Подразделы выпускной письменной экзаменационной работы должны быть логически связаны между собой. Объем пояснительной записки, как правило, составляет 15-20 страниц машинописного текста.
Применяемые термины и обозначения должны быть едиными во всем документе и соответствовать установленным стандартам или общепринятыми в научно-технической литературе. Не допускаются различные толкования.
В текстовом документе необходимо делать ссылки на источники. Если исполнитель документа ссылается на ранее полученные исходящие или расчетные данные, имеющиеся выше в пояснительной записке, то ссылки выполняются в круглых скобках и сопровождаются словом «смотри». Например: (см. с. 6), (см. табл. 2.4.) и т.д.
Если ссылаются на данные, расположенные ниже в пояснительной записке, то слово «смотри» не пишется. Например: (табл. 4.5,), (рис. 2,1.0) и т.д. Если исполнитель ссылается на другие заимствованные источники, список которых обязательно должен быть в конце пояснительной записки, то ссылки должны заключаться в квадратные скобки, При этом указывается порядковый номер документа в списке литературы, Например: [1], [7] и т.д.
Изложение текста должно идти от первого лица множественного числа (принимаем, определяем). Может быть использована безличная форма глагола (принимается, определяется) и т.п.
В качестве иллюстраций в пояснительной записке могут быть использованы графики и рисунки, выполненные тушью или пастой (черной), фотоснимки с натуры, иллюстрации, полученные с помощью множительной техники,
Иллюстрировать выпускную письменную экзаменационную работу следует обязательно. При этом необходимо руководствоваться тщательно продуманным тематическим планом, который поможет избавиться от случайных иллюстраций. Каждая иллюстрация должна соответствовать тексту. Для ПУ/ПЛ, которые не могут обеспечить условия учащимся по набору текста выпускной письменной экзаменационной работы в компьютерном классе допускается рукописный вариант (в этом случае объем работы согласовывается с руководителем в индивидуальном порядке).
Все иллюстрации, если их в пояснительной записке более одной, нумеруют в пределах раздела арабскими цифрами. Номер иллюстрации состоит из номера раздела и порядкового номера иллюстрации, разделенных точкой, например: рис. 1.1., рис 1.2 Ссылку в тексте на рисунок дают в конце предложения в скобках: (рис. 1.1) или (рис 1.2.).
Иллюстрации могут иметь наименование и поясняющие данные (под рисуночный текст). Наименование помещают над иллюстрацией, поясняющие данные - под ним, Иллюстрации могут располагаться либо непосредственно в тексте, либо на отдельных листах.
Цифровой материал следует оформлять в виде таблиц. Таблицы дают возможность выявить и сформулировать определенные закономерности. После таблицы располагается обобщающий абзац типа: «Из таблицы видно, что…».
Над таблицей помещают заголовок, который пишут чертежным шрифтом (буквы строчные, кроме первой прописной) размером 5 мм и не подчеркивают. Ссылки на таблицы в тексте пишут так: (см. табл. 1.1.) или «приведенные в табл. 1.2.» и т. д. Таблицы последовательно нумеруют арабскими цифрами по всему тексту выпускной письменной экзаменационной работы. Порядковый номер таблицы необходим для ее связи с текстом. Над правым верхним углом таблицы помещают надпись «Таблица …» с указанием ее порядкового номера без значка № перед первой цифрой и точки после номера (например, «Таблица 17»).
Таблицы снабжают тематическими заголовками, которые располагают над таблицей ниже надписи «Таблица 17». Они печатаются с прописной буквы. При переносе таблицы на следующую страницу нумерацию граф следует повторить, а справа поместить надпись «Продолжение таблицы 17». На все таблицы должна быть ссылка в тексте. Не допускается помещать в текст выпускной письменной экзаменационной работы без ссылки на источник те таблицы, данные которых, уже были опубликованы в печати.
Все остальные иллюстрации (рисунки, схемы, графики, диаграммы и т.д.) обозначаются словом «Рис,…», которые располагаются под ними. Перед их соответствующим названием (например, «Рис, 13»).
Спецификации составляют на отдельных листах формата А4 по форм соответствующим ГОСТу 2.108-68. Порядок составления разделов и заполнения граф спецификаций изложен в соответствующих ГОСТах и учебниках черчению
При оформлении пояснительной записки в формулах в качестве символов, следует применять единые обозначения. Все формулы, если их в документе лее одной, нумеруют арабскими цифрами в пределах раздела.
