Дифференцированный подход к описанию документальных материалов (Методические рекомендации) (стр. 2 из 11)

планирование образования см. Л2 40 30: Ф6 50
Л2 40 30: Ф6 40
Л2 40 30: Ф3 01

планирование культпросветработы см. Л2 40 30: Ш

и т.д.

Применение географического указателя также позволяет вести поиск информации в географическом аспекте (от частного к общему).

При решении вопроса о целесообразности применения собственно каталогов или соответствующих указателей необходимо учитывать следующие соображения: эффективность создания и использования каталога или соответствующего указателя; характер, основные направления работы архива; состав и особенности уже имеющегося в архиве научно-справочного аппарата.

Предметно-тематические каталоги

Предметно-тематический каталог основанием деления имеет вопрос или предмет, относящийся к определенной теме. Такой каталог организуется по логической структуре с использованием формальной структуры на низших ступенях (алфавит и т.д.). Поиск информации ведется от общего к частному. Обязательным условием для предметно-тематического каталога, как элемента системы каталога, является группировка сведений по признаку, отсутствующему в систематическом каталоге.

Содержание предметно-тематического каталога, в отличие от систематического, ограничивается чаще всего одной, реже несколькими близкими, родственными темами. Содержание предметно-тематического каталога, правомерность его создания определяются архивом на основании информационных потребностей. Одной из особенностей этого вида каталога является допустимость отражения в нем документальных материалов других архивов и опубликованных источников.

В качестве разновидности предметно-тематического каталога может выступать каталог по истории государственных учреждений. Группировка сведений в нем на основных ступенях деления, как правило, отраслевая. Возможно создание предметно-тематического каталога по истории административно-территориального деления и другим темам.

Каталоги специфической документации Государственные архивы с общей документацией, как правило, имеют в своем составе некоторое количество специфической по форме документации. К ней относится документы на небумажной основе, а также документальные материалы в графическом исполнении (фотографии, чертежи, карты, ноты и др.). Они могут представлять значительный научный интерес, поэтому целесообразно, чтобы сведения о подробной документации нашли отражение в системе каталогов госархива. Информация о таких материалах может быть включена в систематический каталог. Однако, учитывая особенности их использования возможно создание самостоятельных каталогов специфической документации, что должно быть строго обосновано информационными потребностями, обычно - практическим использованием. Принципы организации каталогов специфической документации различны. Они могут организовываться в соответствии с алфавитной или логической структурой и по существу и по существу являются разновидностью предметного или передметно-тематического каталогов. Сведения о картографических материалах могут систематизироваться в каталоге по алфавиту имен авторов (или составителей) или алфавиту названий территорий (алфавитно-территориальные), а также по темам. Нотные материалы - по алфавиту названий произведений или имен авторов.

Фондовый каталог Элементом системы каталогов можно считать также фондовый каталог. Его основная функция - централизованный учет документальных материалов, но фондовый каталог несет и информационную нагрузку. Он дает информацию о документальных материалах архива, обобщенную на уровне названия фонда. Использование такого каталога непосредственно архивом затруднено существующими нормативами документами - создание его предусмотрено в архивных управлениях (или архивных отделах). В государственных архивах подобная информация содержится в листах фондов и указателях к ним.

Делопроизводственные картотеки в системе каталогов В системе каталогов документальных материалов государственных архивов со временем могут занять место отдельные элементы учетно-информационного аппарата учреждений. В настоящее время можно отметить, что картотеки, создаваемые в учреждениях, представляют определенный интерес как один из источников комплектования системы каталогов. Наибольшего внимания в этом смысле заслуживают картотеки учета нормативных актов. Необходима значительная работа в части сближения принципов описания и классификации информации в учреждениях и архивах, прежде чем делопроизводственные картотеки смогут выступить источником пополнения системы каталогов государственного архива. Положительные изменения в сближении учетно-информационного аппарата учреждений и научно-справочного аппарата государственных архивов могут произойти с внедрением Единой государственной системы делопроизводства.

Взаимосвязь элементов системы каталогов Необходимым условием эффективной работы системы каталогов является установление связи между ними - организация взаимодействия элементов системы. Взаимосвязь элементов осуществляется, как правило, с помощью отсылочных карточек и различных указателей. Все каталоги, входящие в систему, прежде всего связаны с систематическим каталогом. Помимо этого отдельные каталоги могут взаимодействовать между собой.

2. Методика дифференцированного отбора сведений для описания при каталогизации

Сущность дифференцированного подхода при каталогизации Различная степень информационной значимости архивных фондов вызывает необходимость выработки дифференцированного подхода к описанию документальных материалов при создании всех элементов системы научно-справочного аппарата государственного архива. Установление принадлежности фондов к определенным категориям - один из начальных этапов работы по созданию и усовершенствованию системы научно-справочного аппарата к документальным материалам архива, в том числе и работы по созданию системы каталогов. /8/ Дифференцированный подход при каталогизации выражается в выборе и применении комплекса наиболее рациональных приемов описания документальных материалов фондов разных категорий. При этом имеется в виду установление очередности выбора архивных фондов для каталогизации, определение характера отбора единиц хранения, документов и сведений из них, применение различных приемов подачи информации о документальных материалах. Практическое осуществление дифференцированного подхода будет зависеть от категории фонда, информационной значимости структурного подразделения данного фонда, разновидности документальных материалов, непосредственно связанной с их содержанием и им обусловленной, состава и состояния имеющегося научно-справочного аппарата к фонду, в том числе вида каталога (систематический, именной, географический и т.д.).

Выбор архивных фондов В системе каталогов данного архива должны быть, в конечном итоге, сосредоточены сведения о содержании всех его фондов. Это положение не означает, что в каталоги войдут сведения о каждом единичном документе или единице хранения каждого фонда. Оно означает, что сведения о содержании всех фондов войдут в систему каталогов с разной степенью обобщения информации о материалах - от каталожной карточки, составленной на вопрос, отраженный в части документа, до отсылочной карточки к фонду в целом. Поэтому практически задача выбора фондов заключается в определении очередности их каталогизации и решении вопроса, с какой степенью обобщения войдут сведения о данном фонде в каталог. Каждый архив определяет эту очередность с точки зрения целесообразности каталогизации документальных материалов фондов той или иной категории в данное или последующее время. Как правило, в первую очередь каталогизации подвергаются фонды первой категории. Однако при определении очередности каталогизации тех или иных фондов должны учитываться такие поправочные коэффициенты, как: комплексность разработки фондов, интенсивность и перспективы использования документов, состав и качество системы научно-справочного аппарата архива в целом и ее элементов, направленность работы архива, степень сохранности документальных материалов данного фонда. 1. Комплексность разработки фондов. Наряду с фондами первой категории первоочередной разработке могут подвергнуться фонды второй и даже третьей категорий, документальные материалы которых связаны между собой временем происхождения, масштабом деятельности и т.д., то есть они составляют в совокупности определенный комплекс. Комплексность разработки фондов дает возможность всесторонне изучить историю и документальные материалы учреждений-авторов за данный период, проследить их взаимосвязь, обратить внимание на дублетность документов и широко применить групповое описание документальных материалов на каталожных карточках. Одновременной каталогизации могут быть подвергнуты комплексы фондов в рамках существования определенной территориальной единицы. Например, фонды областного архива за советский период делятся на губернский, окружной и областной комплексы. Вначале каталогизируются документальные материалы фондов советских учреждений, организаций и предприятий, действовавших на данной территории в период существования там губернии; после завершения работы над ними переходят к каталогизации документальных материалов периода существования округа, а затем - области. Недостатком такого решения вопроса является то, что каталогизация документальных материалов на продолжительное время ограничивается лишь определенными хронологическими рамками. В некоторых случаях (особенно для союзных и республиканских центральных государственных архивов) более целесообразно проведение последовательной каталогизации комплексов фондов учреждений одной системы за весь период их существования, независимо от изменения административно-территориального деления. Например, проведение каталогизации фондов органов государственной власти и управления, или органов планирования, или органов культуры и т.д. за весь период их деятельности. 2. Интенсивность и перспективы использования документальных материалов. Из фондов первой категории, намеченных к каталогизации, первоочередной разработке подлежат те, которые наиболее широко и часто используются. Учитывая интенсивность использования документальных материалов, архив может включить для каталогизации в первую очередь и фонд второй категории. 3. Состав и качество системы научно-справочного аппарата архива в целом и ее элементов. Прежде всего учитывается взаимосвязь и взаимодополняемость основных элементов этой системы - каталогов и описей (при этом учитывается качество описей, степень отражения в них содержания документальных материалов). Кроме того, наличие в системе каталогов географического и именного каталогов также окажет влияние на очередность разработки фондов, документальные материалы которых содержат соответствующую информацию. Насыщенность документальных материалов фонда сведениями для включения в имеющийся в архиве именной каталог, может послужить одной из причин первоочередности его разработки. 4. Направленность работы архива. В результате работы архива по использованию и публикации, научно-технической обработке, если она проводится на карточках, может образоваться массив карточек, содержащих сведения о фондах как первой, так и второй категорий. После редактирования эти карточки включаются в каталог. 5. Степень сохранности документальных материалов данного фонда. Если документальные материалы фонда первой категории сохранились неполностью, в список фондов для первоочередной разработки, помимо этого фонда, могут быть включены фонды учреждений его системы, относящиеся ко второй и даже третьей категории. Как правило, эти документальные материалы являются необходимым дополнением для освещения деятельности основного учреждения. Таким образом, решение проблемы выбора фондов для каталогизации определяется категорией данного фонда - принадлежность фонда к той или иной категории влияет на очередность его каталогизации с учетом вышеперечисленных поправочных коэффициентов.

Выбор структурных частей фонда В фонде, намеченном к каталогизации, не все структурные части будут каталогизироваться в обязательном порядке и не все подвергнутся каталогизации одновременно. Как правило, материалы основных структурных подразделений учреждения содержат многообразную информацию о деятельности самого учреждения и учреждений его системы и требуют первоочередной и детальной разработки (имеется в виду полистный просмотр и наибольшая вероятность подокументной разработки). Информация, содержащаяся в материалах других структурных частей, чаще всего детализирует документную информацию основных отделов или представляет интерес как конкретная информация по определенному участку работы учреждения. Поэтому каталогизация материалов этих структурных частей проводится во вторую очередь, с большей степенью обобщения сведений об их содержании, или они вообще исключается из плана каталогизации. Документальные материалы структурных частей большинства фондов первой и второй категорий в зависимости от значения и места их фондообразователей в общей структуре учреждения можно разделить на четыре группы: · материалы общих отделов (коллегий, президиумов, канцелярий, секретариатов, организационно-инструкторских отделов), отражающие общее руководство деятельностью самого учреждения в целом и учреждений его системы; · материалы отраслевых отделов, отражающие конкретные направления производственной деятельности фондообразователя; · материалы функциональных отделов (планово-экономический, отдел труда, зарплаты и кадров, бухгалтерия, отдел материально-технического снабжение, сбыта и т.д.), отражающие выполнение определенных функций в сфере обеспечения целевой деятельности фондообразователя; · материалы подразделений, отражающие выполнение подсобно-вспомогательных функций. Основное внимание при выборе для каталогизации структурных частей фондов должно быть обращено на полноту отражения в их документальных материалах основной, целевой деятельности фондообразователя и учреждений его системы. Документальные материалы общих отделов наиболее полно и всесторонне освещают основную целевую деятельность учреждения. Их конкретное содержание в описи, как правило, не показано. Кроме того, в материалах этой группы много итоговой документации обобщающего характера, отражающей производственную деятельность учреждения (доклады, отчеты). Поэтому они подвергаются первоочередной и детальной разработке в обязательном порядке. Содержание документальных материалов функциональных и отраслевых отделов, во-первых, частично поглощается в документальных материалах общих отделов; во-вторых, оно показано в описи конкретнее, чем содержание документальных материалов общих отделов. Поэтому эти материалы каталогизируются только после разработки документов общих отделов и с большей степенью обобщения сведений об их содержании (от каталожной карточки, составленной на отдельную единицу хранения, до отсылочной карточки к описи). /9/ Документальные материалы структурных частей, несущих вспомогательные функции, возможно из плана каталогизации исключить. При этом следует иметь в виду, что в зависимости от периода времени возникновения документов, от исторической обстановки, в которой они появились, каталогизации могут быть подвергнуты и документальные материалы вспомогательных структурных частей.

Отбор единиц хранения и документов Отбор единиц хранения следующим этапом работы по каталогизации. При отборе единиц хранения и документов для описания на каталожных карточках следует руководствоваться тем же принципом, что и при выборе структурных частей фонда - прежде всего учитывать целевую направленность документальных материалов и степень отражения в них основной деятельности учреждения. Имея четкое представление о функциях учреждения, можно заранее наметить ориентировочные комплексы документов, содержание которых будет отражать существенные и вспомогательные стороны работы, т.е. основную и вспомогательную документацию. К основной относится документация, определяемая целевым назначением учреждения, полученная извне или созданная в самом учреждении. Она содержит сведения о характере, направлении, итогах деятельности самого учреждения и связанных с ним учреждений. К ним относятся, например, нормативные документы органа управления, без которых это учреждение не может выполнить своих главных функций. К вспомогательной относится документация, содержащая сведения справочного характера, дополняющая основу. Единицы хранения, содержащие сведения по основной деятельности учреждения-автора и учреждений его системы, соответствующие его основным функциям, подвергаются каталогизации в первую очередь. При оценке содержания единиц хранения и документов для каталогизации следует учитывать также виды и разновидности документальных материалов. Каждый вид и разновидность предназначены для документирования определенных сторон деятельности учреждения и несет свойственную ему функциональную нагрузку. Важнейшими видами документов, посредством которых, например, осуществляется руководство, являются законы, указы, постановления, решения, приказы и т.д. Следовательно, с видом и разновидностью документа связывается наличие в них определенной информации, что дает возможность использовать разновидность документа в качестве своеобразной оценки его содержания, а, значит, и как дополнительный фактор при отборе. Предпочтение отдается тем видам и разновидностям, которые документируют наиболее существенные стороны деятельности учреждений. Таким образом, при отборе единиц хранения и документов для каталогизации необходимо тщательное изучение функций учреждения, функций видов документов, целей, преследуемых при их создании, и степени информативности каждого документа. Учитывается также степень отражения содержания единиц хранения в описи. Единицы хранения, состоящие их таких документов, как протоколы, постановления, решения, распоряжения, указы, циркулярные письма, отложившиеся в результате деятельности самого учреждения-фондообразователя, содержание которых отражает выполнение учреждением и его системой основных функций и в описи не показано, должны быть обязательно подвергнуты каталогизации и, как правило, в первую очередь. Возможен такой вариант, когда первоочередной каталогизации подвергаются не все документальные материалы фонда, а лишь вышеперечисленная группа единиц хранения. Остальная группа дел фонда, подлежащая каталогизации, может быть оставлена для последующей разработки в другое, более удобное для архива время. Особенно это характерно для центральных государственных архивов с большим количеством фондов, содержащих многостороннюю информацию. Например, при разработке фонда Совета Министров в первую очередь каталогизируются постановления и распоряжения СНК и Совета Министров, остальная группа единиц хранения намечается для последующей разработки. При отборе единиц хранения и отдельных документов для каталогизации нужно учитывать следующее: 1. распорядительные материалы вышестоящих органов в фондах нижестоящих, имеющих прямое отношение к осуществлению учреждением его целевого назначения, хранение которых в фонде признано целесообразным, подвергаются каталогизации. Не каталогизируются они в том случае, если фонды вышестоящего и подведомственного учреждений хранятся в одном архиве и есть возможность убедиться в том, что эти документы сохранились в фонде вышестоящего учреждения; 2. материалы подведомственного учреждения в фонде вышестоящего, присланные для контроля и обобщения, подвергаются каталогизации. Не каталогизируются они в случае, аналогичном изложенному в пункте 1; 3. копии предложений, проектов постановлений, актов проверки и т.д., в которых отражается существо деятельности учреждения, но подлинники которых в учреждениях, их составившем, не остаются, подвергаются каталогизации в том случае, если фонды этого и вышестоящего учреждения, куда были посланы подлинники, находятся в разных архивах; 4. если при изменении административно-территориального деления соответствующие материалы не были переданы по назначению и остались в прежнем архиве, они подвергаются каталогизации. Каталожные карточки на такие материалы могут включаться в систематический каталог и выделяться путем соответствующих географических рубрик или из них может создаваться специальная картотека; 5. печатные издания, имеющиеся в фонде и касающиеся непосредственно деятельности данного учреждения, подвергаются каталогизации. Печатные издания, не относящиеся к деятельности данного учреждения, но представляющие значительный научный интерес, могут быть переданы в научно-справочную библиотеку архива или подвергнуты каталогизации по усмотрению архива. При этом архив учитывает характер использования печатных изданий, состав и принципы построения системы каталогов. Из плана каталогизации заранее следует исключать такие единицы хранения, как циркуляры, приказы, постановления и другие руководящие материалы, присланные для сведения из вышестоящих учреждений. эти единицы хранения могут каталогизироваться лишь в том случае, если установлено, что документальные материалы данного вышестоящего учреждения за указанный период не сохранились. Не включаются в план каталогизации материалы по личному составу, хранящиеся в архивах только в справочных целях - лицевые счета, приказы, списки, платежные ведомости (если особенности работы архива не требуют составления справочных картотек на материалы по личному составу). При этом следует учитывать, что материалы по личному составу, имеющие научное значение, могут быть отражены в именном каталоге. Целесообразно их подвергать просмотру с целью выявления и описания отдельных документов для систематического и особенно для именного каталога (из приказов по личному составу могут быть отобраны сведения о выдающихся деятелях и работниках науки, культуры и производства, сведения об организации и ликвидации фондообразователя, если другие источники, имеющие такие сведения, не сохранились; личные дела, отобранные для постоянного хранения в архиве, каталогизируются для именного каталога).

Отбор сведений Научно-обоснованный отбор сведений из документов является наиболее важной частью работы по каталогизации. Цель отбора - выявить для описания такие сведения, которые в совокупности дадут необходимую и достаточную информацию о сущности событий, фактов, явлений, отраженных в документальных материалах. При этом необходимо избегать включения в каталог случайных сведений о событиях, фактах, явлениях, не раскрывающих закономерности и х развития, не показывающих индивидуальные, характерные особенности их появления. Качество отбора сведений в конечном итоге определяет полноту разделов каталога, степень освещенности тех или иных исторических фактов и событий. Непременным условием квалифицированного отбора сведений из документальных материалов при каталогизации является применение общих принципов маркситско-ленинской методологии: · партийности, предполагающей научную объективность в оценке сведений с позиций марксизма-ленинизма; · историзма, требующего знания не только конкретной истории, но и делопроизводственной практики, существовавшей в данный исторический период; · всесторонности и комплексности, то есть учета всех явлений, событий, фактов в жизни общества, изучение их во взаимосвязи и взаимообусловленности. При проведении отбора сведений из документальных материалов для описания на каталожных карточках, в основном, применяются те же критерии, что и при проведении экспертизы ценности документальных материалов, с учетом целевого назначения данной работы. Основным критерием при отборе сведений является критерий оценки содержания, ценности документной информации с учетом ее научно-исторического и практического значения. Содержание необходимо рассматривать в целом и в деталях, выделить главное и второстепенное и в зависимости от этого решать, какое значение могут иметь сведения, отраженные в документальных материалах, для освещения тех или иных сторон жизни общества с позиций как настоящего, так и будущего. Необходимо отбирать только такие информационные сведения, которые показывают основное содержание документа. Основное содержание документа (основная информация) - это та целевая необходимая информация, которая вытекает из формы и целевого назначения документа как средства управления. При этом свернутая информация о содержании документа, с одной стороны, не должна быть избыточной, не относящейся к основному содержанию документа, т.е. следует избегать излишней детализации содержания. С другой стороны, она не должна быть неполной, недостаточной для освещения основных фактов, явлений, событий, отраженных в документальных материалах. Не следует излишне обобщать характерные особенности содержания документальных материалов, которые могут представить значительный интерес для показа существенных, но не свойственных данному учреждению сторон его деятельности. В первую очередь при отборе сведений отдается предпочтение сведениям о характере, направлении, итогах деятельности данного учреждения или учреждений его системы. Таким образом, критерий оценки содержания выступает в тесной связи с такими факторами, как значение учреждения, характер, сфера его деятельности. Чем шире охват различных направлений деятельности подведомственных или смежных по характеру деятельности учреждений, тем большее количество ценной в научном и практическом отношении документации отложится в результате его деятельности и, следовательно, тем большее количество сведений потребует отражения в каталоге. Так, исходя из критерия оценки содержания, сведения административно-хозяйственного характера (о ремонте зданий, если они не являются историческими памятниками, распределении производственных площадей, отпусках и т.д.) включению в каталог не подлежат. При отборе сведений учитывается также время возникновения документа или время описываемых в документе событий, когда важен сам исторический период - период подготовки и проведения Великой Октябрьской социалистической революции, Гражданской войны, Великой Отечественной войны, периоды, имеющие особое историческое значение для отдельных республик, краев, областей. Применение в совокупности критериев оценки содержания и времени происхождения документа помогает в каждом конкретном случае решить вопрос о включении тех или иных сведений в каталог. Например, при отборе информации из протоколов берутся сведения только по решенным вопросам. Но составитель, исходя из конкретного содержания протокола и учета исторического периода, профиля учреждения, может в отдельных случаях брать на каталожную карточку и вопросы нерешенные, постановка которых уже заслуживает внимания исследователя. Критериями отбора сведений для каталогизации являются также: · место событий, освещенных в документальных материалах; · автор или адресат. Так, первостепенное значение для отбора сведений имеют документы головных учреждений, организаций, предприятий в пределах данной республики, края, области, а также документы, подписанные известным деятелем или ему адресованные, независимо от характера содержания этих документов; · степень сохранности документальных материалов. Определяющим моментом квалифицированного отбора сведений является применение всех этих критериев во взаимосвязи друг с другом. /10/ Следует учитывать, что практически применять принципы и критерии отбора помогают "Схема единой классификации документальных материалов Государственного архивного фонда СССР в каталогах госархивов", схемы классификации и методические разработки самих архивов. При этом каждым архив исходит из специфики и конкретного содержания его документальных материалов. Все вышеизложенное относится прежде всего к систематическому каталогу. При отборе сведений для предметных и предметно-тематических каталогов (географический, именной, по истории госучреждений и др.) применяются такие же критерии, что и при отборе сведений для систематического каталога, но с акцентом на те аспекты содержания документальных материалов, которые составляют специфику данного каталога. При этом необходимо помнить, что вопросы отбора сведений тесно связаны с вопросами организации, назначением каталога, которые определяют направление, характер и специфику отбора сведений. Наибольшей спецификой обладает отбор сведений для именного каталога. Прежде, чем приступить к отбору сведений для именного каталога необходимо четко установить круг лиц, сведения о которых должны браться на каталожную карточку для включения в каталог. В именной каталог включаются сведения о лицах, политическая, общественная, экономическая, культурная, просветительская или практическая деятельность которых представляет интерес для науки и практики. При этом необходимо иметь в виду, что в каталог включаются сведения не только о деятелях прогрессивных партий, организаций и т.д., но и о деятелях реакционного направления, сведения о которых содержатся в документальных материалах общего хранения. Рекомендовать всеобъемлющий перечень лиц, сведения о которых должны включаться в именной каталог применительно к документальным материалам ГАФ СССР в целом, - задача в настоящее время невыполнимая. Каждому архиву целесообразно, исходя из конкретного содержания и специфики документальных материалов с учетом масштаба, характера и сферы деятельности учреждений-фондообразователей, в документальных материалах которых содержатся сведения о тех или иных лицах, составить такой примерный перечень лиц. В пределах определенного звена государственных архивов (республиканские, областные, городские архивы) это перечень во многом будет однотипен. Однако он будет иметь и ряд особенностей в каждом конкретном архиве, т.к. круг лиц, рамки их деятельности, их интересов, отразившиеся в документальных материалах, будут значительно шире профиля материалов архива. Этот перечень может пополняться и уточняться в процессе конкретной работы при составлении каталожных карточек для именного каталога. Он только в самых общих чертах намечает круг лиц, сведения о которых следует брать для включения в каталог. В именной каталог каждого архива войдут сведения о жизни и деятельности работников Коммунистической партии Советского государства, науки, культуры, просвещения, промышленности, историческая значимость которых несомненна. При составлении перечня основным критерием явится значимость деятельности лица, сведения о котором содержатся в документальных материалах архива. Если деятельность данного лица имела прямое отношение к работе учреждения-фондообразователя или учреждений его системы, то ее значимость (для материалов советского периода) можно определить из должностного положения и круга вопросов, которым это лицо занималось. При этом необходимо учитывать функции фондообразователя, специфику его работы, период деятельности. В перечень вносятся наименования таких групп лиц, как участники исторических событий, деятели науки, культуры и искусства, передовики промышленности и сельского хозяйства, авторы документов творческого характера. Помимо этого, в перечень вносятся фамилии тех лиц, историческая значимость которых несомненна и сведения о которых имеются в документальных материалах данного архива. В именной каталог отбираются сведения биографического характера (автобиография, биография, характеристики, документы о перемещениях по службе, увольнениях, награждениях и т.д.) и сведения о деятельности данного лица в той или иной сфере жизни общества (материалы творческого, служебного, делового характера), автографы выдающихся деятелей. Аналогичным образом осуществляется отбор сведений и для других предметных и предметно-тематических каталогов: вначале - установление круга понятий, сведения о которых должны войти в данный каталог, затем - собственно отбор сведений в соответствии с критериями, о которых говорилось выше.

3. МЕТОДИКА ДИФФЕРЕНЦИРОВАННОГО ОПИСАНИЯ ДОКУМЕНТАЛЬНЫХ МАТЕРИАЛОВ ПРИ КАТАЛОГИЗАЦИИ

Дифференцированный подход к каталогизации документальных материалов предусматривает определенное различие в методике описания. Анализ наиболее рациональных приемов описания документальных материалов фондов различных категорий составляет содержание предлагаемой методики. Информация, объективно отражающая основные стороны деятельности фондообразователя, может быть обеспечена применением научно-обоснованной методики на базе принципов партийности, историзма, всестороннего и комплексного подхода к описанию документальных материалов. Например, сведения о материалах, характеризующих организацию заготовок сельхозпродуктов за 1953-1961 гг., должны быть описаны при каталогизации таким образом, чтобы обязательно отразить и не потерять в массе информации то новое, что было внесено в это дело решениями партии и правительства - повышение заготовительных цен на сельскохозяйственные продукты, снижение норм обязательных поставок, установление единых закупочных цен. Каталогизация документальных материалов о снабжении сельского хозяйства техникой должна дать четкую информацию об удовлетворении заявок колхозов и совхозов на материально-технические средства для развития сельскохозяйственного производства и строительства и т.д. Отдельные вопросы, находившиеся за пределами регламентированных функций конкретного учреждения, но нашедшие отражение в его документах и по различным причинам представляющие научный или практический интерес, /11/ также имеют основание для описания и включения в каталог. Такой подход к определению основных принципов методики описания конкретных комплексов документальных материалов обеспечит объективное отражение первичной информации (документов) в каталогах каждого государственного архива.

Вопросный метод описания на каталожных карточках Основным методом описания документальных материалов при каталогизации является вопросный метод, при котором каждый самостоятельный вопрос описывается на отдельной карточке. Необходимость такого метода описания подтверждается тем, что вопрос служит основанием при индексировании каталожных карточек, является сущностью большей части запросов, выполняемых архивами, а также - отправным моментом для поиска документальных материалов. Вопросом следует считать совокупность сведений, характеризующих какое-либо событие, явление, объект или предмет, причем эти сведения могут заключаться как в отдельном документе или в части документа, так и в группе документов. Как правило, обозначение вопроса должно включать понятие о действии, отразить динамическую сторону событий и явлений, характеризовать действие, совершаемое предметом (объектом) или касающееся его. Например, о развитии животноводства, о строительстве школьных зданий и т.п. Вопросный метод обязателен при составлении карточек для систематического и предметно-тематического каталогов. Для предметных каталогов карточки в ряде случаев также отражают вопросную сторону документной информации, но в этих случаях основой ее является все-таки предмет, лицо, объект.

Требования к информации каталожной карточки Информация, вынесенная на каталожную карточку, представляет собой совокупность сведений, характеризующих отдельные вопросы первичной информации. Сама каталожная карточка определяется как носитель вторичной информации. Структура ее складывается из элементов, характеризующих вопрос и несущих сведения о поисковых данных документа. Это - основные элементы карточки. К числу дополнительных относятся те, в которых фиксируются способ воспроизведения каталогизируемого документа, дата составления и фамилия составителя каталожной карточки. Характеристика описываемого вопроса складывается из сведений, размещенных по графам карточки: "содержание", "рубрика", "подрубрика", "место события", "дата события", "название фонда". В графе "индекс" повторяется основное содержание каталожной карточки в формализованном, закодированном виде, позволяющем при систематизации определить место карточки в каталоге. Так, например, сведения об организации, структуре и функциях Самарского губкомхоза из протокола заседания президиума Самарского губернского исполкома можно, избегая повторения в разных графах одних и тех же сведений, разместить по каталожной карточке следующим образом: