МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
СИБИРСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ ГЕОДЕЗИЧЕСКАЯ АКАДЕМИЯ
Л.В. Тишкова
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Методические рекомендации по курсу «Документирование управленческой деятельности»
для студентов заочного отделения, обучающихся по специальности 060800 «Экономика и управление на предприятии»
Новосибирск
2003
УДК
Рецензенты:
Кандидат технических наук, доцент
кафедры геодезии СГГА
Малиновский А.Л.
Заместитель директора института
оптики и оптических технологий
Харитонова Г.А.
Тишкова Л.В. Документирование управленческой деятельности: Методические рекомендации. - Новосибирск: СГГА, 2003. – 43 с.
Методические рекомендации подготовлены на кафедре экономики и менеджмента старшим преподавателем Тишковой Л.В. для студентов заочного факультета, изучающих курс «Документирование управленческой деятельности». Рекомендованы к изданию методической комиссией Института геодезии и менеджмента 2003 г. Методические рекомендации разработаны на основе государственного образовательного стандарта специальности 060800 «Экономика и управление на предприятии». Содержат программу курса, практические задания (типовые задачи), контрольные задания, тесты, вопросы для подготовки к зачету, методические рекомендации по изучению курса и выполнению практических заданий, список рекомендуемой литературы. Образцы оформления документов приведены в приложениях.
Печатается по решению редакционно-издательской коллегии СГГА
© Сибирская государственная геодезическая академия (СГГА), 2003
© Тишкова Л.В., 2003
Введение.............................................................................................................. 4
1. Программа курса «Документирование управленческой деятельности»...... 5
2. Комплексное практическое задание............................................................... 7
3. Тесты по курсу «Документирование управленческой деятельности»........ 19
4. Вопросы для подготовки к зачету................................................................ 25
5. Методические рекомендации по изучению курса........................................ 27
Список рекомендуемой литературы................................................................ 28
Приложения ...................................................................................................... 29
ВВЕДЕНИЕ
Делопроизводство – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.
Методические рекомендации по курсу «Документирования управленческой деятельности» подготовлены для студентов экономического факультета СГГА на основе действующих общегосударственных нормативно-методических материалов.
Основной целью дисциплины является - формирование у студентов умений и навыков в области организации документирования управленческой деятельности на предприятии. Особое внимание в учебном пособии уделяется подготовки и оформлению организационно-распорядительной документации (ОРД), как базовому процессу в реализации всех управленческих функций.
Учебный процесс по курсу "Документирования управленческой деятельности" организован в виде лекционных и практических занятий. Для закрепления изучаемого материала предлагается выполнение комплексных заданий по всем основным разделам дисциплины.
Проверка знаний у студентов осуществляется с помощью тестов и контрольных вопросов.
В результате освоения учебного материала студент должен:
- знать нормативную базу, регламентирующую организацию и технологию документационного обеспечения управления на предприятии;
- уметь составлять и оформлять наиболее важные организационно-распорядительные документы;
- владеть основными терминами и понятиями делопроизводства;
- знать технологию организации документооборота, а именно регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочную работу по документам, организацию текущего хранения, проведения экспертизы ценности документов и их уничтожения;
- уметь пользоваться современными компьютерными технологиями в оформлении и составление управленческих документов.
1. ПРОГРАММА КУРСА «ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ»
Введение
Цели, задачи и содержание курса.
Тема 1. Сущность и требования современного делопроизводства.
Роль информации в управленческой деятельности организации. Документ и его функции. Унифицированная система документации. Современное государственное регулирование делопроизводства ЕСДОУ.
.
Тема 2. Управленческие документы и их классификация.
Требования к составлению и оформлению ОРД. Унифицированные системы документации. Состав и расположение реквизитов. (ГОСТ Р. 6-30-2003)
Тема 3. Составление и оформление организационно-распорядительных документов.
Организационные документы – уставы, положения, инструкции. Издание распорядительных документов как важнейшего аспекта управленческой деятельности.
Тема 4. Составление и оформление информационно-справочных документов.
Служебное письмо. Нормы официально-делового стиля. Реквизиты служебного письма. Оперограмма подготовки и оформления протокольной документации в организации. Полный и краткий протокол. Особенности оформления докладных записок, актов, справок и служебных.
Тема 5. Ведение документации по личному составу.
Законодательная и нормативно- методическая рекомендация кадровой деятельности. Документирование кадровой деятельности – штатное расписание, структура и штатная численность. Комплекс документов по установлению трудовых правоотношений. Оформление приказов по личному составу, трудовых контрактов, трудовых книжек, личных карточек. Особенности составления и оформления личного дела.
Стандартные фразы и выражения, правила и формы коммерческой переписки с зарубежными партнерами. Составление и оформление договоров, контрактов.
Понятие «документооборота», его развитие и нормативно-методическая рекомендация. Основные правила организации документооборота. Общая схема организации работы с документами. Регистрация документов. Автоматизированные системы регистрации. Контроль исполнения документов Формы контроля. Работа с письмами и обращениями граждан. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения.
Тема 8. Организация текущего хранения документов.
Оформление номенклатуры дел. Формирование и хранение дел. Передача документов на архивное хранение.
Тема 9. Компьютерные технологии в делопроизводстве.
Использование пакета программ Company Media и Office Media, их принципиальные особенности.
2. КОМПЛЕКСНОЕ ЗАДАНИЕ ПО ДОКУМЕНТИРОВАНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
1. Составьте приказ по открытому акционерному обществу «Новосибирский завод химконцентратов» об утверждении инструкции по делопроизводству. В констатирующей части укажите, что в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах, ведомствах Российской Федерации, утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 24.06.1998 № 1118-р, и с ГОСТ Р 6.30-2003 канцелярией завода разработаны порядок прохождения документов и стандарты на организационно-распорядительную документацию. В распорядительной части утвердите инструкцию и поручите заведующей канцелярией обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства на предприятии и установить контроль за соблюдением требований инструкции.
2. Составьте проект приказа по Электровакуумному заводу об установлении единого режима работы центральных складов. В констатирующей части отметьте, что отпуск цехам материалов со складов предприятия в течение рабочего дня нарушает нормальную работу складского хозяйства. В распорядительной части укажите конкретные часы отпуска материалов со складов, назовите конкретных должностных лиц (в дирекции и цехах), которые отвечают за перевод складов на более рациональный режим работы. Остальные пункты в распорядительной части, и другие реквизиты укажите самостоятельно.
3. Напишите проект приказа по ОАО «Оксид» об итогах проведенной ревизии на предприятии с 01.02.200_ по 01.09.200_. В акте ревизии зафиксированы следующие недостатки: у заведующего складом металлов Петрова Л.Н. оказались излишки листовой стали (320 кг) и недостача стальной ленты (185 кг); допускается необоснованное списание упаковочной бумаги, гвоздей и запасных частей для ремонта оборудования; заведующим складским хозяйством П.И. Яковлевым несвоевременно отгружена поставщикам возвратная тара, за что заводом уплачен штраф в сумме 1,5 тыс. руб. Другие реквизиты укажите самостоятельно.
4. Составьте приказ по строительному кооперативу «Запуск» о неправильном использовании строительных отходов. В вводной части укажите, что при проверке работы склада пиломатериалов установлены факты отпуска в котельную для сжигания отходов пиломатериалов длиной свыше 20 см. В заключительной части следует предложить заведующему складом организовать работу по реализации отходов частных лицам.
5. Составьте приказ по предприятию «Сайл» об итогах ревизии по проверке финансового учета. В констатирующей части укажите, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей.
6. Составьте приказ об итогах работы с документами в 200_ г. в ОАО «Родина». В констатирующей части укажите на низкую требовательность руководителей подразделений к качеству подготовки документов и контроля за их исполнением. В распорядительной части обратите внимание руководителей на повышение требовательности к работникам в части работы с документами. Дайте задание работнику, отвечающему за делопроизводство, на разработку мер по улучшению организации документооборота на предприятии.