В тех случаях, когда в описи заголовки начинаются словом "то же", на карточке необходимо это сокращение, типичное для описи, раскрывать по заголовку самой единицы хранения, поисковые данные которой выносятся на карточку. Например, заголовок в описи - "То же - предприятий легкой и пищевой промышленности". Этот текст, взятый изолированно от предшествующих заголовков, ни о чем не говорит исследователю. Так, в приведенном примере текст каталожной карточки должен выглядеть следующим образом:
| Содержание О мерах снижения заболеваемости рабочих и служащих предприятий легкой и пищевой промышленности. |
Нередки случаи, когда поединичное описание сочетается с частичным подокументным описанием. При этом на единицу хранения составляются сразу несколько карточек - одна на всю единицу в целом и определенное количество карточек на отдельные документы или части документов. Такое описание может применяться при следующих условиях:
а) если в заголовке дела не обозначено содержание отдельных документов, представляющих самостоятельный научный интерес для отражения в соответствующем разделе (или виде) каталога, то составляются дополнительные карточки, например:
1-я карточка (на все дело в целом) -
| Содержание О проведении изыскательных и проектных работ для строительства предприятий газовой промышленности. Докладные записки и справки Главгаза. |
2-я карточка (на отдельный документ) -
| Содержание План научно-исследовательских работ по проектированию "Большого Кемерова". |
б) если в единице хранения имеются документы, связанные с именами видных деятелей, известных ученых и т.п. например:
1-я карточка (общая на единицу хранения) -
| Содержание О газификации твердого топлива. Докладные записки Главгаза. |
2-я карточка (на отдельный документ) -
| Рубрика Академик И.М. Губкин. Содержание О газификации твердого топлива. Заключение Главгаза на докладную записку И.М. Губкина. |
в) если в единице хранения имеются документы об отдельных административных и географических районах, не обозначенные в общей характеристике вопроса. Одна карточка, общая на единицу хранения, составляется на вопрос в целом.
| Место события РСФСР Содержание О реорганизации текстильной промышленности. Материалы республиканского совещания. |
На отдельный документ можно составить самостоятельную карточку, представляющую определенный интерес для конкретного архива, например:
| Место события Калининская обл. Содержание О реорганизации текстильной промышленности в области. Доклад председателя облисполкома на республиканском совещании. |
Аналогичные карточки могут быть составлены на сведения по другим областям или конкретным предприятиям.
Групповое описание
Групповая карточка составляется на однородные сведения по вопросу или теме, содержащиеся в разных документах или делах фонда и объединяемые географическими признаками, которые необходимы как классификационные рубрики конкретных разделов каталога. Такие сведения имеются, как правило, в фонде любой категории.
Говоря о групповом описании, мы имеем в виду итог, результат этой работы - групповую каталожную карточку. /13/
Дифференцированный подход при описании документальных материалов предполагает определение целесообразности применения группового описания в каждом конкретном случае. Для группового описания могут быть объединены сведения по одному вопросу из документов одного или нескольких дел, содержащих, кроме того, информацию и по другим вопросам. Так, например, дело, содержащее отчеты по различным вопросам профсоюзной работы, имеет заголовок в описи:
Статистические отчеты обкомов профсоюза за 1949 г.
На них составляются каталожные карточки:
| Дата события 1949. Содержание О развитии огородничества. Статистические отчеты обкомов. |
| Дата события 1949. Содержание О состоянии культурно-массовой работы в ФЗМК. Статистические отчеты обкомов. |
При групповом описании на одной карточке могут быть объединены сведения из нескольких отдельных документов одной единицы хранения или нескольких единиц хранения. Такими документами могут быть:
а) протокол и стенограмма одного заседания или нескольких заседаний по одному вопросу.
| Содержание О рассмотрении плана застройки Ленинского района города. Из протокола № 14 стенограммы заседания исполкома. Содержание Об обсуждении итогов выполнения строителями соцобязательств за год. Из протоколов № 24, 25 заседаний президиума. |
б) инициативные письма и ответы на них. Так, например, три тома переписки облисполкома с Главсельстроем и Министерством сельского хозяйства включают в себя документы о выделении средств на восстановление МТС; о подготовке кадров строителей, о выделении строительных материалов для жилищного строительства и др. На эти вопросы составляются каталожные карточки: о выделении средств на восстановление МТС; о подготовке кадров строительных рабочих; о выделении строительных материалов для жилищного строительства и несколько других.
в) различные документы (протоколы, отчеты, справки и др.) с приложениями к ним (отчетами, справками, докладами, таблицами, схемами и др.)
| Содержание Об обсуждении программ преподавания истории в школах второй ступени. Протокол № 15 заседания президиума. Программы по истории. |
Групповая карточка может составляться к отдельной описи или группе описей, объединяющих тематическую группу документов, а также к фонду в целом. В этих случаях групповая карточка является фактически отсылочной. Составление таких карточек целесообразно, когда документальные материалы фонда или части фонда содержат однотипную документацию по узко специализированному вопросу, содержание которого соответствует какому-либо одному подразделению каталога. Так, при каталогизации документальных материалов Комиссии помощи голодающим Поволжья при Советах депутатов, материалы которой ограничены небольшим хронологическим периодом, целесообразно применить групповое описание. Расписывание на отдельных каталожных карточках таких финансовых документов как ведомости, денежные ордера, квитанция, списки пожертвований и т.д. нецелесообразно. Правильнее составить одну общую карточку на все документы, например: