5.11. Члены профсоюза, работающие по совместительству, состоят на учете в профсоюзной организации по основному месту работы.
6. Члены профсоюза, обучающиеся в учебном заведении, во время прохождения производственной практики, если продолжительность ее не менее 6 месяцев, могут состоять на профсоюзном учете в профорганизациях по месту практики.
7. Учетные карточки выбывших из организации или учебного заведения, но не снявшихся с профсоюзного учета, изымаются из картотеки и хранятся в профкоме отдельно до обращения за ними не снявшихся с учета членов профсоюза или до затребования профорганов по новому месту работы этих членов профсоюза. Учетные карточки не снявшихся с учета и исключенных из профсоюза хранятся не свыше одного года. По истечении этого срока учетные карточки уничтожаются.
8. Учетные карточки, в которых полностью использовано место для отметок о приеме на учет и снятии с учета, отметки об уплате членских профсоюзных взносов или пришедшие в негодность, заменяются новыми. Старые учетные карточки хранятся в течение трех месяцев, после чего уничтожаются.
9. Уничтожение учетных карточек производится комиссией в составе председателя соответствующего профоргана, бухгалтера, (казначея) и члена ревизионной комиссии с составлением соответствующего акта. При уничтожении невостребованных учетных карточек в случаях, перечисленных п.7 настоящей Инструкции, в акте указываются фамилия, имя и отчество члена профсоюза, которому принадлежала учетная карточка, номер членского профсоюзного билета, год вступления в профсоюз, последний месяц уплаты членских профсоюзных взносов.
При уничтожении учетных карточек в случаях, перечисленных в п. 8 Инструкции в акте указывается только количество уничтоженных карточек.
10. В первый месяц каждого полугодия председатель профоргана проверяет соответствие учетных карточек фактическому составу работающих членов профсоюза, выявляет лиц, не являющихся членами профсоюза. Результаты проверки обсуждаются на заседаниях профкома (цехового комитета, профбюро) для принятия мер по устранению выявленных недостатков.
11. Ревизионная комиссия первичной профсоюзной организации не реже одного раза в год проверяет состояние учета членов профсоюза, отметок об уплате членских профсоюзных взносов, хранение четных карточек и выявленные недостатки отмечает в акте ревизии.
О б р а з е ц
Председателю профсоюзного
комитета__________________
от _______________________
__________________________
Домашний адрес___________
__________________________
Заявление
Прошу принять в профсоюз работников ______________________и поставить на учет в первичную профсоюзную организацию _________________________ ____________________________________________________________________.
(наименование предприятия, организации)
Дата __________________ Подпись_______________
Образец
Руководителю предприятия ______________
От ____________________________________
_______________________________________
Заявление
Прошу вас ежемесячно перечислять профсоюзные взносы в размере 1% от заработной платы безналичным путем на текущий расчетный счет профкома
____________________________________________________________________.
(наименование предприятия, организации)
Дата_____________ Подпись ________________
Р Е К О М Е Н Д А Ц И И
по ведению делопроизводства в первичных
профсоюзных организациях (профсоюзных комитетах)
Рекомендации составлены в целях установления единого порядка по работе с документами и правильного ведения делопроизводства в первичных профсоюзных организациях.
Делопроизводство в профсоюзных комитетах ведется самостоятельно, отдельно от делопроизводства предприятия, учреждения и организации и включает в себя:
- регистрацию входящей и исходящей корреспонденции;
- контроль за исполнением документов;
- ведение протокольного хозяйства;
- формирование документов в дела, обеспечение их сохранности до передачи на хранение и к уничтожению в соответствии с установленным порядком.
Ведение делопроизводства поручается одному из членов профсоюзного комитета или специально назначенному работнику.
Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства возлагается на председателя профсоюзного комитета.
Поступающая в профсоюзный комитет корреспонденция рассматривается председателем или его заместителем после её регистрации в журнале или картотеке.
В тех случаях, когда документы адресованы одновременно руководителю предприятия, учреждения и профсоюзному комитету, их регистрация осуществляется в службе делопроизводства той организации, которая обозначена первой в адресате.
На всех документах , поступающих в профсоюзную организацию , проставляется дата поступления и регистрационный номер по журналу или карточке регистрации входящей корреспонденции.
Нумерация документов ведется в течение календарного года начиная с №1.
Документы статистического и информационного характера, поступающие от структурных подразделений профсоюзной организации (цехкомов, профбюро) не регистрируются.
Предложения, жалобы, заявления членов профсоюза, поступающие в профком в устной или письменной форме, регистрируются отдельно от писем организаций. В этих случаях к номеру документа прибавляется алфавитная буква фамилии заявителя. Например, 21-А (Антонов).
Контроль за своевременным и правильным исполнением документов, поступающих в профсоюзную организацию, осуществляют руководители (председатель, его заместители) профкома.
Сроки исполнения документов:
- по письмам организаций - не более 10 дней
- по предложениям, заявлениям, жалобам граждан - до 15 дней
- по документам, требующим изучения и проверки, подготовки справок, а также рассмотрения и обсуждения их на заседании профкома - до 30 дней.
Началом срока исполнения считается день регистрации документа. Все контрольные документы должны передаваться на исполнение под расписку с указанием даты получения документа исполнителем и проставлением отметки “К” (контроль) на документы и регистрационных журналах.
Документ считается исполненным после направления ответа по существу корреспонденту.
Не реже двух раз в месяц следует проводить проверку неисполненных в срок документов, а по результатам работы за год анализировать исполнение документов и вносить на рассмотрение профкома или его президиума по данному вопросу.
Документы исходящей из профкома корреспонденции после их подписания председателем профкома или его заместителем регистрируются в журнале исходящей корреспонденции.
Какие документы рекомендуются для включения в делопроизводство профсоюзного (цехового) комитета.
1. Планы работ профсоюзного (цехового) комитета.
2. Протоколы собраний (конференций) - профсоюзных, собраний трудового коллектива, отчетно-выборных собраний.
3. Протоколы заседаний профсоюзного (цехового) комитета.
4. Постановления, рекомендации вышестоящего профсоюзного органа.
5. Финансовые документы.
6. Статистические отчеты по установленной форме.
7. Журнал (или картотека) учета и контроля за выполнением принимаемых профсоюзным комитетом, собранием (конференцией) постановлений.
8. Журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции.
9. Журнал регистрации писем, жалоб и заявлений трудящихся.
10.Книга учета полученных и выданных профсоюзных билетов.
О б р а з е ц
Ф О Р М А
журнала регистрации входящей корреспонденции
| Входящий № и дата поступления | Откуда поступил документ | Номер поступившего документа | Краткое содержание | Кому направлен на исполнение | Номер дела | Примечание |
О б р а з е ц
Ф О Р М А
журнала регистрации исходящей корреспонденции
| Исходящий номер | Дата | Куда и кому адресован документ | Краткое содержание документа | Номер исполненного документа | Номер дела, в которое подшит документ | Примечание |
О б р а з е ц
В Ы П И С К А И З П Р О Т О К О Л А № ______
заседания профсоюзного комитета (или президиума) ____________________________________
( наименование первичной профсоюзной организации)
_________________________ _________________________ _______________
(место проведения) (дата)
Присутствовали члены профкома _____ чел. из ____ избранных
С Л У Ш А Л И: (наименование вопроса)
Выступили: (текст выступлений дается в случае необходимости)
ПОСТАНОВИЛИ: (текст постановления)
Голосовали: единогласно
Председатель: (подпись) __________________ ___________________________
Расшифровка подписи (инициалы и фамилия)
М.П.
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
ДЕЛ ПРОФСОЮЗНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
| №№ пп | Наименование документа | Срок хранения (согласуется с архивным органом) | Примечание | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||||
| Документы, определяющие статус организации | |||||||
| 1. | Учредительные документы: протокол о создании первичной профсоюзной организации | Постоянно | Сдаются в архив предприятия, города | ||||
| 2. | Устав профсоюза, изменения и добавления, вносимые в него | 5 лет | Претерпевшие изменения сдаются в архив | ||||
| 3. | Положение о первичной профсоюзной организации, с изменениями и добавлениями, вносимыми в него | 5 лет | Претерпевшие изменения сдаются в архив | ||||
| 4. | Свидетельство о регистрации в управлении юстиции | Постоянно | |||||
| Организационные вопросы | |||||||
| 5. | Постановления, письма и рекомендации выборных органов профсоюза | ДМН (до минования надобности) | Возможно формирование нескольких дел (по корреспондентам) | ||||
| 6. | Постановления, решения и информационные письма местных органов власти | ДМН | |||||
| 7. | Приказы руководителя предприятий, учреждения, организации (копии) | ДМН | |||||
| 8. | Протоколы профсоюзных собраний (конференций) и материалы к ним | Постоянно | Сдаются в архив предприятия, города | ||||
| 9. | Материалы по организации проведения профсоюзных собраний, конференций (выписки из протоколов об избрании делегатов, графики собраний профсоюзных организаций и т.п.) | 5 лет | |||||
| 10. | Протоколы заседаний профсоюзного комитета, его президиума и материалы к ним | Постоянно | Сдаются в архив предприятия, города | ||||
| 11. | Планы работы профсоюзного комитета и его комиссий | ДМН | |||||
| 12. | Документы по организации работы цехкомов (профбюро) и их комиссий: списки, справки об их деятельности и т.п. | 5 лет | |||||
| 13. | Документы по организации работы профгрупп (списки профгрупоргов, справки об их деятельности и т.п.) | 5 лет | |||||
| 14. | Документы комиссий профсоюзного комитета | до истечения срока полномочий профкома | |||||
| 15. | Коллективный договор и материалы по контролю за его выполнением | 5 лет | |||||
| 16. | Годовые статистические отчеты профсоюзного комитета | 5 лет | |||||
| 17. | Материалы по обучению профсоюзных кадров и актива (учебные планы, списки, графики и т.п.) | 5 лет | |||||
| 18. | Справки проверок работы профсоюзного комитета | до истечения срока полномочий профкома | |||||
| 19. | Переписка по вопросам профсоюзной работы | 5 лет | |||||
| 20. | Предложения, заявления и жалобы трудящихся | 5 лет | |||||
| Делопроизводство | |||||||
| 21. | Инструкции, указания, положения по вопросам работы с документами | ДМН | |||||
| 22. | Номенклатура дел, описи на дела постоянного срока хранения, акты на уничтожение дел профсоюзного комитета | ДМН | |||||
| 23. | Журнал (картотека) регистрации входящей корреспонденции | 5 лет | |||||
| 23. | Журнал регистрации исходящей корреспонденции | 5 лет | |||||
| 25. | Журнал (картотека) учета предложений, заявлений и жалоб трудящихся | 5 лет | |||||
| 26. | Журнал учета выдачи командировочных удостоверений | 5 лет | |||||
| Бухгалтерия профсоюзного комитета | |||||||
| 27. | Инструкции, указания, положения, директивные письма по финансовой работе, бухгалтерскому учету и отчетности | ДМН | |||||
| 28. | Сметы доходов, штатные расписания, дополнения и изменения к ним, годовые финансовые отчеты и бухгалтерские балансы | 5 лет | |||||
| 29. | Квартальные отчеты по всем направлениям финансово-хозяйственной деятельности профсоюзного комитета | 5 лет | По завершении ревизии | ||||
| 30. | Кассовые, банковские документы со всеми приложениями к последним (счета, накладные, квитанции, акты, поручения, договоры, заявления на материальную помощь, авансовые отчеты и т.п.) | 5 лет | По завершении ревизии | ||||
| 31. | Журнал регистрации банковских поручений | 5 лет | |||||
| 32. | Журнал регистрации приходно-расходных документов | 5 лет | |||||
| 33. | Книги (картотеки) материально-хозяйственного учета профсоюзного комитета | 5 лет | |||||
| 34. | Акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности профсоюзного комитета, приемно-сдаточные акты материально-ответственных лиц, в том числе составляемые при переизбрании председателя профсоюзного комитета | 5 лет | |||||
| 35. | Переписка по финансовым вопросам с организациями | 5 лет | |||||
| 36. | Книга учета полученных и выданных профсоюзных билетов | 5 лет | |||||
В первичных профсоюзных организациях, которые имеют штатных работников, должны быть документы, обозначающие работу со штатом (личным составом) профкома.