1. Первичное наблюдение в учете. Сущность и значение документации.
Финансово-хозяйственная деятельность предприятий сопровождается выполнением многочисленных и разнообразных операций. В свою очередь каждая хозяйственная операция обязательно оформляется учетными документами, в которых содержаться первичные сведения о совершенных хозяйственных операциях или право на их совершение. Объектами учетных документов являются процессы снабжения, производства и реализации, а также отдельные подразделения предприятия и различные финансовые, хозяйственные, расчетные отношения внутри и за пределами предприятия.
Первичное наблюдение – первое, начальное звено в цепочке функционирования хозяйственного учета. От того, как оно будет выполнено, зависят полнота и достоверность учетной информации, которую подготовит бухгалтерия.
Первичное наблюдение — это информационное обеспечение системы бухгалтерского учета. Оно направлено на описание и регистрацию данных о хозяйственных операциях. По результатам первичного наблюдения составляется документ.
Составление первичных документов является начальной стадией бухгалтерского учета. Все дальнейшие записи в учетных регистрах производятся на основе правильно оформленных первичных документов.
Документация – это оформление экономического события (хозяйственной операции) документом. В широком понимании бухгалтерская документация представляет собой первичные бухгалтерские документы, учетные регистры и бухгалтерскую отчетность.
Документ (лат. свидетельство, доказательство) — это письменное свидетельство с заполнением необходимых реквизитов, придающих ему доказательную юридическую силу.
Материальным носителем документа могут выступать учетный бланк установленной формы и отпечатанный типографским способом, или магнитный диск: в зависимости от того, на бумажном или машинном носителе зафиксирована учетная информация.
Бланк документа — это носитель информации с нанесенными на него постоянными сведениями.
Если документ подготовлен на машинном носителе, то организация обязана изготовить его копию на бумажном носителе для других участников хозяйственных операций, включая контролирующие органы.
Бухгалтерские документы необходимы для обоснования хозяйственных операций, а также для достоверности, объективности и точности, получаемых в учете показателей. Каждый первичный документ отражает одну совершенную хозяйственную операцию.
Документы являются важным средством контроля за сохранностью и правильным использованием ресурсов. С помощью документов наблюдают за действиями материально ответственных лиц, выявляют и предупреждают потери и недостачи, непроизводительные расходы, хищение и бесхозяйственность. Документация — основа для проведения документальных ревизий.
Бухгалтерские документы имеют юридическую доказательную силу, приобретают важное правовое значение при решении споров между предприятиями, организациями и лицами.
Условно документ можно разделить на части, основными из которых являются:
- заголовочная,
- содержательная,
- оформляющая.
В каждой из частей документа отражаются соответствующие реквизиты.
Реквизит — единая, неделимая, строго оговоренная часть документа. Это по своей сути информационный элемент, несущий самостоятельную содержательную нагрузку
Главнейший реквизит заголовочной части - это название документа (акт приема-передачи основных средств, приходный кассовый ордер, и др.), которое печатается на бланке.
Содержательная часть документа бывает табличной или текстовой.
В оформляющей части документа отражается дата составления документа, утверждения, согласования, визы, наименование должностных лиц, подписавших документы, личные подписи и их расшифровка, при необходимости печать. Предусматривается место для записи основания исправления ошибок, допущенных при заполнении документа.
В отдельных случаях, чаще всего для внутреннего пользования, бухгалтерский документ может быть составлен в произвольной форме.
Как факт подтверждения совершенной операции, первичный документ должен быть составлен и принят к учету по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации межотраслевого значения, разработанных Госкомстатом РФ.
Во всех других случаях, как документы, формы которых не представлена в этих альбомах, они приобретают правовую доказательную силу наравне с унифицированными документами при наличии следующих обязательных реквизитов:
- наименование документа (доверенность, карточка складского учета материалов)
- дата составления документа (дата, месяц, год)
- наименование организации, от имени которой составлен документ
- содержание хозяйственной операции и основание для ее совершения (например, лицевой счет ф.Т-54 применяется для записей всех видов начислений и удержаний из заработной платы на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени, а также документов на разные виды оплат)
- единица измерения, применяемая в учете (в натуральном, количественном и стоимостном выражении)
- наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления
- подписи лиц, ответственных за совершение операции и оформление документа и их расшифровка.
Эти требования закреплены в п.2.ст.9 Закона «О бухгалтерском учете». Однако на кассовые и банковские документы такая возможность не распространяется.
Если предприятие нарушает данные требования законодательства по оформлению первичных документов, его руководство может быть привлечено к административной ответственности. Сама информация, содержащаяся в таких документах, признается недостоверной.
В порядке, установленном законодательством, допускается ряд документов относить к бланкам строгой отчетности. Такие формы (бланки) документов изготавливаются типографским способом с обязательным проставлением номера и серии. К ним относятся товарно-транспортные накладные, товарные накладные, чековые книжки и др. Учет бланков строгой отчетности ведется в приходно-расходной книге типовой формы, которая нумеруется, скрепляется печатью и подписывается руководителем и главным бухгалтером.
Все документы денежного, материального, имущественного, расчетно-кредитного характера должны быть подписаны руководителем предприятия и главным бухгалтером. Документы, оформляющие прием и выдачу материальных ценностей и денежных средств (кассовые ордера, товарные и товарно-транспортные накладные и др.) должны содержать подписи лиц, получивших и отпустивших эти ценности.
Правомочия должностного лица на подпись в первичном документе должны быть подтверждены приказом руководителя экономического субъекта по согласованию с главным бухгалтером и не расходится с перечнем лиц, одобренных им на право подтверждения обоснованности осуществления соответствующих операций.
К составлению документов предъявляются определенные требования. Все документы должны оформляться своевременно в момент совершения операции, качественно, содержать достоверные данные и обязательные реквизиты, аккуратно, разборчиво, без подчисток, помарок и неоговоренных исправлений. Свободные строки в первичных документах обязательно прочеркиваются. Выписывать документы разрешается чернилами или шариковыми пастами синего, фиолетового или черного цвета вручную, на пишущих устройствах, персональных ЭВМ.
В денежных банковских документах сумма указывается цифрами и прописью с заглавной буквы.
Ответственность за достоверность содержащихся в документах данных, а также за качественное их составление и передачу в установленные сроки для дальнейшей обработки несут должностные лица, подписавшие этот документ.
2. Классификация документов.
Для облегчения изучения и использования большое разнообразие первичных документов классифицируется. Бухгалтерские документы классифицируются по следующим признакам:
- назначению;
- по порядку формирования, (времени) составления;
- способу использования или степени охвата хозяйственных операций;
- количеству позиций (строк);
- месту составления;
- форме;
- воспроизведению информации;
- срокам хранения.
По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления, комбинированные.
Распорядительные — это документы, которые содержат распоряжения на выполнение той или иной операции. Назначение этих документов — передача указаний руководящих работников непосредственным исполнителям.
Например: приказы и записки о приеме на работу и об увольнении, об отпуске, доверенности на получение материальных ценностей, путевые листы на перевозку грузов, хозяйственные договоры. Чек, подписанный руководителем организации, позволяет кассиру получить определенную сумму в банке с ее расчетного счета.
Эти документы подписываются руководящими лицами. Они имеют важное значение, но не подтверждают факт совершения операции, поэтому не служат основанием для отражения ее в учете.
Оправдательные (Исполнительные) документы удостоверяют факт совершения операции, подтверждают их выполнение.
Например, квитанции, счета подтверждают произведенные расходы, отчеты материально-ответственных лиц, акты приема-передачи основных средств.
Эти документы, как правило, составляются в момент совершения операции и используются для первичной ее регистрации и поэтому служат основанием для учетных записей.