При описании на каталожных карточках перспективных и текущих планов, контрольных цифр, бюджетов, смет и др., а также материалов к ним следует исходить из положений, данных в настоящем пособии применительно к описанию документов, видовое название которых содержит в себе определенную долю информации. При этом целесообразно широкое применение группового описания для фондов всех категорий. Так, например, группируются сведения о планировании развития отдельных отраслей народного хозяйства за один и тот же период или по одной территории (учитывается структура соответствующего раздела каталога), взятые из планов развития народного хозяйства и т.п.
| Дата события 1951 - 1955. Содержание О развитии промышленности строительных материалов. Из годовых планов развития народного хозяйства республики. Дата события 1946 - 1950. Место события Тульская область. Содержание О развитии сети органов народного просвещения. Из годовых планов работы облисполкома. |
Таким описанием плановой документации многоотраслевых учреждений достигается дополнительная информация о содержании документов фондов первой и второй категорий, отражается значительный круг вопросов, не обозначенных в описи.
Плановая документация отраслевых учреждений, организаций и предприятий (фонды второй категории), а также аналогичные материалы предприятий в фондах первой и второй категорий описываются, как правило, групповым способом. Планы, содержащие сведения о развитии различных отраслей народного хозяйства, можно описывать на нескольких каталожных карточках, в соответствии с отраслевым направлением народного хозяйства той или иной территории.
Проекты планов, приложений к плановой документации не описываются, как правило, на отдельных каталожных карточках (если это не итоговый материал о работе за предыдущие годы). Указания на эти документы делаются на каталожной карточке после характеристики вопроса. Такими приложениями могут быть экономические обоснования, расчеты к планам, проекты документов и т.п.
| Место события Крайний Север Содержание О развитии народного образования. Из плана развития народного хозяйства РСФСР и материалы. |
В тех случаях, когда эти сведения по своему содержанию имеют отношение еще и к другому разделу каталога, следует составить вторую каталожную карточку.
Описание бюджетов и смет производится без применения инверсии.
| Дата события 1955. Содержание Смета на строительство спортсооружений. (Фонд отраслевого обкома профсоюза). |
Описание отчетов, обзоров, справок, докладов и докладных записок
Текстовые отчеты органов государственной власти охватывают, как правило, множество разнообразных вопросов. Их следует по возможности расписывать на нескольких каталожных карточках, каждая из которых будет в таком случае содержать информацию по самостоятельному вопросу. На такой отчет в целом также составляется отдельная карточка. Имея в виду ежегодную периодичность таких отчетов, можно составить групповую карточку, которая объединит сведения о них за несколько лет. Например, на годовой отчет о деятельности ВЦИК составляется ряд карточек. Одна из них:
| Дата события 1923. Содержание О состоянии народного образования. Из отчета о деятельности ВЦИК. |
И карточки на другие вопросы, которые нашли отражение в этом отчете. Кроме того, этот отчет вместе с аналогичными отчетами ВЦИК за другие годы описывается групповым способом.
| Дата события 1922 - 1924. Содержание О деятельности ВЦИК. Отчеты. |
В примере использован фонд первой категории. Для фондов первой категории, сфера деятельности которых охватывала множество разнородных вопросов, такой способ каталогизации будет наиболее целесообразным.
Отчеты о работе отраслевых органов управления, специализированных организаций, т.е. фондов второй категории, деятельность которых имела отраслевую направленность, содержат, как правило, характеристику одного вопроса, отражающего основную функцию учреждения. Описываются такие отчеты на одной каталожной карточке.
| Дата события 1950 - 1956. Содержание О работе проектных организаций. Годовые отчеты Главцентроэнерго. 1950 г. - д. 1050 1951 г. - д. 1164 1953 г. - д. 1389 1954 г. - д. 1531 1955 г. - д. 1660 1956 г. - д. 1785 |
| Содержание О работе детских лечебно-профилактических учреждений. Отчет облздравотдела. |
| Содержание О состоянии военно-учебных заведений. Отчет главного начальника военно-учебных заведений. |
Такого же типа отчеты по отдельным вопросам составляются органами государственного управления и ведомствами широкого профиля.
Если возникает необходимость отразить в каталоге отдельные стороны отчета, то составляются дополнительные карточки.
Описывать статистические отчеты с разнохарактерными сведениями возможно различными способами, с учетом того, что может считаться наиболее целесообразным в условиях каждого конкретного архива.
Статистические отчеты, официальные формы которых предусматривают ежегодно повторяющиеся сведения по одной или нескольким определенным темам или вопросам, описываются подокументно или чаще - групповым способом.
| Содержание О численности работников медицинских НИИ. Статотчеты НИИ. |
| Содержание Статотчеты госсанинспекций АССР, краев и областей РСФСР. |
Статистические отчеты, содержащие сведения по нескольким самостоятельным вопросам, могут описываться аналогично отчетам о работе органов государственного управления. При этом для информации на карточке объединяются темы из нескольких отчетов. Например, широко известная в определенный период для профсоюзной документации форма статистического отчета "Общие сведения" содержит разделы о соцсоревновании, производственных совещаниях, культурно-массовой работе и профсоюзном членстве. Каждый такой раздел из отчетов за несколько лет может быть обозначен на отдельной карточке и занять свое место в систематическом каталоге. Это удобно и для систематизации каталожных карточек, и при поиске в каталоге.
Целесообразно объединение для описания на одной каталожной карточке статистической и текстовой документации, связанной содержание. Например, статистический отчет и пояснительная записка к нему или текстовой отчет и статистическая (разработочная) таблица к нему.
| Содержание О количественном и качественном учете орошаемых земель. Статистические отчеты, таблицы, ведомости. |
Для статистических материалов, как видно на этом примере, целесообразно оговаривать более подробно наличие документов типа таблиц, ведомостей.
При описании статистических отчетов широко применяются отсылочные карточки.
Методика описания, рекомендуемая нами для отчетов, распространяется и на другие документальные материалы обобщающего характера - объяснительные записки к отчетам, обзоры, доклады, таблицы (сводные, разработочные по ряду вопросов), справки и т.д. Конкретизация описания проводится путем внесения в характеристику вопроса отраслевого, тематического и географического аспектов для фондов первой категории. Для фондов второй категории - вопрос дополняется указанием на его тематические, объектные или географические стороны. Так, в приведенных примерах содержание вопросов уточняется введением тематического аспекта. В первом случае указывается, что это не отчет ВЦИК в целом, а лишь одна сторона его деятельности, один вопрос, в другом примере - уточнение содержания вопроса осуществлено путем обозначения характера объекта - в одном случае это проектные организации, в другом - учебные заведения, в третьем - детские лечебные учреждения.
Отдельные группы отчетных документов независимо от категории фондов не требуют описания по разделам. К ним относятся отчеты по отдельным вопросам, обозначенным уже в названии документа. Кроме того, на каталожной карточке описываются, как правило, целиком финансовые отчеты без выделения каких-либо разделов на дополнительные карточки.
При выборе способов описания для отчетной документации нужно учитывать, помимо факторов, определяющих научно-историчекую ценность документов, также и широту информации, заключенной в них. Для многотемных документов - несколько каталожных карточек, по количеству самостоятельных вопросов. Одновопросные документы описываются на отдельных карточках. Методика, рекомендуемая для отчетных материалов, вполне применима для описания большой группы контрольно-справочной документации (акты, справки, докладные записки), оформляющей результаты проверки хода выполнения хозяйственного и культурного строительства.
Описание протоколов, стенограмм
Протоколы и стенограммы интенсивно используются исследователями в государственных архивах. Это заставляет особенно внимательно относиться к каталогизации названных материалов, тем более, что описи в большинстве своем не дают представления об их содержании.
Для составления информации о содержании вопроса протокола можно использовать формулировку, данную в разделе "слушали", если она правильно отражает суть вопроса. В ином случае необходимо формулировать информацию самостоятельно, используя при этом сведения, заключенные в разделе "постановили". Например, формулировка раздела "слушали": "Об Охотско-Камчатском крае". Сведения из раздела "постановили" позволяют составить следующую информацию о содержании этого пункта протокола: