Процедура исполнения экспортной (импортной) сделки включает ряд последовательных этапов, которые позволяют создать логическую цепь операций для достижения определенной цели внешнеторговой операции. Следование сложившемуся порядку подготовки и выполнения внешнеэкономических операций поможет предприятию-участнику ВЭД избежать ошибок при работе на мировых рынках.
Основными этапами и элементами осуществления международных коммерческих операций можно считать:
· определение критериальных (предельно приемлемых) экономических и ценовых установок на внешнеторговую операцию (целеполагание);
· проведение маркетинговых исследований внутреннего и внешнего рынков;
· корректировка целевых установок эффективности внешнеторговой операции и границ ее изменения;
· поиск и выбор контрагентов сделки;
· установления письменных контактов с иностранным партнером;
· получение (выставление) оферт;
· анализ и проработка конъюнктурных материалов (подготовка конкурентного листа, расчет приемлемого диапазона экспортных (импортных) цен);
· изучение способа расчетов и условий платежа;
· выбор способа доставки и транспортировки;
· подготовка проекта контракта;
· проведение переговоров и согласование проекта контракта;
· подписание контракта;
· исполнение контрактных обязательств (изготовление и поставка товара, подготовка отгрузочных документов, осуществление расчетно-платежных операций);
· контроль сроков и условий выполнения контрактных обязательств;
· анализ эффективности и выработка организационно-управленческого механизма предотвращения ошибок выполнения следующей внешнеторговой операции.
Каждый из перечисленных этапов включает ряд последовательных, технологически связанных управленческих действий, требует определенных знаний и опыта проведения операций, организационного, технического и информационного обеспечения.
Способы поиска покупателя для потенциального экспортируемого товара определяются опытом работы компании на внешнем рынке, товаром (традиционный или новый, тип продукции), информационной базой предприятия и его экспортной политикой. Обычно способы поиска покупателя определяются с учетом использования каналов сбыта, принятых для данного типа товаров. Например, существуют товары традиционной биржевой и аукционной торговли, ограниченного круга использования, массового спроса.
Для поиска покупателя экспортер может использовать следующие способы:
· подготовить проформу контракта для традиционного покупателя товара;
· изучить информацию о товаре в доступных источниках информации;
· подготовить предложение (оферту) одному или нескольким потенциальным покупателям;
· направить предложение в ответ на поступивший запрос покупателя;
· принять участие в международном тендере;
· посетить международные выставки и ярмарки;
· принять участие в деловой встрече региональной бизнес – миссии иностранного государства; и др.
Предложение – оферта – письменное предложение продавца, направленное потенциальному покупателю, о продаже партии товара на определенных продавцом условиях. Компания, направившая предложение, называется «оферент».
Приведем определение оферты, содержащееся в Венской конвенции 1980 года «О договорах международной купли-продажи». Статья 14 Венской конвенции гласит:
«1) Предложение о заключении договора, адресованное одному или нескольким лицам, является офертой, если оно достаточно определено и выражает намерение оферента считать себя связанным в случае акцепта. Предложение является достаточно определенным, если в нем обозначен товар и прямо или косвенно устанавливается количество и цена, либо предусматривается порядок их определения.
2) Предложение, адресованное неопределенному кругу лиц, рассматривается лишь как предложение делать оферты, если только иное прямо не указано лицом, сделавшим такое предложение».
Принятие предложения или акцепт также определяется в Венской конвенции, в ст.18 п.1 сказано: «... как заявление или иное поведение адресата оферты, выражающее согласие с офертой. Молчание или бездействие сами по себе не являются акцептом».
Следовательно, если первоначальный оферент получит акцепт с оговорками и не выразил в ясной форме свое согласие, то и договора нет; оферент же, со своей стороны, не обязан отвечать на измененный акцепт, хотя полное молчание вряд ли можно считать приемлемой деловой практикой.
Статья 19 Конвенции вносит дополнительные детали в определение формы и содержания акцепта: «1) Ответ на оферту, который имеет целью служить акцептом, но содержит дополнения, ограничения или иные изменения, является отклонением оферты и представляет собой встречную оферту. 2) Однако ответ на оферту, который имеет целью служить акцептом, но содержит дополнительные или отличительные условия, не меняющие существенно условия оферты, является акцептом, если только оферент без неоправданной задержки не возразит устно против этих расхождений или не направит уведомление об этом. Если он этого не сделает, то условиями договора будут являться условия оферты с изменениями, содержащимися в акцепте».
Какие условия меняют существенно условия оферты? В п.3 ст.19 Конвенции дается ответ: «... дополнительные или отличительные условия в отношении, среди прочего, цены, платежа, качества и количества товара, места и срока поставки, объема ответственности одной из сторон перед другой или разрешения споров считаются существенно изменяющими условия оферты».
В Конвенции не предусмотрен случай, когда оферент вместо акцепта получает встречную оферту. Представляется, что решение этого вопроса единообразно: оферент может как прямо отклонить измененный акцепт (встречную оферту), так и отклонить его молчанием, но с соблюдением требований статьи 19 Венской Конвенции.
Оферта может быть твердой, когда она выставляется оферентом одному возможному покупателю с указанием срока, в течение которого продавец является связанным своим предложением и не может сделать аналогичное предложение другому покупателю.
Свободная оферта делается нескольким потенциальным покупателям на одну и ту же партию товара. Согласие покупателя с условиями, изложенными в такой оферте, подтверждается твердой контрофертой.
Способы установления контактов предприятия с потенциальным продавцом в рамках подготовки импортной сделки могут быть следующие:
· направить потенциальному или уже известному продавцу товара письменный запрос;
· провести информационный поиск иных потенциальных экспортеров;
· объявить (открытые или закрытые) торги с приглашением фирм производителей интересующих покупателей товаров или всех желающих участвовать в них;
· направить экспортеру безоговорочный акцепт полученной оферты.
Наиболее распространенной формой подготовки импортной сделки по известным поставщикам является размещение заказа.
Заказ - это коммерческий документ, в котором покупатель подробно указывает необходимые условия для изготовления или подготовки заказываемого товара, а так же существенные положения, необходимые для подготовки и заключения внешнеторговой сделки, важные по его мнению. Фактически заказ – это письменное начало переговоров о заключении внешнеторгового контракта.
С другой стороны, обычно подписанию контракта предшествуют переговоры, где согласовываются основные условия, т.н. существенные условия контракта (см. выше).
Переговоры могут проводиться путем электронной переписки, по телефону, на выставках, конференциях, в ходе личных деловых встреч.
К основным способам заключения сделки в международной практике относятся: подписание контракта, акцепт покупателем твердой оферты, акцепт продавцом контроферты покупателя, подтверждение продавцом заказа, сделанного покупателем.
В процессе подготовки, переговоров, заключения и исполнения контрактов создаются документы, которые затем трансформируются в подписанный контракт.
Например, при установлении первоначального контакта с партнером их отношения формируют набор документов:
Предложение поставщика: письма, оферты - твердая или свободная,
проект контракта, факс, Интернет - сообщения.
Запрос покупателя о конкурентном предложении: запросы, заказы, письма.
Предложение участия в торгах продавцу: приглашения, уведомления.
Согласие на участие в торгах: уведомление, документация.
Проверка платежеспособности покупателя: запросы, справки, банковские или коммерческие документы.
При подготовке контракта проводится согласование предлагаемых условий обеспечения поставки и расчетов участников внешнеторговой сделки:
Определение базисных условий поставки: согласно «ИНКОТЕРМС 2000».
Расчет контрактной цены: проводится на основании конкурентного листа, фирменных каталогов, прейскурантов, биржевых котировок, счета-фактуры, цен на аналогичные сделки.
Условия расчетов и способы платежа: используются письмо на открытие аккредитива, инкассовое поручение, тратты, чеки, платежные расписки и требования.
Внешнеторговые сделки часто готовятся и заключаются на международных выставках и ярмарках. Выставки и ярмарки, как правило, проводятся регулярно и являются как международными, так и национальными мероприятиями. Проводятся также специализированные, оптовые и постоянно действующие выставки и экспозиции.
Важное место в развитии международной торговли занимают товарные биржи и аукционы. Товарная биржа – это постоянно действующий рынок массовых, качественно равноценных, однородных и взаимозаменяемых товаров, что позволяет вести торговлю без предъявления и осмотра товара по образцам и согласно установленным стандартам.