Государственный архив Восточно-Казахстанской области
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
по отбору, экспертизе ценности, научно-технической обработке
и составлению НСА к научно-технической документации
Исполнитель старший архивист среднего
уровня квалификации
высшей категории О.П.Сорокина
ОДОБРЕНО
Протокол ЭПК Управления
архивов и документации
Восточно-Казахстанской области
от__________2009 г. №____
г.Усть-Каменогорск
2009 г.
СПИСОК СОКРАЩЕННЫХ СЛОВ
ЕСКД - единая система конструкторской документации
ЕСТД - единая система технологической документации
ЕСТПП - единая система технологической подготовки производства
КД - конструкторская документация
НАФ РК - Национальный архивный фонд РК
НИР - научно - исследовательская работа
НСА - научно - справочный аппарат
НТД - научно - техническая документация
НТО - научно - техническая обработка
НЦНТИ РК – Национальный центр научно-технической информации Республики Казахстан
ОКР - опытно-конструкторские работы
ОТР - опытно-технологические работы
П - проект
ПД - проектная документация
ПЗ - проектное задание
РП - рабочий проект
РЧ - рабочие чертежи
САПР - система автоматизированного проектирования
СЦБ - сигнализация, централизация, блокировка
СНТД – служба научно-технической документации
ТД – технологическая документация
ТЗ – техническое задание
ТП - технический проект
ТПП – технологическая подготовка производства
ТРП - техно-рабочий проект
ТЭО - технико - экономические обоснования
ЦГА НТД РК - Центральный государственный архив научно-технической документации Республики Казахстан
ЭК - экспертная комиссия
ЭПК - экспертно - проверочная комиссия
ЭПР - экспериментально-проектные работы
ВВЕДЕНИЕ
Настоящие методические рекомендации посвящены вопросам отбора, экспертизы ценности, научно - технической обработки и составлению научно-справочного аппарата научно-технической документации (НТД). В методических рекомендациях дается характеристика НТД как объекта экспертизы, определения её как документальной системы, виды и разновидности, состав и содержание.
Основной задачей данных рекомендаций является обобщение научно-методической и практической базы по проведению научно-технической обработки, формированию дел, составлению научно-справочного аппарата.
Научно-техническая документация, имеющая особое историческое, научное, социальное, экономическое или культурное значение, составляет часть Национального архивного фонда Республики Казахстан (НАФ РК).
Постоянное государственное хранение НТД осуществляют государственные архивы, которые комплектуются научно-технической документацией, образующейся в процессе деятельности научно-исследовательских, проектных, конструкторских, технологических организаций государственной и негосударственной форм собственности.
Согласно «Инструкции о порядке и сроках временного хранения документов Национального архивного фонда Республики Казахстан в ведомственных архивах государственных юридических лиц», утвержденной приказом Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия РК от 26 декабря 2000 г. № 83, документы НАФ РК, временно находящиеся на ведомственном хранении, передаются на постоянное государственное хранение по истечении предельных сроков их хранения в ведомственных архивах. Для научно-исследовательской, технологической и патентно-лицензионной документации - 10 лет, опытно-конструкторской документации -15 лет, проектной документации – 20 лет, картографической документации – 25 лет, геодезической документации – 25 лет.
Документы передаются на государственное хранение в государственные архивы в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом (НСА), в том числе на особо ценные документы.
Методические рекомендации предназначены для работников государственного архива, занимающихся экспертизой ценности научно-технической документации и отбором ее на государственное хранение.
Методические рекомендации могут быть использованы в практике ведомственных архивно-технических служб и в учебных целях.
Глава 1. СОСТАВ И ВИДЫ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
1.1. СОСТАВ НТД
1.1.1. В состав научно-технической документации входят: научно-исследовательская (научная), конструкторская, технологическая, проектная документация, кинофотофонодокументы, документы на машинных носителях, фиксирующие процесс научно-исследовательской работы (НИР), конструирования изделий, проектирования объектов капитального строительства; документы по изобретениям и открытиям, а также геологогеодезические, метеорологические и другие документы.[1]
1.1.2. Научно-технические документы в зависимости от способа их выполнения и характера использования подразделяются на оригиналы, подлинники, дубликаты, копии и эскизы.
Оригиналы — документы, выполненные на любом материале и предназначенные для изготовления по ним подлинников.
Подлинники — документы, оформленные подлинными установленными подписями и выполненные на любом материале, позволяющем многократное воспроизведение с них копий. Допускается в качестве подлинника использовать оригинал, микрофильм-подлинник, машинограмму, репрографическую копию или экземпляр документа, изданного типографским способом, завизированные подлинными подписями лиц, разработавших данный документ и ответственных за нормоконтроль.
Дубликаты — копии подлинников, обеспечивающие идентичность воспроизведения подлинника, выполненные па любом материале, позволяющем снятие с них копий.
Дубликатами являются:
-фотодубликаты на фотокальке, фототехнической пленке в позитивном изображении и в масштабе подлинника
-диазодубликаты, изготовленные на диазокальке в позитивном изображении в масштабе подлинника;
-микрофильмы, изготовленные на фотопленке (с негорючей основой)
в негативном или позитивном уменьшенном и: изображении, документы на машинных носителях с пометкой ДМ-дубликат.
Копии — документы, выполненные способом, обеспечивающим их идентичность с подлинником (дубликатом) и предназначенные для непосредственного использования в процессе разработки, производства, эксплуатации и ремонта изделий. К копиям относятся светокопии, фотокопии, микрокопии, микрофотокопии, микрофильмы-копии, полученные с микрофилъма-дубликата, с ДМ-копии).
Эскизы — документы, предназначенные для разового использования в производстве. Выполняются на любом материале. Эскизы могут быть оригиналами, подлинниками, дубликатами, копиями.
1.2. ВИДЫ НТД
Научно-исследовательская документация
1.2.1. Научно-исследовательская документация образуется в деятельности как научно-исследовательских организаций, осуществляющих теоретические разработки, так и отраслевых научно-исследовательских, конструкторских, технологических, проектных институтов, ВУЗов, а также конструкторских бюро и специальных конструкторских бюро предприятий, ведущих комплексные теоретические и прикладные исследования в процессе своей научной и практической деятельности. Создаваемая при этом научно-исследовательская документация является одним из наиболее ценных видов документации, так как содержит основную часть аналитической информации о комплексных исследованиях. Создание научно-исследовательской документации имеет свои особенности, Они обусловлены организационными формами проведения научно-исследовательской работы и спецификой функционирования научно-исследовательской документации.
1.2.2.Научно-исследовательская документация по характеру информации составляет:
-первичная научно-исследовательская документация, отражающая процесс накопления данных;
-промежуточная научно-исследовательская документация, содержащая различного рода обобщения, предварительные выводы, частные решения;
-итоговая, заключительная научно-исследовательская документация,
фиксирующая главные итоги, результаты работы.
Основными видами научно-исследовательских документов являются:
-итоговые, этапные и промежуточные отчеты по научно-исследовательским (НИР), опытно-конструкторским (ОКР) и опытно-технологическим работам (ОТР);
-технические отчеты о НИР, ОКР, ОТР, ЭПР с приложениями;
-заключения, отзывы и рецензии о НИР, ОКР, ОТР и ЭПР;
-аннотации на научно-исследовательские работы;
-паспорта, регламенты на научно-исследовательские работы;
-монографии, диссертации и отзывы на них;
-рукописи неопубликованных научных работ;
-рекомендации (методические рекомендации) с теоретическим обоснованием конструкций изделий и объектов капитального строительства, а также технологий изготовления изделий или сооружения объектов;
-технические задания на НИР;
-программы научно-исследовательских работ; -отчеты, доклады о работе научных экспедиций;
-отчеты, доклады о научных и технических командировках специалистов;
-технико-экономические обоснования, обзоры, доклады, записки;
-первичная документация, образовавшаяся в процессе НИР, ОКР, ОТР (журналы записей экспериментов, результаты анализов, дневники, кинофотофонодокументы, рентгенограммы, документы на машинных носителях, связанные с процессом исследования).
1.2.3. Отчет о научно-исследовательской работе является основным документом, в котором излагаются исчерпывающие систематизированные сведения о выполненной работе. Структура и правила оформления отчетов о научно-исследовательских работах установлены ГОСТ 7.32-2001 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления (Межгосударственный Совет по стандартизации, метрологии и сертификации, г. Минск).