Контировка — это указание в первичном документе бухгалтерской записи, т.е. корреспонденции счетов по конкретной операции, вытекающей из содержания документа. Этот этап представляет более высокий уровень работы с документами. Поэтому данная процедура выполняется, как правило, бухгалтером, занятым а самостоятельном отдельном участке учетного процесса. Для представления бухгалтерской записи в документе предусмотрено определенное место. Если имеет место сводный документ, то указанная запись фиксируется на ее конце.
3. Гашение документов.
Для исключения повторного использования документов ряд документов подлежит гашению штампом «Получено» или «Оплачено» с указанием даты. Это относится в первую очередь к денежным документам, приложенным к приходным и расходным кассовым ордерам.
Нередко в целях исключения повторной записи в текущем учете на документе делается надпись или оттиск «К записи №... приложение ... листов, дата ... 20...г.».
4. Перенос содержания документов в учетные регистры
5. Подшивка по группам документов и сдача в архив.
После составления бухгалтерской отчетности первичные документы передаются на хранение. Время хранения документов определено специальным перечнем, в котором по конкретным видам документов установлены сроки хранения. Так, годовые бухгалтерские отчеты хранятся постоянно, лицевые счета работников — 75 лет, кассовые и банковские документы, а также наряды, табели, акты — 3 года и т.д.
Документы постоянного хранения передаются в ведомственные и государственные архивы (годовые балансы и отчеты, главная книга, лицевые счета рабочих и служащих, паспорта зданий, сооружений, оборудования).
В случаях реорганизации или ликвидации предприятия государственной формы собственности ее документы переходят к правопреемнику, а если его нет — документы сдаются на государственное хранение. При ликвидации или банкротстве хозяйствующих субъектов негосударственной формы собственности сохранность их документов должна быть обеспечена органом, зарегистрировавшим их устав.
Изъятие документов у хозяйствующего субъекта может производиться только на основании постановлений органов и судов. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия.
С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, главный бухгалтер (или другое должностное лицо) может снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.
Обеспечение сохранности документов и отчетности, а также документооборота возложено на руководителя предприятия.
4. Инвентаризация и ее роль в бухгалтерском учете.
Инвентаризация — это один из элементов метода бухгалтерского учета, обеспечивающий достоверность учетных данных путем сверки и документального подтверждения фактического наличия имущества и финансовых обязательств, выявления отклонений от учетных данных и принятия решений по внесению изменений в данные бухгалтерского учета.
Инвентаризацию проводят все хозяйствующие субъекты в соответствии с действующими методическими указаниями.
Ее проведение обязательно в следующих случаях:
- при смене собственника, реорганизации или ликвидации предприятия – перед составлением ликвидационного (разделительного) бухгалтерского баланса
- при составлением годовой отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. По основным средствам она может проводится один раз в три года, а библиотечных фондов – один раз в 5 лет
- при смене материально-ответственных лиц – на дату передачи дел, но не позднее дня увольнения работника
- при передаче имущества в аренду, выкупе, продажи, а также преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия – на дату оформления данных операций
- при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей – сразу же при их обнаружении
- при стихийном бедствии, пожаре, аварии или других чрезвычайных ситуаций, вызванных форс-мажорными обстоятельствами – сразу же после их окончании
- в других случаях, предусмотренных законодательством РФ или нормативными актами Министерства финансов РФ.
Проведение инвентаризации должно обязательно соответствовать следующим правилам:
• комиссионность проведения. Инвентаризация проводится специально назначенной комиссией;
• внезапность проведения. Для проверяемых инвентаризация должна быть неожиданной;
• действительность проведения. Все инвентаризируемое имущество подлежит обязательному обмеру, подсчету, взвешиванию и т.д.;
• непрерывность проведения. Инвентаризация не должна прерываться. Если ее нельзя закончить в течение одного дня, то в этом случае на время перерывов в работе (обед, ночное время и т.д.) складские помещения опечатываются.
В-теории и практике инвентаризации подразделяются на следующие виды:
- полная,
- частичная,
- выборочная,
- периодическая
- контрольно-перепроверочная,
Полная инвентаризация охватывает все имущество, как принадлежащее предприятию, так и принятое на ответственное хранение, в переработку и прочее, а также все права и обязательства предприятия. Такую инвентаризацию проводят один раз в год перед составлением годового отчета. Ее называют годовой (обязательной) инвентаризацией.
Частичная — это инвентаризация, охватывающая отдельные виды средств предприятия: основные средства, продукцию, материалы, денежные средства и т.п. Бывает один раз в год для каждого объекта.
Выборочная — это инвентаризация, при которой проверяют только некоторые (на выборку) ценности у конкретно материально-ответственного лица.
Периодическая — это инвентаризация, проводимая в соответствии с планом работы бухгалтерии предприятия.
Контрольно-перепроверочная инвентаризация проводится в период инвентаризации или сразу же после ее окончания. Она охватывает не менее 10% проверенных ценностей. В случае выявления расхождений руководитель предприятия требует письменные объяснения от лиц, проводивших ранее инвентаризацию, и от материально ответственного лица. При выявлении фактов приписок, пропусков ценностей или же других злоупотреблений руководитель распускает такую комиссию и ставит вопрос о привлечении виновных к ответственности. Немедленно назначается инвентаризационная комиссия для проведения повторной инвентаризации.
Порядок инвентаризации определяется хозяйствующим субъектом в его учетной политике.
Количество инвентаризаций в году, а также конкретные даты их проведения устанавливаются в календарном плане инвентаризационной работы, ежегодно составляемом главным бухгалтером и утверждаемом руководителем предприятия при создании инвентаризационных комиссий. Эти сведения не подлежат разглашению.
Условно инвентаризацию можно разделить на три этапа:
• подготовительный;
• основной (рабочий);
• заключительный.
Инвентаризация проводится в присутствии материально-ответственного лица в следующей последовательности:
Подготовительный этап.
• перед началом инвентаризации членам рабочих комиссий вручается приказ о проведении инвентаризации, а председателям комиссий — контрольный пломбир (печать). В приказе установлены сроки начала и окончания инвентаризации. Должен быть полный состав членов инвентаризационной комиссии.
• комиссия составляет оперативный план проведения инвентаризации. Для этого предварительно решает, какие виды хозяйственных средств необходимо проверить в натуре; у каких материально-ответственных лиц, кого из специалистов предприятия необходимо привлечь к проведению инвентаризации;
• председатель комиссии проводит инструктаж с лицами, привлеченными для проведения инвентаризации, по вопросам порядка и техники ее проведения, оформления результатов, сроков начала и окончания;
• на местах инвентаризации члены комиссии предлагают материально-ответственным лицам разнести в книги (карточки) складского учета все приходные и расходные документы и составить отчет с выведением остатков на момент инвентаризации. На отчете и приложенных к нему документах председатель комиссии делает надпись "до инвентаризации" и ставит свою подпись и дату.
• комиссия проверяет весо-измерительные приборы, берет у материально-ответственного лица расписку о том, что им предъявлены все документы по операциям с инвентаризируемыми ценностями. В расписке обязательно указывается, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все поступившие ценности, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.
Основной этап.
Основной этап инвентаризации заключается в фактическом снятии остатков. Члены комиссии закрывают и опечатывают все места хранения ценностей, подлежащих инвентаризации. Затем приступают к проверке их путем взвешивания, измерения, пересчета и т.п. Выявление, подсчет и описание хозяйственных средств в натуре называется снятием остатков.
Если проверяемые ценности находятся на различных складах, то все складские помещения, за исключением того, где в данный момент производится инвентаризация, запираются, опечатываются или пломбируются. Члены комиссии несут ответственность за правильный подсчет остатков хозяйственных средств.
Заключительный этап.
Результаты снятия натуральных остатков обобщают в инвентаризационных описях, составляемых не менее чем в двух экземплярах. Ошибки и неправильные записи в них исправляют путем зачеркивания неправильного и написания правильного текста (цифры).
Исправления удостоверяются подписями всех участников инвентаризации и материально-ответственными лицами.