Информация, представленная в данной карточке – это аналитический счет расчетов по каждому юридическому и физическому лицу.
Итоги аналитических счетов, полученные по результатам обобщения информации, содержащихся в этих карточках должны быть равны начальному и конечному остатку, а также оборотам по дебету и кредиту объединяющих их синтетического счета.
Карточки мнографной формы используются для аналитического учета затрат в постатейном разрезе, связанных с выпуском продукции, выполнением конкретных видов работ или оказания услуг.
Поэтому строение такого типа карточек предусматривает необходимость получения данных по каждой статье калькуляции. Отсюда и название – мнографная. Каждая графа предназначена для указания одной статьи.
Совокупность этих статей определяет их номенклатуру, на базе которой исчисляется себестоимость конкретных видов изготавливаемой продукции.
| Дебет | Отметки | ||||||
| № | Содержание | Сырье и материалы | Основная з/пл производственных рабочих | Дополнительная з/пл производственных рабочих | И т.д. | Итого по дебиту | Итого по кредиту |
Карточки количественного учета предназначены для учета товарно-материальных ценностей на складе.
| № | Дата | Содержание | Приход | Расход | Остаток | Контроль (дата, подпись) |
Они заполняются материально-ответственным лицом на основании первичных документов по движению конкретного наименования материалов.
В них ведется только количественный учет наличия и движения материалов. После каждой записи исчисляется новый остаток. На каждое наименование материла открывается отдельная карточка.
Бухгалтерские книги используются для регистрации хозяйственных операций как по синтетическим, так и по аналитическим счетам. В бухгалтерских книгах все листы прошнурованы, пронумерованы, скреплены печатью и подписью. Например — главная книга В ней должно быть оглавление размещенных в ней счетов. Книга оформляется в начале года и ведется в течение его.
Машинограмма — учетный регистр, получаемый при обработке документов на ПЭВМ Формы их разнообразны и зависят от назначения и содержания учитываемых в них объектов.
По строению регистры подразделяются на:
- Параллельного размещения
- Последовательного размещения
- Комбинированного размещения
Параллельный способ построения учетных регистров предусматривает размещение записей в процессе их регистрации по дебету и кредиту на одной линии (уровне), хотя сам регистр по строению может быть представлен в форме односторонней таблицы, двусторонней или многографной.
Последовательный способ предусматривает двухуровневое строение учетных регистров.
На одном, как правило, верхнем, уровне располагаются записи по дебету корреспондирующих счетов, а втором – нижнем – уровне отражаются кредитовые записи.
Комбинированный вариант предполагает использование обоих способов строения учетных регистров, в графах которых указывается корреспонденция счетов. Роль бухгалтера сводится к тому, чтобы правильно указать к какому счету (дебету или кредиту) относится данная хозяйственная операция.
По назначению и объему содержащейся информации учетные регистры подразделяются на синтетические, аналитические, совмещающие синтетический и аналитический учет.
Регистры синтетического учета предназначены для записи хозяйственных операций по синтетическим счетам. Записи в этих регистрах ведутся без пояснительного текста, в обобщенном виде и только в денежном выражении. К ним относятся главная книга, журналы-ордера, оборотные ведомости по синтетическим счетам, машинограммы по синтетическим счетам и др.
Регистры аналитического учета предназначены и используются для отражения однородных операций по отдельным аналитическим счетам. Каждая операция записывается достаточно полно не только в денежном, но и в натуральном выражении. К аналитическим регистрам относятся карточки учета основных средств, материалов, сальдовые ведомости, производственные отчеты, кассовая книга, машинограммы аналитического учета и др.
Регистры, совмещающие синтетический и аналитический учет, повышают достоверность и наглядность учета. В этих регистрах отдельные строчки предназначены для аналитического учета, а итоговые данные всех записей являются показателями синтетического учета. Например, журнал-ордер № 7 по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
По видам учетных записей регистры подразделяются на хронологические, систематические, комбинированные.
Хронологические регистры используются для записей операций в хронологическом порядке, т.е. в порядке их совершения (чаще всего в порядке поступления документов в бухгалтерию) без группировки их по счетам. Они имеют контрольное значение для проверки полноты отражаемых операций, выявления общего оборота за месяц и сохранности документов. К ним относятся кассовая книга, реестр товарно-транспортных накладных, журнал регистрации платежных поручений, приходно-расходная книга по учету бланков строгой отчетности и др.
В систематических регистрах однородные хозяйственные операции систематизируются по счетам синтетического и аналитического учета. Отражение хозяйственных операций в системе счетов бухгалтерского учета называется систематическими записями. Примером является главная книга, в которой регистрируются обороты по всем синтетическим счетам с указанием корреспондирующих счетов. Главная книга есть совокупность бухгалтерских счетов, используемых на предприятии в течение отчетного периода. К этим регистрам относятся также книги, карточки, машинограммы или ведомости синтетического и аналитического учета, инвентаризационные описи и др.
Комбинированные регистры совмещают в себе хронологическую и систематическую запись. Это дает возможность получать данные синтетического и аналитического учета в один рабочий прием, что значительно сокращает объем работы. Примером комбинированного регистра является журнал-ордер № 1 и ведомость № 1а к счету 50 "Касса" и Книга учета хозяйственных операций.
В зависимости от материальной основы учетные регистры подразделяются на бумажные и безбумажные регистры. К безбумажным регистрам относятся видеограммы на экранах (дисплеях) компьютеров ПЭВМ, сформированные в оперативной памяти или на магнитных носителях. При необходимости такие регистры распечатываются на бумаге.
2. Учетные записи. Способы исправления в учетных записях
Важным этапом в формировании достоверной учетной информации является техника учетной регистрации хозяйственных операций. Отражение хозяйственных операций в учетных регистрах должно осуществляться в определенном порядке на основании оформленных и обработанных документов.
Запись хозяйственных операций в регистры называется разноской операций. Разноска производится на основании проставленной корреспонденции счетов на документах (контировка (разметка) документов).
О разноске операций в учетные регистры обязательно делается отметка в документах в виде знака "V". Это делается в целях исключения повторной регистрации документов в учетных регистрах.
Теория и практика бухгалтерского учета выработала определенные способы учетных записей, которые можно классифицировать по следующим признакам:
• по характеру записи;
• систематизации;
• изображению;
• по числу экземпляров;
• по способу заполнении.
По характеру записи делятся на униграфические и диграфические.
Униграфическая запись является лишь односторонней записью, т.е. хозяйственная операция отражается только по дебету или только по кредиту счета (одинарная запись). Униграфические записи используются для ведения учета на забалансовых счетах, на которых отражается временно находящееся у предприятия имущество и не принадлежащее ему.
Диграфическая запись характеризуется тем, что каждая хозяйственная операция отражается по дебету одних и кредиту других счетов (двойная запись). В учетной практике диграфические записи в зависимости от взаимосвязи корреспондирующих счетов подразделяются на следующие виды:
• простые записи;
• сложные записи;
• исправительные записи;
Простые учетные записи характеризуются тем, что по дебету одного счета и кредиту другого счета отражается хозяйственная операция в одинаковой сумме.
В сложной учетной записи дебет одного счета может корреспондировать с кредитами нескольких счетов или, наоборот, кредит одного счета — с дебетами нескольких счетов. При этом сумма записей по дебету и кредиту разных счетов должна быть равна.
Исправление ошибок в учетных регистрах осуществляется корректурным способом, способом дополнительных проводок и способом «красное сторно».
Корректурный способ применяется в тех случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденции счетов или она быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей. Сущность данного способа состоит в том, что ошибочный текст или сумма зачеркивается и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Зачеркивание производят тонкой линией так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое. При этом зачеркивается все число, если даже ошибка допущена только в одной цифре. Исправление ошибки оговаривается и подтверждается: в документах— подписями лиц, подписавших документ; в учетных регистрах - подписью лица, производящего исправление. Оговорку об исправлении делают на полях или в конце страницы, записывая в ней «исправлено» и правильный текст или сумму.