Существенные ошибки при описании происходят из-за нечеткого формулирования вопроса, выносимого на карточку. Эти ошибки, влияющие на информативность каталожной карточки, можно свести к следующим: излишняя детализация при описании отдельного вопроса; излишняя лаконичность при изложении существа вопроса, влияющая на восприятие смыслового содержания, а также отсутствие характеристики действия при обозначении содержания. Так, отсутствие понятия о действии часто приводит к искажению представления о содержании материалов, например:
| Содержание О двоевластии в поселке Акбулак после Февральской революции Из протокола областного съезда Совета кр., солд., раб. депутатов в г. Оренбурге. |
Настоящую информацию можно понять по-разному: об установлении или наоборот - о ликвидации двоевластия и т.д. Другой пример:
| Содержание О лесопильном заводе кооперативного союза "Крестьянское дело." Материалы. |
Здесь можно предположить, что речь идет о материалах, характеризующих либо общую деятельность завода, либо какую-то одну сторону этой деятельности - строительство завода или его реконструкцию, обеспечение руководства или любой другой вопрос. Таким образом, включение в текст каталожной карточки понятия о действии делает информацию более конкретной.
В практике архивов нередки случаи, когда каталожные карточки насыщены излишней информацией - перечислением видов документов, наименованиями их авторов и корреспондентов и другими подробностями, хотя часто это не вызывается необходимостью. Особенно заметно такое положение в тех каталогах, где широко использованы ранее сформировавшиеся предметные и предметно-тематические каталоги, например:
| Содержание Журнал Комитета министров по представлению статс-секретаря по делам управления учреждений императрицы Марии в связи с ходатайством о представлении членам Комитета глазной лечебницы в С.-Петербурге из купцов права носить мундир ведомства учреждений императрицы Марии. |
Выделенную часть текста можно считать достаточной для каталожной карточки.
Столь же нецелесообразна и другая крайность в методике описания отдельных вопросов, а именно стремление к неоправданной краткости, лаконичности, что приводит к снижению информативности каталожной карточки.
Унификация в изложении информации улучшает ее восприятие при просмотре карточек в каталоге. За последние годы все большее распространение в государственных архивах получает определенный порядок изложения той части информации которая помещается в графе "содержание". Имеется в виду инверсия, при которой на первое место выносится суть вопроса - "о том-то", а дальше дается краткое указание на разновидность документа. Можно считать оправданным применение именно такой унификации, т.к. определенное единообразие в подаче информации повышает информативность всей поисковой системы.
Конкретные особенности каждого отдельного документа влияют на определение наиболее целесообразного приема описания. Поэтому, следует иметь в виду, что изложение характеристики вопроса в графе "содержание" начинается с обозначения вида документа в тех случаях, когда название вида включает в себя и понятие о содержании - "план", "бюджет", "главная книга", "устав" и т.д., например:
| Содержание Генеральные план мелиоративных работ в губернии. |
Инверсия при изложении текста вторичной информации применяется и для предметных каталогов. В именном каталоге, где главная информация выносится в верхнюю часть карточки, в географическом, где главная информация помещается в графе "место события", инверсное описание позволит сразу обратить внимание на основные вопросы, связанные с объектом описания.
Рассматривая методику обозначения хронологии и географических границ вопроса на каталожной карточке, следует остановиться лишь на следующих моментах.
Дата вопроса выносится в графу "дата события" в следующем виде : 10 февраля 1943 года - 10. 02. 43; 10 февраля 1843 года - 10. 02. 1843. Если вносится только год, то он обозначается полностью - 1843, 1943. В карточке в графе "содержание" дата указывается лишь в том случае, если это является необходимым для обозначения вопроса, уточнения его. При этом применяется принятое написание, например:
| Дата события 1945. Содержание О проверке выполнения постановлений СНК РСФСР о производстве местных строительных материалов в 1945 Из протокола № 9 от 06. 02. 45. |
Следует иметь в виду, что далеко на всегда дата составления документа является датой события. Это также нужно учитывать при анализе содержания документа.
Подобным же образом решается вопрос и с обозначением географических границ. Указание названий республик, губерний, областей, районов помещаются в графе "место события", в графе "содержание" даются лишь те географические признаки вопроса, без которых содержание утрачивает определенную долю информативности.
| Место события Корчевский уезд. Содержание О постройке школы в селе Заречное. Из отчета уезда земской управы. |
| Учитывая требования систематизации карточек в каталоге, данные об административно-территориальной принадлежности располагаются в определенной последовательности - от крупного деления к мелкому. Если в тексте документа полное название административно-территориальной единицы отсутствует (например, указано название района, но не известно, в какую область он входил), то составитель карточки устанавливает его в соответствии с административно-территориальным делением в данные период и выносит в графу "место события". Географические названия приводятся в их исторической форме. При определении степени подробности заполнения графы "место события" следует учитывать состав системы каталогов архива, а также принцип систематизации каталожных карточек в конкретном разделе систематического каталога, для которого предназначается составляемая карточка. Если вопрос относится к нескольким конкретным населенным пунктам, то: a. в графе "место события" указывается территориальное деление, в которое входят эти территориальные единицы; такие карточки используются в систематическом каталоге при отсутствии систематизации по месту; b. либо на каждое территориальное деление составляется отдельная карточка и эти карточки размещаются по соответствующим рубрикам раздела систематического каталога или передаются для комплектования географического каталога. При определении географических границ не следует отождествлять место события с местом составления документов. Например, для документов, возникших в результате деятельности республиканского министерства, местом события является не город, где находится министерство, а территориальная единица, на которую распространяется действие описываемого документа. Способы описания Применение при описании обобщений различной степени обеспечивает в систематическом каталоге наибольшую полноту информации о всех фондах архива. Определение нужной степени обобщения диктуется принадлежностью документов к фонду той или иной категории. Кроме того, дифференцированный подход к описанию документальных материалов при каталогизации выражается в выборе основного или определении сочетания различных способов описания для каждой характерной группы документальных материалов фонда. Такими способами являются - подокументный, поединичный, групповой. Подокументное описание предполагает обозначение на одной каталожной карточке содержания одного документа (или его части, если документ содержит несколько вопросов, требующих самостоятельного отражения в каталоге). Так, документальные материалы фондов первой категории, имеющие многоплановый характер, многоотраслевую направленность, описываются, как правило, подокументно. При поединичном описании на каталожную карточку выносится обозначение содержания единицы хранения в целом. Так, например, для документальных материалов фондов второй категории, имеющих четкую отраслевую направленность, целесообразно более широкое применение поединичного описания в сочетании с групповым. Это позволит избежать излишней дробности информации, ненужной детализации вопросов при описании. При групповом описании на отдельную каталожную карточку выносится содержание нескольких единиц хранения по одному вопросу (или нескольких документов, находящихся в одной или в разных единицах хранения). Документальные материалы фондов третьей категории, как отмечалось выше, являются узко специализированными и содержат информацию по частным вопросам. Характер этих документов позволяет описывать их преимущественно групповым способом. Следует считать закономерным, что в фондах с однообразным по содержанию материалами нужно больше применять поединичное и групповое описание. Эти способы могут быть широко применены к материалам фондов, в которых дела сформированы по вопросному принципу. Подокументное описание Подокументное описание чаще всего применяется для вопросов, которые нашли самостоятельные отражение в отдельном документе или в его части и не связаны с другими документами, характеризующими тот же вопрос. Этот способ описания применяется к документальным материалам различных периодов. Даже при повопросной системе формирования дел в делопроизводстве всегда имеются отдельные группы единиц хранения, представляющие собой комплексы документов по самым различным вопросам. К ним относятся протоколы и журналы заседаний, приказы, постановления и распоряжения. Глухие заголовки в описях, без показа содержания этих документов, делают необходимым применение подокументного описания при их каталогизации. Следует подчеркнуть при этом, что при любой разновидности каталогизации - целевой или попутной /12/ - описание таких материалов, как правило, подокументное, особенно для фондов первой категории. При этом способе описания на каждый документ составляется столько карточек, сколько вопросов в нем заключено. Особенно характерно такое положение для каталогизации протоколов и отчетов. Преимущественное применение подокументного описания касается названых видов документальных материалов фондов первой категории, но не исключается и для фондов второй категории. Кроме того, подокументное описание рекомендуется также при каталогизации единиц хранения, содержащих среди прочих также сведения для предметных каталогов: отдельные сведения о видных деятелях государства, народного хозяйства, науки и культуры, сведения по истории учреждений, организаций, предприятий. Формирование дел документами по ряду различных вопросов широко применялось и применяется в учреждениях советского периода. Как правило, многоплановый характер деятельности учреждений, фонды которых отнесены к первой категории, предполагает большую насыщенность разнохарактерными вопросами значительного числа документов. Такое положение определяет во многих случаях необходимость каталогизации отдельного документа или его частей. |
| Поединичное описание Поединичное описание может считаться основным при повопросном формировании дел. При этом фактически происходит слияние понятий - поединичный-вопросный. Повопросная система формирования дел в делопроизводстве учреждений как дореволюционных, так и советских позволяет архивам составлять основную часть каталожных карточек на отдельные единицы хранения ("дела") или группы их. Используются заголовки только из описей, которые не требуют переработки. При перенесении заголовков из описи на каталожные карточки применяется инверсия. Например, в описи фонда Всесоюзного совета научно-технических обществ дан заголовок "Доклад о результатах проверки деятельности Воронежского отделения и материалы к нему". На каталожной карточке эта информация имеет такой вид: |
В отдельных случаях необходима некоторая редакционная правка текста информации, что также следует считать целесообразным при проведении описания материалов с описи. Эта правка заключается в основном в литературно-редакционной отработке текста информации, в процесс которой устраняются архаизмы в оборотах речи, проверяется правильность применения сокращений и т.п.