Команды подменю Файл > Отправить (File > Send To) позволяют переслать слайды PowerPoint в следующие места назначения:
1. Сообщение (на рецензию) (Mail Recipient (for Review)) — вставляет слайд в электронное письмо Outlook;
2. Вложение в сообщение (Mail Recipient (As Attachment)) - присоединяет файл презентации к электронному письму Outlook;
3. По маршруту — отправка нескольким адресатам в определенной порядке;
4. Участнику собрания по сети (Online Meeting Participant) —позволяет демонстрировать презентацию через сеть в реальном времени с помощью системы NetMeeting;
5. Папка Exchange (Exchange Folder) — помещает презентацию в общую папку обмена документами между пользователями;
6. в Microsoft Word — помещает презентацию в документ Word.
Для того чтобы добавить презентацию в файл Microsoft Word, необходимо выполнить следующие действия:
1. Откройте презентацию.
2. Выберите команду Файл > Отправить > Microsoft Word (File > Send To > Microsoft Word).
3. В разделе Разметка страницы в Microsoft Word (Page Layout In Microsoft Word) выберите вариант размещения слайдов и заметок на страницах документа Word.
4. Переключатель Добавить слайды в документ Microsoft Word (Add Slides To Microsoft Word Document) предлагает два режима вставки презентации:
a. Вставить (Paste) —добавляет в документ Word копию презентации, которая хранится в документе;
b. Связать (Paste Link) — связывает документ Word с презентацией. При этом содержание презентации находится в окне Word, но исходная информация остается в файле данных PowerPoint. При таком подходе обновление презентации влечет за собой одновременное обновление документа Word, однако для переноса такого документа, например, на другой компьютер, необходимо копировать не только документ Word, но и саму презентацию, связанную с этим документом.
5. Щелкните на кнопке ОК. В результате автоматически запустится приложение Word, откроется новый документ, в который будет вставлена презентация. Таким образом слайды презентации можно снабдить необходимыми пояснениями и распечатать их на принтере.
Презентация, сохраненная в формате HTML можно опубликовать на web-узле, предоставив к ним доступ через интрасеть или Интернет. Презентацией в виде web-страниц нельзя управлять, пользователь сам перемещается по слайдам. На слайдах можно разместить гиперссылки, аналогичные тем технология размещения которых разбиралась выше. Готовую презентацию можно сохранить как web-страницу.
В меню Файл выберите команду Сохранить как веб-страницу. Для сохранения презентации в формате HTML необходимо:
1. Выбрать команду Файл > Сохранить как web-страницу (File > Save As Web Page). В открывшемся окне диалога выбрать папку для web-страниц, в качестве имени ввести название основного HTML-файла, с помощью которого будет просматриваться презентация.
2. Щелкните на кнопке Опубликовать (Publish).
Примечание. В PowerPoint 97 для этих целей использовался специальный мастер. Если вместо кнопки Опубликовать щелкнуть на кнопке Сохранить, то PowerPoint запишет презентацию в формате HTML, не открывая окна настройки дополнительных параметров. Для этого выберите положение Все перечисленные обозреватели (All Browsers Listed Above) переключателя Поддержка обозревателя (Browser Support), чтобы презентация одинаково хорошо смотрелась как в Internet Explorer, так и в Netscape Navigator.
При необходимости в разделе Объект для публикации (Publish What) выберите положение переключателя Слайды (Slide Number) и введите в счетчики номера первого и последнего слайдов публикуемой последовательности.
Щелкните на кнопке Веб-параметры (Web Options). В открывшемся окне диалога есть шесть вкладок, на которых расположены следующие параметры:
1. Общие (General) — режимы отображения инструментов навигации и анимационных переходов, цвет фона браузера;
2. Обозреватели (Browsers) — выбор типа браузера для просмотра web-страниц и некоторых его дополнительных параметров;
3. Файлы (Files) — правила расположения и генерации имен файлов web-страниц;
4. Картинки (Pictures) — формат графических объектов и предполагаемое разрешение экрана компьютера;
5. Кодировка (Encoding) — язык кодирования текста;
6. Шрифты (Fonts) — выбор языка, шрифта и его размера.
Два раза щелкните на кнопках Опубликовать, а затем на кнопке ОК. PowerPoint создаст в указанной папке индексный файл с указанным именем и расширением НТМ и добавит в эту вложенную папку остальные файлы web-страниц презентации. Для проверки правильности выполненных действий откройте Проводник (Windows Explorer), найдите в нем новый индексный файл и дважды щелкните на нем.
Первый слайд презентации откроется в окне стандартного браузера Windows. Если вы не изменяли параметры Web, то в правую часть окна браузера будет выведена структура презентации, а снизу появятся кнопки навигации, позволяющие перемещаться по слайдам. Слайды также можно переключать щелчками па стрелках с гиперссылками.
Разработка слайд-фильма
Слайд-фильмы — это скомпонованные последовательности слайдов со специальными эффектами, которые демонстрируются на большом экране с помощью компьютерного проектора, для воспроизведения презентации в виде слайд-фильма в PowerPoint существует дополнительные оформительские возможностями.
Упражнение 3.4. Организация переходов
Слайды презентации можно заставить плавно перетекать друг в друга. Для этого необходимо выполнить ряд следующих действий:
1. Откройте файл презентации.
2. Выберите команду Показ слайдов > Смена слайдов (Slide Show > Slide Transition).
3. В списке Применить к выделенному слайду (Apply to selected slide) открывшегося в области задач окна Смена слайдов (Slide Transition) выберите один из доступных эффектов перехода.
4. В списке Скорость (Speed) раздела Изменить переход (Modify Transition) выберите положение переключателя, например, средне (Medium), чтобы задать среднюю скорость движения слайда. При этом настроенный переход будет показан в поле слайда. Если вы не успели рассмотреть переход, щелкните на надписи Просмотр (Play), эффект перехода будет повторен.
5. Переберите все пункты списка Применить к выделенному слайду и выберите нужный вам вариант перехода.
6. В разделе Смена слайда (Advance Slide) установите флажок автоматически после (Automatically After).
7. В одноименное поле Введите количество секунд, необходимое для демонстрации данного слайда, после чего автоматически появится следующий слайд.
Процесс перехода слайдов можно озвучить, для этого необходимо выбрать в списке Звук (Sound) необходимый звук. Установить флажок По щелчку (On Mouse Click) , который разрешает смену слайда щелчком мыши до истечения установленного срока демонстрации. Чтобы настроенный переход был назначен всем слайдам презентации нужно щелкнуть на пункте Применить ко всем (Apply To All).
Если разным слайдам необходимо назначить различные переходы или неодинаковое время демонстрации, то необходимо настраивать каждый слайд в отдельности. Настроить переход от кадра к кадру можно просто щелкнув правой кнопкой на слайде в обычном режиме и выбрав в контекстном меню команду Смена кадра (Slide Transition). При этом отображается область задач с окном Смена кадра (Slide Transition).
Для проверки работоспособности выполненных настроек выберите команду Показ слайдов > Начать показ (Slide Show > View Show) и понаблюдайте за автоматической сменой слайдов и анимационными эффектами, прослушайте звуки, сопровождающие переходы.
Упражнение 3.5. Анимация объектов
Кроме переходов между слайдами можно добавить анимационные эффекты для каждого объекта, находящегося на слайде. Для этого необходимо:
1. Выбрать команду Показ слайдов > Настройка анимации (Slide Show > Custom Animation).
2. В области задач откроется окно Настройка анимации (Custom Animation). В центре окна будут перечислены все объекты слайда — это заголовок Заголовок (Title) и другие элементы.
3. Щелкните мышкой на пункте Заголовок списка элементов. Раскрывающийся список Изменить (Change) предлагает варианты способов применения эффектов анимации с набором готовых схем анимации. Например, выберите для заголовка вариант Вход >Жалюзи (Entrance > Blinds).
4. Щелкните на треугольнике рядом с выделенным элементом. В раскрывающемся списке, щелкнув на команде Параметры эффекта (Effect Options), вызовите на экран окно диалога Жалюзи (Blinds) с тремя вкладками, позволяющими уточнить параметры установки выбранной анимации, а также задать интервалы времени, определяющие скорость автоматического появления объекта и анимацию текста. Кроме того, параметры выбранной анимации (в данном случае, направление и скорость) можно уточнить в разделе Изменить (Modify).
5. Аналогичным образом назначьте анимацию другим элементам слайда.
6. Нажатием клавиши F5 запустите показ презентации.