4.7. ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ ОПИСИ
4.7.1. Форма основной части описи дел постоянного хранения научно-исследовательской, конструкторской и технологической документации состоит из 7 граф (приложение 11). Единицы хранения вносятся в опись в соответствии с их систематизацией за номером, который состоит из номера единицы хранения и (через тире) номера комплекса (графа 1). В графе 2 проставляется шифр (производственный индекс) объекта (изделия), темы НИР. Заголовок единицы хранения переносится в графу 3 с карточки без всяких изменений и сокращений. Для темы НИР перед заголовком проставляются в виде дроби номер госрегистрации (в числителе) и инвентарный номер НЦНТИ РК (в знаменателе). Если организация-сдатчик является разработчиком документов, то графа 4 не заполняется, о чем упоминается в предисловии, а для НД в этой графе указывается автор. В графе 5 указываются крайние даты документов, в графе 6 - общее количество листов в единице хранения независимо от разновидности документов (текст, графика, фото) и (через +) количество листов внутренней описи единицы хранения). Графа 7 предназначена для примечаний.
4.7.2. Форма основной части описи дел постоянного хранения проектной документации (приложение 12) включает в себя название организации и его ведомственное подчинение на момент составления описи. Кроме того, здесь фиксируются грифы согласования и утверждения со всеми необходимыми реквизитами, номер фонда, номер и название описи с указанием группы проектной документации.
4.7.3. Разделами и подразделами описи являются установленные схемой систематизации деления.
Принципы построения описей на проектную документацию по жилищно-гражданскому строительству каждого учреждения имеют свои особенности. Если опись состоит из нескольких проектов, то разделами описи будут наименования проектов, а подразделами - стадии проектирования; если опись составляется на документы только одного проекта, то разделами описи будут стадии проектирования, подразделами - части (марки).
Наименования разделов и подразделов описи рекомендуется писать более крупными буквами, выделять подчеркиванием и т.п.
4.7.4. Основная часть описи включает в себя следующие элементы:
1) порядковый номер документа;
2) обозначение объекта (номер заказа);
3) заголовок дела;
4) автор: организация-разработчик;
5) крайние даты документов;
6) количество листов;
7) примечания.
4.7.5. Как уже отмечалось выше, заголовок единицы хранения переносится в графу 3 с карточки без всяких изменений и сокращений. Если это текстовой документ, то выносится его название и вид основы - «текст». Если дело состоит из графической документации, то выносится марка, вид основы, при необходимости номер тома, присвоенный в госархиве. Если это типовой примененный проект, то вначале выносится номер серии типового проекта, а затем его заголовок.
В графе 4 дается общепринятое сокращенное название организации-разработчика данной документации, а также организаций-соразработчиков, субподрядчиков, документация которых отложилась в организации-сдатчике.
В графе 5 указываются крайние даты документов. В графе 6 - количество листов текста, а в графе 7 - количество чертежей, вошедших в дело.
Если в деле имеются фотодокументы, то их количество выносится в графу 8.
Если текстовой документ одновременно содержит текст, графику и фото, то эти данные, соответственно, вносятся в графы 6, 7, 8.
В графе 9 даются все необходимые дополнительные сведения о документах, вошедших в дело: техническое состояние дела, инвентарные номера дел, негативов, фото, включенных в дело, номера томов, книг, присвоенных организацией-разработчиком и т.д.
4.8. УКАЗАТЕЛИ
4.8.1. Для облегчения пользования описями к ним рекомендуется составлять указатели в зависимости от состава и содержания документов. К описи могут быть составлены один или несколько указателей: предметный (общий и специальный), именной, географический, хронологический и др. Рубрики указателя состоят из предметных понятий и поисковых данных. Понятия, включенные в указатель, должны быть одного информационного уровня. Указатели помещаются в конце описи. Указатели большого объема переплетаются отдельно от описи, к тому указателей составляются титульный лист и оглавление. Для проектной документации составляется оглавление указатель (приложение 13).
4.9. ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ
4.9.1. Лист- заверитель помещается за последней статьей описи. В нем цифрами и (в скобках) прописью указывается количество единиц хранения, внесенных в опись, оговариваются литерные и пропущенные номера единиц хранения. Итоговая запись подписывается составителем с указанием его должности, даты составления и заведующим ведомственным архивом. Запрещается помещать итоговую запись на отдельном листе. Опись одобряется протоколом ЭК организации.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях. М., 1991 г.
2. Методические рекомендации по отбору, экспертизе ценности, научно-технической обработке и составлению НСА к проектной документации, Алматы, 1998 г.
3. Инструкция о порядке и сроках временного хранения документов Национального Архивного фонда РК в ведомственных архивах государтвенных юридических лиц, Алматы, 2001 г.
4. Перечень научно-исследовательской документации с указанием сроков хранения, Алматы, 2000 г.
5. Перечень конструкторской документации на изделия и оборудование индивидуального, серийного и массового производства с указанием сроков хранения, Алматы, 2001 г.
6. Перечень технологической документации с указанием сроков хранения, Алматы, 2001 г.
7. Перечень проектной документации, подлежащей приему в государственные архивы РК, Алматы, 2001 г.
ОГЛАВЛЕНИЕ
Список сокращенных слов 2
Введение 3
Глава 1 - Состав и виды научно-технической документации 3
Глава 2 - Экспертиза ценности научно-технической документации 14
Глава 3 - Научно-техническая обработка научно-технической документации 27
Глава 4 - Составление НСА 38
Приложение 43
Список используемой литературы 58
[1] Настоящие Методические рекомендации регламентируют работу с научно-исследовательской, конструкторской, технологической и проектной документацией.