Методические рекомендации
по учету, хранению и выдаче документов государственного образца об уровне образования
Рекомендации разработаны в соответствии с Законом РФ «Об образовании», Положением о порядке хранения, выдачи и учета документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании, утвержденным Приказом Министерства образования Российской Федерации от 02.04.96 № 143 «Об утверждении Положения о порядке хранения, выдачи и учета документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании», зарегистрированным Министерством юстиции Российской Федерации, регистрационный № 1119; с Порядком получения, учета и хранения аттестатов об основном общем и среднем (полном) общем образовании (письмо Министерства образования Российской Федерации от 30.03.2001 г. № 22-06-415); с указаниями к ведению книг учета и записи аттестатов об основном общем образовании, учета и записи выданных аттестатов о среднем (полном) общем образовании, золотых и серебряных медалей; письмом Министерства образования и науки РФ от 21 мая 2007 г. N 03-1102 "О заполнении бланков документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании в 2007 году", приказом департамента образования и науки Костромской области от 16.10.2007 № 1679 «Об утверждении Инструкций о порядке получения, учёта, хранения, выдачи и заполнения документов государственного образца о соответствующем уровне общего образования»; другими нормативными документами Министерства образования и науки России, регулирующими данный вопрос, перечень которых представлен в письме Рособрнадзора от 08.09.2006г. № 01-720/07-01 «О нарушениях прав граждан на образование, допускаемых при оформлении аттестатов об основном и среднем (полном) общем образовании».
В соответствии с п.4 ст.15 Закона об образовании освоение образовательных программ основного общего и среднего (полного) общего образования и всех видов профессионального образования завершается обязательной итоговой аттестацией выпускников.
В соответствии со ст.27 Закона об образовании выпускникам образовательного учреждения, имеющего свидетельство о государственной аккредитации, успешно прошедшим государственную (итоговую) аттестацию, выдается документ государственного образца о соответствующем уровне общего образования:
- выпускникам IX классов – аттестат об основном общем образовании;
- выпускникам XI(XII) классов – аттестат о среднем (полном) общем образовании.
Выпускники образовательного учреждения, не имеющего свидетельства о государственной аккредитации, имеют право на прохождение государственной (итоговой) аттестации в форме экстерната в образовательных учреждениях, имеющих свидетельство о государственной аккредитации.
С момента получения бланков аттестатов и приложений к ним и до выдачи аттестатов выпускникам указанные документы хранятся в сейфе руководителя школы (или его заместителя, ответственного за хранение, учет и регистрацию документов строгой отчетности), который несет персональную ответственность за сохранность этих документов.
Бланки аттестатов, книги выдачи аттестатов, а также все документы (накладные, доверенности и расписки, на основании которых бланки аттестатов получены и выданы) хранятся в установленном порядке, а при смене руководителей передаются новому руководителю по акту, в котором указывается состояние хранения, учета и наличия бланков с указанием их номеров.
Издается приказ по школе о подготовке к выдаче документов государственного образца, в котором утверждаются лица, ответственные за оформление книг выдачи документов об образовании, за оформление аттестатов, на классных руководителей возлагается обязанность составления сводной ведомости годовых и итоговых отметок по учебным предметам.
Порядок заполнения книг выдачи аттестатов.
С целью строгого учета и регистрации бланков документов государственного образца обязательно ведение книг учета выданных документов.
Учет и регистрация аттестатов об основном общем образовании производится школой в книге учета и записи об основном общем образовании, похвальных грамот, а аттестатов о среднем (полном) общем образовании – в книге учета и записи выданных аттестатов о среднем (полном) общем образовании, золотых и серебряных медалей;
В школе ведется две книги учета документов об образовании:
· книга учета и записи выданных аттестатов об основном общем образовании, похвальных листов;
· книга учета и записи выданных аттестатов о среднем (полном) общем образовании, золотых и серебряных медалей; (далее - книги выдачи аттестатов).
Книги выдачи аттестатов включаются в номенклатуру дел школы.
Книги выдачи аттестатов постранично пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью, подписью руководителя МОУ.
Полученные бланки аттестатов и приложений к ним регистрируются соответственно в 1 части (разделе) книг выдачи аттестатов
| Число, месяц, год | ПРИХОД
| ||
| Название бланков аттестатов о среднем (полном) общем образовании | Количество | Серия и номера бланков | |
| Например: | Серия АИ | ||
| 10.06. 2009 г. | Получено аттестатов о среднем (полном) общем образовании б/отл. | 30 шт. | с № 271319 по № 271348 |
| Приложений к аттестатов о среднем (полном) общем образовании | 30 шт. | - | |
| 15.06. 2009 г. | Получено аттестатов о среднем (полном) общем образовании для награжденных серебряной медалью | 1 шт. | АС № 325698 |
| Получено аттестатов о среднем (полном) общем образовании для награжденных золотой медалью | 2 экз. | АО № 356896, АО № 356897 | |
| Приложений к аттестатов о среднем (полном) общем образовании | 3 шт. | - | |
| Выдано выпускникам | 30 экз | с № 271319 по № 271345 АС № 325698, АО № 356896, АО № 356897 | |
| Испорчено | 1 экз | № 271346 | |
| Остаток бланков | 2 экз. | № 271347, № 271348 | |
| ИТОГО: | 33 экз. | ||
| Сданы в МОУО (испорченные, остаток) | 1 экз 2 экз. | № 271346 № 271347, № 271348 | |
| Бланки приняты …. | Подпись (расшифровка) | ||
Заполненные аттестаты регистрируются во 2-й части книг выдачи аттестатов в соответствии со списочным составом выпускников классов. В книге выдачи аттестатов списочный состав выпускников оформляется через сквозную нумерацию.
В соответствующие графы вносится перечень предметов согласно учебному плану и проставляются итоговые отметки по учебным предметам, занесенным в аттестат об основном общем образовании или приложение к аттестату о среднем (полном) общем образовании.
В соответствующие графы проставляются порядковый номер, учетная серия и номер аттестата, вносятся полные сведения об окончивших общеобразовательное учреждение: фамилия, имя, отчество выпускников по классам в алфавитном порядке, дата и место рождения, год поступления в учреждение (устанавливается соответственно записям в алфавитной книге). Фамилия, имя, отчество выпускника записываются в именительном падеже в строгом соответствии с данными паспорта или свидетельства о рождении.
Сдающие экзамены в форме экстерната записываются в эту же книгу с указанием в графе «год поступления в учреждение» «Экстерн».
В соответствующей графе даются сведения о награждении выпускника похвальной грамотой «За особые успехи в изучении отдельных предметов» с обязательным указанием предмета.
В книгах выдачи аттестатов указывается дата решения педагогического совета о выдаче соответствующего аттестата.
В книгах выдачи аттестатов в соответствующих графах
- даются сведения о награждении медалью, пишется: «Награжден золотой (серебряной) медалью»;
- выпускники, награжденные похвальными грамотами «За особые успехи в изучении отдельных предметов», золотыми и серебряными медалями «За особые успехи в учении» расписывается в их получении, и проставляют дату;
- выпускники расписываются в получении аттестата;
В конце списка всех обучающихся, занесенных в книгу, расписывается руководитель школы. Подпись расшифровывается;
Выдача дубликата аттестата записывается в эту же книгу. В графе «Расписка в получении» пишется: «Дубликат взамен утерянного подлинника № _____, выданного __ ______ 199_ года, получил такой-то __ ______ 200_года», а также в строке выдачи подлинника делается отметка о выдаче дубликата;
Записи в книгах выдачи аттестатов ведутся аккуратно, не допускаются помарки, подчистки. Неправильная запись зачеркивается одной чертой, сверху вносится правильная запись и ставится роспись лица, внесшего исправления. Внизу страницы делается сноска ("Исправлено в записи под порядковым N ... в графе (наименование графы) с... на..."), которую подписывает руководитель общеобразовательного учреждения, проставляет дату и скрепляет гербовой печатью.