-примечание.
Основная часть акта о выделении к уничтожению проектной документации включает в себя следующие элементы:
-порядковый номер дел;
-заголовок дела или групповой заголовок дел;
-дата дела или крайние даты дел;
-индекс дела по номенклатуре или № дела по описи;
-количество дел;
-сроки хранения дела и номера статей по Перечни;
-примечание.
В акте на уничтожение под одним порядковым номером может значиться группа документов, относящаяся к проекту или его части, сборной единице, с указанием общего количества единиц хранения.
Однотипные документы, относящиеся к разным проектам, формируются в отдельные группы по видам и могут вноситься в акт под одним порядковым номером.
Научная документация вносится в акт под отдельным порядковым номером.
Акт о выделении к уничтожению НТД, не подлежащей хранению, утверждается руководителем организации, согласуется с ЭПК Управления архивов и документации ВКО и одобряется ЭК организации.
Не допускается представление на ЭПК актов о выделении НТД за определенный период к уничтожению, если описи документов этого периода не утверждены.
Акт о выделении к уничтожению НТД, не подлежащей хранению составляется в двух экземплярах, один экземпляр согласованного акта передается в организацию, второй экземпляр после утверждения его в организации остается в архиве.
3.7. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО РЕЗУЛЬТАТАМ НТО
3.7.1. По завершении НТО проектной документации сотрудник, проводивший обработку дел составляет акт приема - передачи обработанных дел к составленным описям в ведомственный архив; справку о неполноте документов. 3.7.2. Акт приема-передачи дел по завершению НТО документов (приложение 6) составляется после утверждения и согласования разработанных описей.
Акт утверждается руководителем организации, в акте обязательно должны расписаться члены ЭК организации, сотрудник, проводивший НТО и заведующий ведомственным архивом.
Акт приема-передачи дел по завершению НТО документов составляется в 2-х экземплярах, один экземпляр передается в организацию, второй откладывается в делопроизводстве отдела комплектования и ведомственных архивов.
3.7.3. Справка о неполноте документов, представленных к НТО (приложение 7) составляется лишь в том случае, если до конца обработки организация не сумела разыскать документы постоянного хранения.
Справка, о неполноте подписывается руководителем организации и составителем описей, составляется в 2-х экземплярах. Первый экземпляр передается в организацию. Второй откладывается в делопроизводстве отдела комплектования и контроля за ведомственными архивами.
Глава 4. СОСТАВЛЕНИЕ НСА
4.1. ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ НТД
4.1.1. Научно-техническая документация, отобранная на госхранение и сформированная в дела, включается в опись дел постоянного хранения. Опись является одним из важных документов, отражающих результаты научно-технической обработки. Опись представляет собой архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.
Описи составляются отдельно на каждую группу НТД и имеют помимо порядкового номера самостоятельную групповую индексацию: научно-исследовательская документация- № 1, конструкторская документация- № 2, технологическая документация- № 3, проектная документация- № 4.
Групповой индекс записывается после порядкового номера описи через тире.
4.1.2. Составитель описи обязательно должен до заседания ЭПК управления архивов и документации ВКО согласовать и уточнить номер описи с главным хранителем фондов архива.
Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию дел, нумерация дел каждого последующего раздела описи продолжает нумерацию предыдущего раздела.
На объединенный архивный фонд может быть составлена одна опись или несколько (на каждый, входящий в состав объединенного, архивный фонд).
На архивную коллекцию составляется одна опись.
4.1.3. К описи на научно-техническую документацию составляется:
-титульный лист;
-перечень переименований;
-оглавление;
-список сокращенных слов;
-предисловие;
-основная часть описи;
-указатель;
-лист-заверителъ описи.
4.1.4. Описи составляются в четырех экземплярах и представляются на рассмотрение ЭПК управления архивов и документации ВКО. Один экземпляр утвержденной описи возвращается в организацию, три экземпляра остаются в архиве.
