В необходимых случаях документы подвергаются реставрации, дезинфекции, дезинсекции.
Отдельные фотографии, входящие в состав единицы хранения, помещают в конверты. Комплект фотографий может быть включен в единицу хранения в виде приложения. Наклеенные фотографии оставляют в прежнем состоянии (нумеруется лист, на котором наклеены фотографии).
Если в единице хранения имеются какие-либо вложения (медали, печати и т. п.), они помещаются в конверты, а их наличие оговаривается в листе-заверителе.
Чертежи, выполненные на кальках, складывать не рекомендуется, однако возможности большинства организаций не позволяют организовать хранение калек в ящиках в развернутом состоянии, поэтому на практике чертежи на кальках складываются до формата А 4. Чертежи, размер которых больше формата А 4,складываются до размера последнего. Их следует складывать изображением наружу так, чтобы штамп (надпись чертежа) оказался на верхней лицевой стороне сложенного листа в его правом нижнем углу. Допускается чертежи формата А 4 и больше 4, сложенные в папки с клапанами, не перефальцовывать, а оставлять в прежнем состоянии.
3.5.7. Чертежи или другие документы, включенные в дело, в целях закрепления расположения документов и обеспечения их сохранности должны быть полистно пронумерованы. Все листы, кроме чистого, нумеруются в правом верхнем углу простым карандашом. Сложенные чертежи нумеруются простым карандашом в правом нижнем углу над угловым штампом.
Нумерация ластов валовая, начинается с титульного листа; в случае пропуска порядкового номера к нему можно проставлять литеры а,б,в, и т.д. Чертежи небольшие по формату, хранящиеся в деле в развернутом состоянии, нумеруются в правом нижнем углу лицевой стороны листа. В случае, когда чертежи выполнены на форматах А 3, А 2, А 1, А 0, порядковый номер проставляется в правом нижнем углу над рамкой, сложенного по формату А 4 чертежа. Расчетно-текстовые материалы нумеруются в правом верхнем углу лицевой стороны листа. Документы на фотобумаге, карты, планшеты - в левом углу оборотной стороны листа с наклеенными фотографиями, содержащие текст, нумеруются как текстовые в правом верхнем углу с последующей оговоркой в заверительной надписи.
Листы, содержание только наклеенные фотографии (без текста) нумеруется как документы на фотобумаге в левом верхнем углу оборотной стороны.
Светокопии часто брошюруются. В этом случае, лист сложенный и пришитый за середину нумеруется как два листа. Лист, сложенный в несколько раз и пришитый за середину нумеруется в сложенном виде, как один лист, в правом верхнем углу.
Одновременно с нумерацией чертежей составляют внутреннюю опись единицы хранения.
3.5.8. В целях закрепления систематизации документов в пределах дела и обеспечения сохранности документов, на графическую документацию составляется внутренняя опись (приложение 2), в которой за отдельным порядковым номером перечисляются все документы.
Во внутренней описи единицы хранения, состоящей из чертежей или неподшитых текстовых и графических документов, перечисляются все документы с указанием их порядковых номеров, обозначения (индексов, шифров), наименования, номера и формата листа.
В графе 1 указывается порядковый номер документа в деле, в графе 2 - название документа, в графе 3- шифр (марка) документа, в графе 4 - номер листа документа, полученный при валовой нумерации дела, в графе 5 - примечание.
Если чертеж состоит из нескольких листов, то указывается его наименование и количество листов. Если единица хранения состоит из текстовых и графических документов, то приводится заголовок каждого текстового документа, затем описываются чертежи.
Внутренняя опись содержит также итоговую запись, содержащую данные (цифрами и прописью) об общем количестве документов в деле и общем количестве пронумерованных листов в деле, а также дату составления внутренней описи
На текстовой материал, спецификации, сброшюрованные типовые проекты внутренняя опись не составляется.
Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов единицы хранения.
3.5.9. В конце единицы хранения помещается лист-заверитель (приложение 3), в котором цифрами и прописью указывается количество листов единицы хранения и количество листов внутренней описи, приводится должность и фамилия сотрудника, оформлявшего единицу хранения, дата составления листа-заверителя, а также оговариваются все особенности единицы хранения.
Например:
В деле пронумеровано 40 (сорок) листов.
Из них 20 (двадцать)-текст
15 (пятнадцать)-графических
5 (пять)-фото
Архивист 2-ой категории-Иванова
4 августа 2009 г.
Например:
В деле пронумеровано 40 (сорок) листов
Из них пропущенный -№15
литерный-22а
лист 20 испачкан краской
Архивист 2-ой категории-Иванова
4 августа 2009 г.
Зачеркивания, исправления в листе-заверителе не допускаются.
Последующие изменения состава и состояния единицы хранения (неисправимые повреждения, недостача документов, замена подлинных документов фотокопиями, присоединение к единице хранения новых документов и т.п.) отмечаются в новой заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.
Лист с заверительной надписью подклеивается или подшивается за левый край к внутренней стороне задней обложки. Заверительная надпись должна быть составлена четко, аккуратно, разборчиво.
3.5.10. После завершения технического оформления единицы хранения количество листов документов, входящих в единицу хранения, и листов внутренней описи выносится на карточку. С карточки данные переносятся на обложку.
Обложки должны быть сделаны из светлой бумаги и заполнены тушью или светостойкими чернилами. На обложке указываются: официально принятое сокращенное название министерства (ведомства); полное и сокращенное название организации-разработчика в тот период, к которому относятся документы, находящиеся в единице хранения, и ее местонахождение; заголовок единицы хранения, который содержит следующие элементы: шифр объекта, наименование проекта (стадии, части), номер тома (альбома, книги и т. д.), заголовок тома (фамилия, инициалы автора, крайние даты документов, количество листов единицы хранения и листов внутренней описи). Если в единицу хранения входят примененные чертежи, то на обложке укатывается название организации, их применившей, а в заголовке-разработчик.
Обложки на научно-исследовательскую документацию не оформляются, если они составлены в соответствии с государственными стандартами. На обложке НД дополнительно указывается только количество листов.
На обложку каждого дела проектной документации выносятся следующие элементы:
-наименование вышестоящей организации;
-наименование организации-разработчика;
-заголовок дела;
-стадия проектирования;
-наименование части, марки проекта;
-номер заказа;
-дата окончания разработки;
-вид основы, на котором выполнены чертежи и подлинность документов;
-номер тома, если дело состоит из нескольких томов;
-количество листов.
В правом верхнем и левом нижнем углу обложки ставится штамп государственного архива (если обложка темная, штамп ставится на специально приклеенные квадратики белой бумаги) состоящий из: номера описи и порядкового номера дела по описи.
Наименование организации пишется полностью в именителъном падеже в верхней части обложки, в скобках указывается принятое сокращенное наименование. Если наименование организации менялось, то на обложку дела выносится наименование организации, относящиеся к периоду разработки документации. При написании дел на обложке не допускается изменение первоначального названия проекта. Для индивидуальных проектов обязательно указывается местонахождение объекта, при описании типовых проектов их серия, к наименованию добавляется «Типовой».
При оформлении обложек дел не допускается зачеркивания, исправления и сокращения.
Заголовок дела переносится на обложку дела с карточки полностью, без изменений.
После описания и технического оформления единицы хранения карточки шифруются в соответствии со схемой систематизации.
3.6. СОСТАВЛДЕНИЕ АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ
3.6.1. По результатам экспертизы ценности, помимо описи дел, составляется соответствующий акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Данный акт составляется на основе типового и ведомственных перечней с указанием сроков хранения.
Структурно акт о выделении к уничтожению документов проектной документации (приложение 4-для научно-исследовательской, конструкторской и технологической документации, приложение 5-для проектной документации) состоит из названия и ведомственной подчиненности организации на момент составления акта: грифов утверждения, согласования и одобрения со всеми необходимыми реквизитами, названия акта, основания для выделения к уничтожению проектной документации, перечисления членов комиссии ЭК организации, ссылки на Перечень документов с указанием сроков хранения, основной части акта. Основная часть акта о выделении к уничтожению научно-исследовательской, конструкторской и технологической документации включает в себя следующие элементы:
-порядковый номер документа (дела);
-обозначение объекта (разработки, проекта);
-наименование документа (дела);
-название организации - разработчика;
-дату документов (дела);
-количество листов (дел);
-номера статей по Перечню со сроками их хранения;