| Содержание Об организации помощи населению Поволжья См. материалы Комиссии помощи голодающим Поволжья фонда Совета депутатов... |
Целесообразно применить рекомендуемый способ группировки сведений к материалам судебно-следственного характера, что позволяет иметь в каталоге вместо сотен и тысяч карточек всего несколько десятков с тем же объемом информации. При этом возможно заранее определить группы основных вопросов и обозначить их на каталожных карточках, которые в дальнейшей работе будут лишь пополняться поисковыми данными. Так, например, для исторической части областного архива, имеющего фонд судебного округа, в раздел каталога "Преступления по должности" помещаются каталожные карточки с информацией только о таких преступлениях в пределах отдельных административных территорий и за определенный период. Учитывая форму и размер каталожной карточки, можно считать допустимым вынесение в этом случае поисковых данных в графу "содержание" (после текста информации) или на обратную сторону карточки.
Составление отсылочных карточек возможно также, если каталогизация фонда по каким-либо причинам не планируется на ближайшие годы, а сведения, хотя бы общие, о содержании его материалов могут представлять интерес для исследователей, - в каталог помещается карточка с отсылкой или к фонду в целом, или к отдельным его структурным подразделениям. Впоследствие, после проведения каталогизации, эти карточки могут быть изъяты из каталога. Особенно широкое применение таких карточек может быть рекомендовано для документальных материалов фондов третьей категории. Карточка в этом случае составляется на отдельную структурную часть, на фонд в целом или на группу однородных фондов, например, больниц, школ, колхозов одного отраслевого направления и т. д.
В практике государственных архивов нередки случаи, когда результатом работы по тематическому выявлению документов являются группы карточек, которые можно условно назвать "суммарными" по отношению к карточкам системы каталогов. Составление суммарных карточек, как правило, обусловлено выполнением работ, не связанных с целевой каталогизацией. Это - исполнение тематических запросов, составление перечней документальных материалов по определенной теме или отдельному вопросу темы и т.д. Использовать такие карточки в каталоге до проведения целевой каталогизации тех же фондов вполне целесообразно. Суммарные карточки позволяют ввести в обращение сведения о документальных материалах фондов, не включенных в планы целевой или попутной каталогизации на ближайшие годы, но представляющих определенный интерес как для исследователей, так и для работников архива.
Суммарные карточки также в основе своей содержат информацию по отдельному вопросу или теме в целом. При описании на карточке отдельные элементы информации могут опускаться. Карточка составляется на группу, иногда значительную, документов по одному вопросу. При этом хронологический период может быть весьма продолжительным, он не ограничивается какими-либо рамками. Географические признаки могут быть опущены.
| Содержание К истории Усть-Катавского вагоностроительного завода ф. 37, оп. 3, дд. 2049, 228. ф. 23, оп. 1, дд. 2, 254. ф. 46, оп. 1, д. 4. |
| Дата события 1873 - 1883. Место события Богородский уезд. Содержание О деятельности городской думы. 1873 - 1876 гг. - ф. 17, оп. 48, д. 394. 1877 - 1880 гг. - ф. 17, оп. 60, д. 675. 1883 г. - ф. 17, оп. 54, д. 53. |
В последнем примере "деятельность" думы не является вопросом, это - комплексное обозначение функций думы в целом. Такие документальные материалы потребуют впоследствии специальной разработки и составления каталожных карточек на все вопросы, характеризующие деятельность думы. Поэтому архивам нужно предусматривать в перспективных планах каталогизацию таких фондов.
Следует четко представлять себе, что введение суммарных карточек в систематический каталог - мера временная, и что увлечение составлением суммарных карточек нельзя признать целесообразным. Использование же в каталоге уже составленных карточек на отдельные комплексы документальных материалов вводит в оборот информацию о многих интересных документах. Наличие таких карточек в каталоге ориентирует определенным образом исследователей относительно направления поиска нужных сведений.
Широкое использование группового описания при каталогизации открывает значительные возможности для создания каталогов. Групповое описание дает экономию во времени при составлении и оформлении каталожных карточек, уменьшает объем каталога, облегчая исследователям и работникам архивов просмотр необходимых разделов. Следует, однако, отметить, что специфика или особая ценность документной информации для изучения определенной проблемы может требовать более детализированного описания конкретного вопроса. Тогда объединение таких сведений с другими нецелесообразно, лучше составить самостоятельную карточку. Сюда могут относиться, например, сведения о пользовании земельными фондами в силу того, что земля - основное средство производства в сельском хозяйстве и информация по такому вопросу представляет самостоятельный интерес. В другом случае, для материалов о производстве высокочастотных установок важно выделить самостоятельную информацию о производстве ультразвуковых установок, как определенного прогресса в развитии промышленности за конкретный период времени и т.п.
Степень обобщения сведений при формулировании характеристики вопроса определяется в значительной степени и тем разделом (подразделом, отдельным индексом) каталога, его структурой, для которого данная информация предназначена. Так, для разделов, имеющих основные деления по хронологии, нецелесообразно составлять групповые карточки, объединяющие сведения за ряд лет. Для разделов, имеющих разделителями названия административно-территориальных районов, отдельных населенных пунктов, не следует проводить объединение информации, которое помешает разместить эти карточки в соответствии со схемой классификации данного раздела.
Определение оптимальных границ для объединения сведений по одному вопросу из разных документов и единиц хранения целесообразно осуществлять, исходя из оценки конкретных документальных материалов и конечной структуры соответствующих разделов каталогов данного архива.
Описание отдельных видов документов
Документальные материалы, хранящиеся постоянно в государственных архивах, очень разнообразны по видам. Рассмотреть в настоящих рекомендациях особенности описания всех видов и разновидностей документов или даже большинства их не представляется возможным. Ниже будут изложены особенности описания отдельных видов управленческой документации.
Описание распорядительной документации
К этой группе документов относятся такие виды, как указы, постановления, решения, распоряжения, приказы, циркулярные письма, нормативная и другая документация. В описях документальных материалов как советского, так и дореволюционного периодов, содержание этих документов обычно не раскрыто, внутренние описи к таким единицам хранения имеются крайне редко. Следовательно, именно путем каталогизации возможно информировать о содержании этой группы материалов. Как правило, такая документация описывается подокументно как в фондах первой, так и второй категории.
Если документ имеет в своем наименовании обозначение основного вопроса ("постановление о том-то"), то оно выносится на каталожную карточку в качестве информации о содержание документа и берется в кавычки.
| Содержание "О мероприятиях по развитию промышленности строительных материалов на территории республики". Проект постановления... |
Если название документа отсутствует или оно не раскрывает существа вопроса, информацию для каталожной карточки следует сформулировать самостоятельно и изложить без кавычек. Если к документу приложены материалы, послужившие основанием для решения вопроса, перечислять их на карточке не следует, достаточно указать после обозначения разновидности описываемого документа - "... и материалы".
| Содержание "О пересмотре норм расхода сырья, материалов и электроэнергии в производстве и строительстве и норм производственных запасов на 1954 г." Приказ № 108 по МПСМ РСФСР от 10.07.50. и материалы. |
При каталогизации документов фонда или структурной части фонда, деятельность которых имела сугубо специализированное направление, соответствующее наименованию определенного раздела систематического каталога, целесообразно составить одну карточку, где указать поисковые данные этих документов. Если карточка составляется на материалы всей структурной части или фонда в целом, распорядительная документация специально может не разрабатываться. Это характерно для фондов второй и третьей категорий.
Описание документов типа уставов, положений и т.п. аналогично описано названных выше видов документов. При цитировании названия документа также применяются кавычки. Порядок изложения информации о них может быть двоякими: с инверсией или без нее. Прямой порядок применения, когда название вида служит и источником определений информации.
| Содержание "О развитии учебных хозяйств сельскохозяйственных техникумов". Проект положения Главпрофобра Наркомпроса РСФСР и Наркомзема РСФСР. |
| Содержание Уставы производственных отделов институтов эпидемиологии и микробиологии Министерства здравоохранения РСФСР. |
Описание плановой документации