4.2. ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ
4.2.1. На титульном листе (приложение 8-для научно-исследовательской, конструкторской и технологической документации, приложение 9-для проектной документации) указываются:
-полное название государственного архива;
-название вышестоящей организации (полное и сокращенное), в подчинении которых находится организация-фондообразователь;
-название фонда, которое состоит из полного и (в скобках) официально принятого сокращенного названия организации-фондообразователя (приводится по последней дате документов, внесенных в опись);
-номер фонда и номер описи, которые присваиваются в государственном архиве при передаче документов на государственное хранение;
-название описи, которое представляет собой обозначение группы документов;
-крайние даты документов, внесенных в опись. Если в опись внесены документы за несколько лет с перерывами, то на заглавном листе указываются только те годы, за которые имеются документы.
4.3. ПЕРЕЧЕНЬ ИЗМЕНЕНИЙ НАЗВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ
4.3.1. За титульным листом помещается перечень изменений названия организации (для проектной документации-приложение 10, для остальных видов научно-технической документации-форма титульного листа для описей дел постоянного хранения) и ее подчиненности и сокращенным названием (последнее записывается в круглых скобках), в котором указываются все переименования фонда, относящиеся к периоду времени, документы за который включены в опись. Все переименования следуют друг за другом в хронологической последовательности с указанием крайних дат, в пределах которых фондообразователь функционировал под данным названием, с указанием города или иного населенного пункта, в котором располагался фондообразователь. Титульный лист и перечень переименований не нумеруются.
4.4. ОГЛАВЛЕНИЕ
4.4.1. В оглавлении со ссылкой на соответствующие листы описи перечисляются ее составные части:
-список сокращенных слов;
-предисловие;
-названия всех разделов, подразделов и более мелких групп документов, включенных в опись;
-указатели.
В оглавлении должна быть отражена схема систематизации фонда, закрепленная описью единиц хранения. Оглавление помещается за перечнем переименований и нумеруется отдельно от листов описи. К малообъемным описям (до 100 единиц хранения) оглавление не составляется.
4.5. СПИСОК СОКРАЩЕННЫХ СЛОВ
4.5.1. В список сокращенных слов в алфавитном порядке вносятся все сокращения, используемые в предисловии, описательных статьях, указателях. Через тире дается их расшифровка. В список сокращенных слов не вносятся общепринятые, не требующие специальной расшифровки сокращения.
4.6. ПРЕДИСЛОВИЕ
4.6.1. К описи составляется предисловие, которое состоит из двух частей. В исторической части в сжатом виде даются сведения об истории организации, основных направлениях деятельности, задачах и функциях, которые предопределяют создание организацией научно-технической документации. История организации и фонда излагается на основе исторической справки.
4.6.2. В предисловии должен присутствовать ссылочный аппарат на сведения об изменениях в структуре организации, его ведомственном подчинении, в названии и форме собственности. Ссылки делаются на конкретный документ. При ссылке на документ необходимо в первый раз указать сокращенное название госархива, где данный документ находится или будет передан на госхранение, далее следует указать номер фонда, номер описи, номер дела и номер листа или листов дела. В том случае, если в последующей ссылке повторяются вышеперечисленные поисковые данные, то допускается их замена словом «там же». Ссылки допускается делать постраничные или сквозные.
В первом случае на каждом листе нумерация ссылок начинается с первого номера. При сквозных ссылках в основном тексте предисловия идет валовая нумерация ссылок, затем непосредственно после текста предисловия на отдельный лист столбиком выносятся ссылочные данные под общим названием «Примечание».
4.6.3. Более подробно освещается археографическая часть, в котором излагается история проектирования объектов строительства, изделий промышленного производства, разработки научной проблемы, указываются автор, даты начала и завершения строительства, запуска изделий в производство, принципиальная новизна, излагаются история фонда, состав и содержание документов фонда, особенности обработки и описания документов, приводятся сведения о построении описи, о видах НСА к описи и порядке пользования им. В предисловии дается список организаций-соразработчиков. Объем предисловия зависит от сложности истории организации-фондообразователя и фонда, а также от количественного состава его документов. К малообъемным (до 100 единиц хранения) дополнительным описям предисловие не составляется. Сведения о составе и содержании документов даются в обобщенном виде, характеризуются наиболее типичные по разновидностям документов и их содержанию группы документов.
4.6.4. Предисловие помещается в начале описи, после перечня переименований, оглавления и списка сокращенных слов, подписывается составителем; указывается дата его составления. При выявлении дополнительных данных по истории организации-фондообразователя или фонда в предисловие вносятся исправления или оно пересоставляется.