Номер формулы состоит из номера раздела и порядкового номера формулы, разделенных точкой. Номер указывают в круглых скобках на уровне формулы с правой стороны листа, на расстоянии не менее 3 мм до рамки. Ссылка в тексте на номер формулы дают в скобках
Например:...в формуле (21)…
Для написания формулы между строками текста оставляют не менее 16 мм чертежным шрифтом МИД.
Формулы располагают по центру листа, симметрично тексту. Порядок написания формулы и ее решения следующий; пишут символами формулу, после нее - знак равенства, затем подставляют числовые значения величин, входящих в формулу, после чего снова ставят знак равенства, а затем результат вычислении и размерность в сокращенном варианте. Если формула и подставленные в нее числовые выражения не помещаются на одной строке, то запись можно переносить на другую строку, применив для этого математические правила и знаки переноса
Впервые встречающиеся символы должны быть приведены с пояснениями непосредственно под формулой и ее решением. В таком случае после размерности ставится запятая. Значение каждого символа дают с новой строки в той последовательности, в какой они приведены в формуле. Раскрыв содержание формулы, пишут следующее; Полученные числовые значения подставляем в формулу (в скобках указывают номер формулы) и получаем результат…
Примечания следует использовать в тексте работы, если необходимо сделать какие-либо разъяснения, дать определения или перевод терминов, узнать источник информации. Примечания могут быть внутритекстовыми (помешаются в круглых скобках) или подстрочными (оформляются как подстрочная сноска). Подстрочное примечание располагается внизу страницы, меньшим размером шрифта и отделяется от основного текста прямой линией. Если рисунки и таблицы располагаются на отдельных листах, их необходимо включать в общую нумерацию. Если формат листа, на котором расположены рисунок или таблица, превышает формат А4, лист также следует учитывать как одну страницу. Номер страницы в таких случаях можно не проставлять.
Каждый раздел пояснительной записки целесообразно завершать, кратки ми выводами. Это усиливает логику всей работы.
В заключении последовательно и кратко излагаются теоретические и практические выводы и предложения, которые вытекают из содержания работы и носят обобщающий характер. Из текста заключения должно быть ясно, что цель и задачи выпускной письменной экзаменационной работы полностью достигнуты. Заключение завершается оценкой перспектив исследуемой проблемы в целом.
Объем заключения составляет, примерно, 3-5 страниц. На последней странице заключения учащийся проставляет дату окончания работы и подпись.
Список литературы и приложения необходимо включать в сквозную нумерацию. Страницу с перечнем использованной литературы помешают в конце пояснительной записки.
В конце текстового документа приводится список литературы, в который включают все использованные источники, расположенные в алфавитном порядке согласно фамилиям авторов. Список использованной литературы должен быть оформлен в соответствии с принятыми стандартами и содержать не менее 20 наименований литературных источников. Список использованной литературы является существенной частью выпускной письменной экзаменационной работы, отражающей самостоятельную творческую работу автора. В список литературы не включаются те источники, на которые нет ссылок в основном тексте и которые, фактически не были использованы при подготовке выпускной письменной экзаменационной работы
Законодательные и нормативные источники размещают по алфавиту в начале списка; иностранные источники - после перечня всех источников, написанных на русском языке (или переводных). Сведения о книгах (учебниках, справочниках, методических руководствах и т.д.) должны включать: фамилию и инициалы автора (авторов), заглавие книги, место издания, издательство, год издания, количество страниц. Фамилию автора указывают в именительном падеже. Если книга написана двумя и более авторами, то их фамилии с инициалами указывают в той последовательности, в какой они напечатаны в книге. При наличии трех и более авторов допускается указывать фамилию и инициалы только первого из них, а далее указывать: и др.
Список литературы имеет общую нумерацию, т.е. каждый источник имеет свой номер, который указывается в ссылке на странице выпускной письменной экзаменационной работы. При указании в основном тексте источника, страница источника заключается в квадратную скобку.
Например: [25, с. 55], означает: 25 источник, 55 страница. Размещать ссылки на литературный источник в нижней части страницы не следует. Там можно разместить примечания, оформленные как сноски.
Примеры записей источников в списке литературы:
- книги одного, двух, трех и более авторов:
Ивлиев А. А. Отделочные строительные работы. – М.: Академия, 1998. –150 с.
Ганенко А. Л. Оформление тестовых и графических материалов при подготовке дипломных проектов, курсовых и письменных экзаменационных работ. – М.: Академия, 1999. – 98 с.
Немчинов В. К. Учет и операционная техника в банках. – М.: ЮНИТИ, 1999. – 12 с.
Козлова Е. Л. Галанина Н. И. Бухгалтерский учет в коммерческих банках. – M.: Финансы и статистика, 1997. – 280 с.