Обязательным условием для включения того или иного органа в справочники являлось наличие у каждого из них статуса государственного органа.
Информация о консультативно-совещательных органах при Президенте РК, при Правительстве РК, при министерствах, государственных комитетах в справочники не вошла.
В качестве основных источников при подготовке справочников послужили «Ведомости Парламента РК (Верховного Совета РК)», «Собрание актов Президента и Правительства РК» (САПП РК), а так же газеты – «Казахстанская правда», «Егемен Қазақстан», «Юридическая газета». В отдельных случаях составители обращались к архивным источникам.
Все сведения по государственным органам РК представлены в справочниках в виде кратких тематических справок, в которых отражены следующие сведения: полное и сокращенное (официально принятое) наименование государственного органа; крайние даты его функционирования; дата создания государственного органа; его подчинённость; дата утверждения положения о государственном органе (или его центрального аппарата) и её изменения; сведения о наличии сети местных органов; сведения о преобразовании (реорганизации, переименовании) или ликвидации государственного органа. Каждая позиция подкрепляется информацией о виде документа, его авторе, полной дате (число, месяц и год издания нормативного акта) точным и полным названием документа и его порядковым номером. Кроме того, здесь же приводятся его поисковые данные.
Органы государственного управления, упомянутые в тематической справке другого государственного органа, но в свою очередь имеющие самостоятельную тематическую справку, выделены жирным курсивом.
Справки о государственных органах систематизированы в соответствии с конституционным принципом разделения властей на законодательную, исполнительную и судебную ветви. Ведущим признаком систематизации справок является отраслевой, вспомогательными – конкретный вид и хронология деятельности. НСА справочников: предисловие, от составителей, список сокращений, алфавитный перечень опубликованных справок, таблица структуры государственной власти РК в 1-м выпуске дается по состоянию на 1 июня 2004 г.
1-й выпуск представлен двумя томами, 2-й – одним томом, оба издания подготовлены на казахском и русском языках.
1.3. Справочные издания о составе и содержании документов
Справочно-информационные издания обязательный продукт деятельности архивистов. Подготовлен справочник «Архив Президента Республики Казахстан. Путеводитель» [32]. Он состоит из 8 разделов: фонд «Президент Казахской Советской Социалистической Республики», фонды учреждений и организаций Республики Казахстан, фонды Коммунистической партии Казахстана, фонды Ленинского Коммунистического Союза молодёжи Казахстана, прочие фонды, неаннотируемые фонды, коллекции, библиотечные фонды. Справочник отражает состояние фондов на 1 января 2000 г. Путеводитель снабжен списком сокращений, указателями (предметно-тематическим, именным, географическим), библиографией документальных изданий Архива за 1986–2000 гг., исторической справкой «Организация АФ КПСС в Казахстане и основные направления в работе с его документами».
В 1998 г. в структуре АП РК создан отдел личных фондов. После нескольких лет его работы возникла необходимость подготовки издания «Справочник по фондам личного происхождения» [33]. Справочник подготовлен на казахском и русском языках, справки фондов расположены в алфавитном порядке и сопровождаются фотографиями как портретными, так, в некоторых случаях, групповыми. НСА справочника: предисловие, именной указатель, список сокращённых слов. В издании представлено 18 фондов. Содержание ещё 14 фондов раскрывает вып.2 данного справочника, подготовленного на русском языке. НСА его содержит те же элементы.
Дополняет эти издания тематический указатель «Национальная политика и межнациональные отношения» за 1956–1991 гг. Он представляет разделы каталога по указанной теме в книжном формате [37].
2. Организация деятельности по подготовке археографической продукции и справочно-информационных изданий
Публикационная деятельность архивов рассматривается как совокупность работ, начинающаяся с выбора темы и кончающаяся пиаром готовой полиграфической продукции.
Так как публикационная деятельность не мыслима без исследовательской, побочным результатом её является научная продукция, оформленная в виде статей и выступлений на конференциях.
Темы и виды изданий документальных сборников определяются целым рядом обстоятельств, ведущими из которых следует признать профиль архива (для АП РК – политическая история новейшего времени) и политико-идеологические факторы. Успешная публикационная деятельность архива возможна лишь при тщательно продуманной стратегии партнёрства, необходимость которого связана с определённой ограниченностью информационных ресурсов АП РК и необходимостью финансовой поддержки. Партнёрство позволяет, во-первых, расширить круг публикуемых источников, во-вторых, маневрировать в поиске источников финансирования, т. к. статус государственного органа не позволяет АП РК в решении этого вопроса пользоваться государственной поддержкой непосредственно.
Постоянное сотрудничество осуществляется с Институтом истории и этнологии им. Ч Валиханова, архивными органами и архивами (государственными и отраслевыми) РК, Ассамблеей народа Казахстана и культурными центрами, Казахстанским историко-просветительским обществом «Адилет». Эпизодическими партнёрами Архива являлись Генеральная дирекция архивов Республики Польша (г. Варшава), государственные архивы Российской Федерации и некоторых стран СНГ, посольства в РК Армении, Украины, Польши, Международный союз немецкой культуры (г. Москва), Международный корпус экспертов (США), Международный правозащитный центр (г.Алматы), ТОО «Глобус» и некоторые другие юридические и физические лица.
Партнёры Архива, как правило, обеспечивают финансовую сторону издания. К сожалению, имели место случаи их необязательности. Так, в ЦГА РК в 1999–2000 гг. были переданы для публикации в сборниках, готовящихся ЦГА РК, документы о Д. Джабаеве, А. Розыбакиеве, К. Сатпаеве. Однако сборники так и не были изданы.
В 2005 г. Архив начал издавать сборники средствами малой полиграфии. Как правило, они мало объемные по содержанию [16, 23, 24, 29, 30].
Для решения вопроса об актуальности и качестве издательской продукции АП РК создан Научный совет, в состав которого входят как сотрудники АП РК, так и их партнёры по этому виду деятельности. Состав Научного совета периодически обновляется. При определении численности его членов учитывается фактор необходимости оперативной организации работы: предлагаемые для обсуждения труды, как правило, объемны по содержанию, а время для подготовки заседания ограничено.
Научный совет утверждает план издательской деятельности АП РК. Но в связи с тем, что его издательская деятельность государством непосредственно не финансируется, план является «подвижным». Его следует рассматривать скорее как примерную программу.
На Научном совете обсуждаются также планы-проспекты сборников, предшествующие работе над собственно документальным изданием. Однако эта практика пока не имеет широкого распространения. Как правило, в процессе выявления документов открываются новые сюжеты, предусмотреть которые в планах проспектах без детального изучения источниковой базы составители не могут. Так, трижды обсуждался и корректировался план-проспект сборника по Великой Отечественной войне. Конечный вариант рукописи не повторил ни один из представленных планов. Это связано с временным и финансовым факторами.
Справочно-информационные издания обсуждаются на заседаниях Экспертно-проверочной и методической комиссии АП РК. Они также отражены в плане издательской деятельности Архива. Работе над ними предшествует составление методического пособия. Их рукописи обсуждаются или на Научном совете, например, рукописи биографических справочников о наркомах и по истории госучреждений, или на ЭПМК, например, путеводитель и справочники по личным фондам.
После обсуждения рукописей сборников составители вносятся в них замечания и дополнения, а затем они передаются в издательство или непосредственно в типографию. Практика передачи авторских текстов напрямую в типографию, без предварительной редакторской и корректорской обработки осложняет работу архивистов и отрицательно сказывается на качестве археографической продукции, т. к. в таких случаях архивисты вынуждены сами быть редакторами и корректорами своих изданий.
Архив Президента работает с многими издательствами. За последние пять лет у составительского коллектива Архива не вызвало никаких нареканий, пожалуй, единственное издание «История Казахстана в русских источниках XVI–XX веков. Х том. История Отечества в судьбах его граждан: сборник автобиографий. 1922–1960 гг.» Издательство «Дайк-Пресс» обеспечило объект как редакторами, так и корректорами, как специалистами в области казахского языка, так и русского. Следует отметить, что издание осуществлялось в рамках государственной программы «Культурное наследие», иницированной Президентом Республики Казахстан Н. А. Назарбаевым.