справки, эскизы художественного обследования объектов реставрации

__

Пост.

До оконч. реставрации объекта

56

Акты технического состояния объектов реставрации и их территории

__

15л. <1> ЭПК

20л. <1> ЭПК

<1>После окончания проектно-реставрационных работ

57

Итоговые отчеты по всем видам инженерного, археологического, архитектурного, фотофиксационного обследования объектов реставрации

__

Пост.

5л. <1>

<1>После окончания проектно-реставрационных работ

58

Эскизные проекты реставрации (приспособления) объекта и/или ремонтно-реставрационных работ

__

Пост.

До окончания проектно-реставрационных работ

59

Журнал архитектурно-авторского надзора

__

20л. <1>

ЭПК

20л. <1>

ЭПК

<1>После ввода объекта в эксплуатацию или прекращения работ по реставрации

59

Заключительные отчеты, записки, справки с оценкой качества проведения проектно-изыскательских и проектных работ сторонними проектными организациями

__

Пост.

5л. <1>

ЭПК

<1>После окончания проектно-изыскательских работ

60

Отчеты, докладные записки, справки по проверке надежности, технического состояния и эксплуатационных свойств объектов строительства, возведенных по проектам сторонних организаций

__

Пост.

10л. <1>

ЭПК

<1>После ввода объекта в эксплуатацию

61

Каталоги авторской проектной документации, предлагаемой для рыночной реализации (приобретения)

__

10л.

ЭПК

До замены новым

62

Отчеты о проведении подготовительных работ по отбору и экспертизе самостоятельно разработанной проектной документации с целью инженерного сопровождения объекта в течение всего срока его эксплуатации сторонних организаций

__

5л. ЭПК

5л.

63

Конспекты лекционных курсов для подготовки и переподготовки кадров в области инвестиционного и инженерного проектирования

__

10л. ЭПК

5л.

Отметка "ЭПК", проставленная к конкретным видам архивных документов, означает, что часть таких документов, после истечения установленного срока временного хранения в организациях, подлежит экспертизе ценности и отбору на постоянное хранение.