| Место события Охотско-Камчатский край Содержание Об освоении и использовании природных богатств края. Протокол № 7 заседания СНК РСФСР. |
При каталогизации протоколов или стенограмм на отдельные каталожные карточки берется каждый вопрос, представляющий интерес в научном и народнохозяйственном отношении. Например, в протокол включены три вопроса, на каждый из них составляется самостоятельная карточка.
| Содержание О восстановлении эвакуированных предприятий Наркомместпрома и Наркомата автотранспорта РСФСР. Из протокола № 9, п. 1. |
| Содержание О ходе выполнения постановлений СНК РСФСР об увеличении производства мыла в 1942 г. Из протокола № 9, п. 2. |
| Содержание О выполнении плана развития животноводства и увеличения поголовья скота в совхозах Наркомсовхоза. Из протокола №9, п. 3. |
Иногда при описании протоколов выносятся все вопросы сразу (повестка дня) на одну каталожную карточку. Обычно так поступают при работах, не связанных с каталогизацией материалов, или при проведении работы совместно с техническим сотрудником, который тут же дублирует эту карточку для всех вопросов. /14/ Основная карточка поступает в раздел систематического каталога, где сосредоточены сведения о деятельности данного учреждения.
| Содержание 1. Об экономическом положении уезда. 2. О сельхозналоге на 1924/25 гг. 3. О местном бюджете. 4. О работе волисполкомов. Протокол заседания 3-й сессии уисполкома. |
В тех случаях, когда в протоколе идет речь об утверждении или изменении каких-либо нормативных или плановых документов - положений, программ, планов, бюджетов и т.д., являющихся приложениями к протоколу, - на каталожной карточке проводится описание этих документов. Так, если протокольна запись лишь фиксирует факт утверждения бюджета на заседании, бюджет приложен к протоколу, целесообразно составить такую карточку:
| Дата события 1942 Место события Ленинградская обл. Содержание Бюджет области на IV квартал. |
Приложения к протоколам, послужившие подготовительным материалом для рассмотрения поставленных вопросов, могут быть описаны двумя способами:
а) за основу для информации на каталожной карточке берется документ-приложение с оговоркой о его принадлежности к протоколу.
| Содержание О поставках Наркомэлектропромом наркоматам и ведомствам ламп к газогенераторным автомашинам. План. Приложение к протоколу № 37. |
Этот вариант описания целесообразно использовать лишь в тех случаях, когда содержание приложений шире и значительнее вопроса, поставленного в протоколе;
б) за основу для информации каталожной карточки берется содержание текста протокола, отражающего и содержание приложений, наличие которых оговаривается.
| Содержание О возвращении призванных по мобилизации военнослужащих на места их прежней службы в уземотдел. Протокол уездного земельного отдела и материалы. |
На тексты выступлений выдающихся государственных деятелей, деятелей науки и культуры составляются отдельно каталожные карточки для именного каталога или для соответствующих разделов систематического. Например, карточка для систематического каталога:
| Содержание О развитии местных органов управления промышленностью. Стенограмма заседания организационной секции ВЦИК. |
И, кроме того, для именного:
| Калинин М.И. Содержание Речь на заседании организационной секции ВЦИК о развитии местных органов управления промышленностью. Из стенограммы заседания. |
Если в архиве не имеется именного каталога, то наличие текстов выступлений названных деятелей оговаривается на каталожной карточке, предназначенной для систематического каталога.
| Содержание О развитии местных органов управления промышленностью. Из стенограммы заседания организационной секции ВЦИК. Речь М.И. Калинина. |
Если мы имеем дело с протоколами структурной части учреждения, название которой четко определяет характер и направление ее деятельности, чему вполне соответствует и содержание имеющихся документальных материалов, то возможно отказаться от подокументного или поединичного способов описания этих материалов (Комиссии исполкомов: по борьбе с голодом, помощи школам, топливные и т.д.). В этом случае составляется отсылочная карточка к соответствующим описям. Подобным образом можно решить вопрос и при описании протокольных материалов фондов учреждений узко специализированного направления, а также протоколов по специальным вопросам деятельности, например, протоколов испытаний оборудования, проведения соревнований и т.д.
