Известно, что основными участниками проекта являются заказчик, инвестор (это может быть одно и то же лицо), проектировщик, поставщик, руководитель и команда проекта.
В своей деятельности менеджер должен исходить из основных принципов качественного менеджмента:
9. Ориентация на потребителя
- Кто потребители продукта, предусмотренного проектом?
- Как определяются их запросы?
- Как используется удовлетворение потребителя для развития учреждения культуры?
10. Лидерство
Руководство устанавливает единство между целью, направлением движения и внутренней средой учреждения . И в этой связи оно отвечает за создание и поддержание такой внутренней среды, которая позволяет максимально использовать потенциал всего персонала для достижения целей, стоящих перед учреждением.
11. Вовлеченность персонала
- работники всех уровней включены в решение задачи;
- сотрудники вне зависимости от их должности, способны влиять на достижение поставленных целей.
12. Процессный подход
- необходимыми для успеха ресурсами и деятельностью управлять как процессами;
- процесс – это совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы и выходы.
13. Системный подход
- система есть сеть взаимосвязанных элементов внутри рассматриваемого объекта, которые работают совместно для достижения цели, стоящей перед объектом.
14. Постоянное улучшение
Под улучшением понимаются мероприятия по усовершенствованию качеств и свойств услуг и продуктов учреждения и/или повышение эффективности и результативности процессов, задействованных в их производстве или доставке.
15. Решения, основанные на фактах
Решения принимаются на основе анализа данных и информации.
16. Взаимовыгодные отношения с поставщиками
- совместное участие и заинтересованность поставщиков в улучшении
качества услуг.
Менеджмент обеспечивает общий объем работ по проекту, структурируя его на соответствующие управляемые блоки. Они представляют логическую структуру проекта, поскольку определяют последовательность выполнения работ и решение следующих задач:
- разделение объекта на поддающиеся управлению блоки;
- распределение ответственности;
- оценка необходимых затрат средств, времени, материальных ресурсов;
- создание единой базы для планирования, составления смет и контроля за затратами;
- увязка работ по проекту с системой ведения бухгалтерских счетов;
- переход от общих целей к конкретным заданиям.
В условиях перехода от сметного финансирования к бюджетозамещению государственного и муниципального заказа (в дальнейшем – задания) учреждениям культуры придется использовать различные формы инвестиций, дополняющих и образующих единый бюджет учреждения. Это могут быть:
- денежные средства и их эквиваленты (целевые вклады, оборотные средства, ценные бумаги и т. д.);
- земля;
- здания, сооружения, оборудование, технические средства, инструменты, компьютерные технологии и т. п., используемые в работе учреждения и обладающие ликвидностью;
- имущественные права, оцениваемые, как правило, денежным эквивалентом.
Менеджмент учреждения культуры должен обеспечить исследование инвестиционных возможностей. С этой целью проводится изучение спроса на услуги и продукты учреждения, оценку уровня базовых, текущих и прогнозных цен на услуги и продукты, формирование организационно-правовых форм реализации проекта и состава участников, предварительную оценку эффективности проекта, а также подготовку всей необходимой документации.
Приведем примерные рекомендации отнесения расходов на статьи и подстатьи экономической классификации расходов, разработанные агентством культуры администрации Красноярского края (1).
Необходимо также обеспечить оценку риска, связанного с осуществлением проекта. Для снижения риска в ходе исполнения проекта учреждение проводит тщательную оценку возможных объективных и субъективных причин. Наиболее оправданным в этом случае будет применение SWOT – анализа (сильные и слабые стороны, возможности и угрозы). При этом учитывается территориальная расположенность учреждения, уровень компетенции персонала по основным направлениям проекта, состояние материально-технической базы, культурный уровень обслуживаемого населения и его менталитет, имидж учреждения и т. п.
Поскольку каждое учреждение культуры имеет свои факторы, влияющие на эффективность реализации проекта, то применить универсальную систему оценки проектов нет возможности, но имеются факторы, имеющие отношение к большинству проектов отрасли культура. Они служат основанием для определения критериев оценки проекта и зависят от целей, стратегии, политики учреждения, ценностных установок персонала, от финансовых, научно-технических, производственных, внешних, а, возможно, и экологических характеристик.
Приведем основные возможные критерии оценки проекта:
А. Цели организации, стратегия, политика и ценностные установки персонала:
1) совместимость проекта с долгосрочными планами и текущей стратегией организации;
2) оправданность изменения в стратегии организации, если этого требует принятие этого проекта;
3) соответствие проекта отношению организации к риску;
4) соответствие проекта отношению организации к нововведениям;
5) соответствие проекта требованиям организации с учетом временного аспекта;
6) соответствие проекта потенциалу роста организации;
7) устойчивость положения организации;
8) степень диверсификации организации, влияющей на устойчивость ее положения;
9) влияние больших финансовых затрат и отсрочки возврата дохода от услуг на современное состояние дел в организации;
10) влияние возможного отклонения времени затрат и результатов от запланированных, а также влияние неудачи проекта на состояние дел в организации и ее судьбу.
Б) Финансовые критерии:
1) размер инвестиций в производство услуг и продуктов, маркетинг, научные исследования;
2) потенциальный годовой размер дохода, а в определенных условиях и прибыли от внедрения проекта;
3) ожидаемая норма дохода и прибыли;
4) стартовые затраты на осуществление проекта;
5) предполагаемый срок окупаемости проекта;
6) наличие финансов в нужные моменты времени;
7) влияние данного проекта на другие процессы в учреждении, требующие финансовых средств;
8) финансовый риск, связанный с осуществлением проекта;
9) стабильность поступления доходов от проекта;
10) период времени через который начнется производство услуг, возмещающих затраты;
11) возможности использования налоговых льгот (федеральных, субъекта федерации, муниципальных);
12) оптимальные структуры затрат.
В) Научно-технические критерии:
1) наличие технических ресурсов, необходимых для осуществления проекта;
2) стоимость и время разработки проекта;
3) воздействие на другие проекты;
4) потребности в услугах сторонних организаций в научном исследовании, консультационных услугах, обучении персонала и т. п.
Г) Производственные критерии:
1) необходимость технологических нововведений для осуществления проекта;
2) соответствие проекта имеющимся ресурсам материальным, информационным;
3) наличие кадрового состава и соответствие его требованиям проекта;
4) величина издержек производства услуг по проекту, сравнение этих издержек с издержками конкурентов;
5) потребность в дополнительном оборудовании, инструментах, костюмах и т. п.
Д) Внешние и экологические критерии:
1) правовое обеспечение проекта;
2) возможная реакция общественного мнения на осуществление проекта;
3) возможное влияние принятия новых законов на проект;
4) влияние осуществления проекта на экологию окружающей среды;
5) влияние проекта на социализацию потребителя;
6) влияние проекта на социально-культурную и экономическую ситуацию на территории.
Возможно, этим не исчерпываются критерии оценки проекта, но в ходе оценки каждой позиции предложенных возможны дополнения и корректировки, и, в конечном счете, будет выработано решение об эффективности проекта.
Руководителям учреждения культуры можно рекомендовать следующие важные принципы управления проектом:
1. Принцип селективного (выборочного) управления, т. е. выбор приоритетных направлений, адресная поддержка инновационных идей и новаторов.
2. Принцип целевой ориентации проектов на обеспечение конечных целей. Предполагается установление взаимосвязей между потребностями в создании проекта и возможностью его реализации.
3. Принцип полноты цикла управления проектом.
4. Принцип этапности инновационных процессов и процессов управления проектами.
5. Принцип иерархичности организации проекта, все уровни деятельности согласуются друг с другом.
6. Принцип многовариантности при выборе управленческих решений.
7. Принцип системности.
8. Принцип обеспеченности и сбалансированности. Все мероприятия проекта должны быть обеспечены необходимыми ресурсами.
Таким образом, переход на проектный уровень получения заказов и заданий от потребителей требует значительного увеличения доли управленческих воздействий, владения современными методами менеджмента руководителей учреждений культуры.
Приложение № 1
Таблица 3
Таблица
отнесения расходов на статьи и подстатьи