2.1.3. Экспертизе ценности подвергается НТД, созданная организацией с момента ее образования, а также документация организаций-предшественников, хранящаяся в данной организации. В зависимости от объема НТД организации экспертизе ценности может подвергаться вся документация или часть ее, начиная от более ранних разработок к более поздним.
2.1.4. При определении научной и практической ценности НТД необходимо пользоваться указаниями и инструкциями Комитета по управлению архивами и документацией, государственными стандартами, инструкциями и методическими рекомендациями Центрального государственного архива научно-технической документации РК, перечнями научно-технической документации с указанием сроков хранения и подлежащей приему в государственные архивы РК. В настоящее время при отборе НТД на государственное хранение применяются: «Перечень научно-исследовательской документации с указанием сроков хранения» (Алматы, 2000 г.), «Перечень конструкторской документации на изделия и оборудование индивидуального, серийного и массового производства с указанием сроков хранения» (Алматы, 2001 г.), «Перечень технологической документации с указанием сроков хранения» (Алматы, 2001 г.), «Перечень проектной документации, подлежащей приему в государственные архивы Республики Казахстан» (Алматы, 2001 г.), «Перечень патентной документации с указанием сроков хранения» (Алматы, 2000 г.).
2.1.5. Научно-историческая и практическая ценность научно-технической документации устанавливается путем просмотра и изучения непосредственно самих документов, а также изучения исторических справок, организационно-распорядительной и отчетной документации, справочно-поискового аппарата (инвентарных книг, описей дел постоянного хранения, каталогов), бюллетеней и обзоров состава научно-технической документации, научно-технических энциклопедий, справочников, архивоведческой и специальной литературы, юбилейных изданий и других источников.
Запрещается проводить оценку документации только по названиям проектов, конструкторских и научных разработок.
2.1.6. Если в процессе проведения экспертизы ценности научно-технической документации обнаружится неполнота состава документации по проектам или научным разработкам, должны быть приняты меры к розыску недостающих документов.
В случае отсутствия документов руководство организации должно дать аргументированное объяснение причин неполноты состава проектно-конструкторской, научном и другой документации в объяснительной записке.
2.1.7. Экспертиза ценности НТД в организации осуществляется в два этапа. Первый этап - выбор проблем, проектов изделий промышленного производства и технологии их изготовления, объектов планировки и капитального строительства, НТД по которым подлежит передаче на государственное хранение, и составление перечня проектов, проблем; второй этап — экспертиза ценности комплекса НТД по отобранным проектам и проблемам и определение состава НТД, подлежащей приему на государственное храпение.
2.1.8. Перечень проектов, проблем включает в себя отобранные разработки в соответствии с системой: критериев экспертизы ценности НТД, составляется по хронологическому или тематическому признаку. Перечень проектов, проблем представляется на утверждение ЭПК Управления архивов и документации в двух экземплярах вместе с протоколом заседания ЭК организации.
2.1.9. Экспертиза ценности комплекса НТД по отобранным проектам, проблемам проводится членами ЭК под непосредственным контролем государственного архива.
2.1.10. Методологическими принципами экспертизы ценности и отбора НТД на государственное хранение являются историзм, всесторонняя и комплексная оценка документов.
2.1.11. На каждом этапе экспертизы ценности НТД применяется в комплексе система общих и специфических критериев.
2.1.12. К общим критериям, применяемым в процессе экспертизы ценности НТД, относятся критерии: происхождения (роль и место организации в системе организаций в стране или в конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций; время и место создания, авторство документов); содержания (значимость проблемы или объекта, отраженного в документах, значение содержащейся в документе информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа); внешних особенностей (юридическая достоверность документа - наличие подписей, дат, печатей; наличие резолюций, помет; особенности передачи текста, подлинность, особенности материальной основы документа; особенности физического состояния, полнота, сохранность документа).
2.1.13. Специфическими критериями для первого этапа экспертизы по всем научным исследованиям и разработкам являются: принципиальная новизна, уникальность, оригинальность решения проблемы, конструкции, технологии, проекта; степень отражения уровня науки и техники, производства в определенный период развития общества; значимость проблемы, проекта, модели, конструкции, технологии на момент внедрения для развития конкретных отраслей и народного хозяйства в целом; экономическая эффективность внедрения результатов исследования или технической идеи; социальная эффективность исследования или разработки.
2.1.14. На основании критерия принципиальной новизны на государственное хранение передается НТД по исследованиям и разработкам, характеризующимся: новизной решения проблемы, конструкции изделия промышленного производства, его технологии, проектного решения объекта капитального строительства в целом; новизной решения наиболее принципиальных вопросов НИР, конструктивных решений и технологий производства промышленной продукции, архитектурных и проектно-планировочных решений объектов капитального строительства; новизной решения частных вопросов НИР, ОКР, технологии производства и проектирования объектов строительства.
Передаче на государственное хранение в обязательном порядке подлежат документы исследований и разработок, отвечающие критериям уникальности и оригинальности.
2.1.15. В соответствии с критерием степени отражения уровня науки и техники отбору для передачи на государственное хранение подлежит НТД по исследованиям и разработкам, которые превосходят мировой уровень, осуществлены впервые в мире, в стране.
2.1.16. В соответствии с критерием значимости проблем, проектов для развития конкретных отраслей и народного хозяйства в целом на государственное хранение отбирается НТД по исследованиям и разработкам, которые ведутся или велись по актуальным и перспективным направлениям развития науки, техники и производства в определенный период жизни общества, находят или нашли широкое применение в конкретной отрасли, в смежных отраслях, в регионе, в народном хозяйстве РК.
2.1.17. В государственные архивы передается НТД по исследованиям и разработкам, приносящим значительную экономическую пользу на момент внедрения их результатов, до замены новыми решениями, а также по исследованиям и разработкам, имеющим патентно-лицензионную ценность.
2.1.18. Передаче в государственные архивы подлежит также НТД по изделиям и объектам, служащим наиболее полному удовлетворению потребностей общества в товарах народного потребления, улучшению жилищно-бытовых условий и охраны окружающей среды, соответствующим критериям качества (надежности), эстетичности, комфортабельности, способности изделий и сооружений к длительному использованию (эксплуатации).
2.1.19. При наличии документов по исследованиям и разработкам, которые удостоены международных, государственных или именных премий; демонстрировались на международных или республиканских выставках, награждены медалями и дипломами выставок; обладают высокими качественными показателями, они также отбираются на государственное хранение.
2.1.20. Специфическими критериями для второго этапа экспертизы являются: соответствие НТД этапности научных исследований (стадийности технических разработок), степень отражения реально существующих явлений или объектов в определенных видах и разновидностях научно-технических документов, образующихся на соответствующих этапах исследования и стадиях разработок.
Состав НТД по конкретным исследованиям и разработкам, отбираемой на государственное хранение в соответствии с данными критериями, определяется на основе перечней документов со сроками хранения и перечней НТД, подлежащей приему в государственные архивы РК, разработанных Центральным государственным архивом научно-технической документации в 2000-2001 годах.
В качестве первоочередных объектов отбора на государственное хранение рассматриваются обязательные виды научно-исследовательских, конструкторских, технологических и проектных документом в области капитального строительства.
2.1.21. НТД по международным программам и объектам научно-технического (технического) сотрудничества передастся па государственное хранение в максимально сохранившемся объеме, независимо от вида носителя информации.
2.1.22. НТД передается на государственное хранение и подлинниках. В случае утраты подлинника, наличия неустранимых повреждений подлинника и т. п. возможна передача НТД в виде дубликатов или копий, оформленных соответствующим образом.
На государственное хранение отбираются все виды НТД, если на них имеются автографы выдающихся деятелей науки и техники.
2.2. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
2.2.1. Отобранные экспертной комиссией проблемы, имеющие научно-историческое значение, включаются в Перечень проектов, проблем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение (Приложение 1). Перечень составляется по хронологическому или тематическому принципу.