Протоколы и стенограммы отчетно-выборочных собраний и конференций общественных организаций (профсоюзов, НТО, ВОИР, ДСО и т.д.) описываются как поединично, так и групповым способом. Возможно проводить описание этих материалов прямо с описи. Говоря об описании протоколов, следует рекомендовать составление групповых карточек для вопросов, обсуждение которых проходило на заседаниях соответствующих органов несколько раз. При описании протоколов с нерешенными вопросами, следует это оговорить на карточке, применяя формулировки "о рассмотрении", "об обсуждении", а не "об утверждении" и т.д. Вместе с тем следует признать нецелесообразным составление каталожных карточек на протоколы фондов первой категории без обозначения вопроса, рассчитанные лишь на учет их в каталоге. Для учета документов имеется опись и подобное дублирование не может считаться правильным.
Описание переписки
Характер формирования переписки в делах и полнота обозначения ее содержания в описи определяют подход к описанию этой документации при каталогизации. Если содержание переписки отражается заголовком единицы хранения, то применяется поединичное описание ее на каталожной карточке.
| Содержание О заготовке продуктов и фуража для Красной Армии. Переписка. |
| Содержание О восстановлении электростанций, снабжении электроэнергией, топливом и оборудованием электростанций и предприятий. Переписка. |
В последнем примере очевидна необходимость дублирования каталожной карточки.
Если в единице хранения, сформированной как "переписка", имеются отдельные документы, не относящиеся к основному вопросу переписки, имеющие самостоятельное значение, то они описываются на отдельных каталожных карточках. Например, общая карточка:
| Содержание О ремонте шоссейных дорог в губернии. Переписка с земскими управами. |
Отдельная карточка:
| Содержание "Ведомость шоссейных дорог Московской губернии, находящихся в ведении губернского земства, с указанием их протяженности и конечных пунктов". |
Глухие заголовки для обозначения содержания переписки или показывающие ее содержание лишь частично ("по другим вопросам") не могут служить основанием для информации на каталожной карточке. Такие единицы хранения требуют полистного просмотра и чаще всего подокументного описания. Так, для обозначения содержания переписки Леноблисполкома, озаглавленной "по общим вопросам", где содержатся документы о состоянии сельского хозяйства в области, о реконструкции ряда клубов и домов культуры, о мероприятиях по борьбе с вредителями сельскохозяйственных культур требуется составление трех каталожных карточек, на каждый вопрос отдельно.
Особое внимание следует уделять переписке при каталогизации личных фондов. Именно здесь часто встречаются уникальные документы в виде автографов, писем, рецензий, критических высказываний выдающихся деятелей науки и культуры, т.е. сведения включаемые в именной каталог, а часто и в систематический. Так, например, если в фонде скульптора А.И. Козырева имеются письма Е.А. Федорова, а в фонде детского писателя Л.И. Куликова хранятся письма С.Я. Маршака и А.Л. Барто, то такие документы должны быть описаны самостоятельно, на отдельных карточках.
Описание других разновидностей документальных материалов строится в основном на тех же принципах.
Особенности описания, обусловленные видом каталога
Специфика каждого каталога, входящего в систему каталогов государственного архива, проявляется и в информационных данных, обозначенных на каталожных карточках. Они должны обеспечить наличие тех признаков информации, которые составляют специфику данного каталога.
Методика описания, изложенная выше, имеет в виду в основном составление каталожных карточек для систематического каталога. Методика описания сведений, предназначенных для пополнения предметных и предметно-тематических каталогов, имеет некоторые особенности.
Карточка для именного каталога, как показывает практика архивов, является, по существу, дублетной карточкой систематического каталога с графическим выделением фамилии, имени лица, которые составляют основу информации на карточке в этом случае. Фамилия может выноситься в верхнюю часть карточки, подчеркиваться в тексте, обозначаться в "рубрике", но суть информации останется прежней - вопрос. Например, карточка для систематического каталога: