Дифференцированный подход к описанию документальных материалов (Методические рекомендации) (стр. 1 из 11)

Дифференцированный подход к описанию документальных материалов (Методические рекомендации)

Введение

Документальные материалы Государственного архивного фонда Союза ССР (ГАФ СССР), содержащие информацию большой политической, научной и хозяйственной ценности, могут быть использованы только с помощью специально создаваемой системы научно-справочного аппарата (НСА) государственных архивов. Составной частью такой системы НСА государственного архива является система каталогов документальных материалов, которая должна обеспечить сквозной поиск информации по всем фондам данного архива. Необходимость включения в систему каталогов архива информации о всех архивных фондах, различная информационная значимость этих фондов, растущие потребности в документной информации и соображения экономического характера обусловили разработку методики дифференцированного подхода к описанию документов ГАФ СССР при каталогизации. Методические рекомендации "Основы дифференцированного подхода при каталогизации" являются вторым выпуском серии пособий "Дифференцированный подход к описанию документальных материалов". /1/ Рекомендации используют и развивают главные идеи и положения "Основных правил работы государственных архивов" (М., 1962) и методических указаний к "Схеме классификации документальных материалов" (М., 1962), внедренных Главным архивным управлением при СМ СССР в практику работы государственных архивов. Пособие строится на базе теоретических положений советского архивоведения с учетом достижений в области библиотековедения и информатики. В его основу легли результаты анализа методического и практического опыта работы архивных учреждений. Цель рекомендаций - оказать помощь в работе по созданию каталогов документов государственных архивов. Для более полного восприятия проблемы каталогизации в пособие включены вопросы, выходящие за рамки собственно дифференцированного описания документов. В частности, в первом разделе рекомендаций дан анализ возможной структуры системы каталогов и основы взаимосвязи элементов этой системы. В пособии рассматриваются сущность дифференцированного подхода при каталогизации, методы выбора архивных фондов, их структурных частей, отбора единиц хранения, документов и сведений из них для описания на каталожных /2/ карточках; предлагается конкретная методика описания документальных материалов при каталогизации в связи с требованиями дифференцированного подхода. Положения рекомендаций распространяются на работу с документами, характерными для периода XIX - XX вв. /3/ Методические рекомендации рассчитаны на применение в государственных архивах, но их можно использовать и в работе ведомственных архивов. В рекомендациях изложены основные положения, которые должны уточняться и конкретизироваться при подготовке рабочих инструкций, памяток и других пособий для проведения каталогизации документальных материалов применительно к особенностям конкретного архива. Ценные советы и практическая помощь при подготовке рекомендаций были получены от отделов научно-методической работы и научно-справочного аппарата, центральных государственных архивов СССР Главного архивного управления при СМ СССР, Главного архивного управления при СМ СССР, Московского государственного историко-архивного института, Центрального государственного архива народного хозяйства СССР, Центрального государственного военно-исторического архива СССР, Центрального государственного исторического архива СССР, Центрального государственного архива РСФСР, Архивного управления при СМ БССР, Архивного управления Леноблгорисполкомов, Центрального государственного архива г. Москвы, Государственного архива Московской области, Государственного архива Оренбургской области, Государственного архива Черниговской области, рукописного отдела Государственной публичной библиотеки им. М.Е. Салтыкова-Щедрина и сектора экспертизы документальных материалов ВНИИДАД.

1. Система каталогов государственного архива

Каталог. Система каталогов Каталог документов /4/ служит межфондовым архивным справочником, в котором сведения о содержании документальных материалов располагаются в соответствии с определенной схемой классификации. Его можно рассматривать в качестве документной информационно-поисковой системы, предназначенной для выдачи сведений о наличии или отсутствии в архивных фондах требуемой информации и адреса хранения (поисковых данных) соответствующих документов. Совокупность различных по содержанию и построению взаимодополняющих и взаимосвязанных каталогов представляет собой систему каталогов документов, которая является частью системы научно-справочного аппарата государственного архива и позволяет осуществлять многоаспектный поиск информации. Система каталогов государственного архива должна отвечать ряду требований. Главным среди них следует считать соответствие принципов построения каталогов их целевому назначению, а также рациональную структуру каталогов при возможно большем разнообразии аспектов информационного поиска, исключение параллелизма в группировке информации, отражаемой в различных каталогах системы. Состав системы каталогов для различных звеньев государственных архивов и архивов разного профиля неодинаков. Однако существует некоторая стабильная часть системы, присущая всем государственным архивам.

Систематический каталог и предметный указатель к нему Центральным элементом системы является систематический каталог документов. В качестве наиболее крупных группировок сведений о содержании документов в нем выступают отрасли знания и деятельности общества, расположенные в логической последовательности. В настоящее время в государственных архивах СССР для организации систематических каталогов советского периода применяется "Схема классификации документальных материалов" (СЕК), подготовленная и введенная в действие ГАУ при СМ СССР. /5/ Для каталогов дореволюционного периода используются индивидуальные схемы классификации, разработанные архивами. /6/ Поиск информации в систематическом каталоге ведется от общего к частному. Систематический каталог содержит сведения на разных уровнях обобщениях (в том числе, на уровне отсылочной карточки к другим каталогам системы и справочникам системы НСА архива) обо всем документальном комплексе архива. Благодаря такому комплексному характеру содержания и логической структуре построения систематический каталог способен выдавать информацию в целом по отраслям знания и деятельности общества, воспроизводить связи между событиями и явлениями, зафиксированными в документальных материалах. Все это определяет центральное положение в системе каталогов архива. Однако комплексный характер информации систематического каталога, особенности схемы систематической классификации, удовлетворяя задачам проблемного поиска информации, в то же время, могут затруднить поиск информации по конкретному вопросу или отдельному объекту. Организовать такой поиск информации в систематическом каталоге позволяет предметный указатель к каталогу. Предметный указатель к систематическому каталогу состоит из расположенных в алфавитном порядке основных предметных понятий, содержащихся в систематическом каталоге, и соответствующих им индексов систематического каталога. Предметный указатель целесообразно организовывать на основе алфавитно-предметного указателя к СЕК.

Предметные каталоги Предметные каталоги, входящие в систему, предназначены для поиска информации по специально заданному направлению, ограниченному их целевым назначением. Среди предметных каталогов следует в первую очередь назвать именной и географический. Именной каталог - разновидность предметного каталога, основанием деления в котором является имя. /7/ Каталожные карточки в нем концентрируются в единый комплекс и систематизируются в алфавитном порядке имен. Дальнейшая последовательность расположения карточек может быть различной. Существующие в некоторых государственных архивах именные каталоги, классифицирующие информацию по темам, т.е. построенные по логической структуре, приводят к параллелизму в группировке информации именного и систематического каталогов. Не удовлетворяет требованиям системы каталогов и размещение сведений о лицах в разделе "Персоналии" или тематических разделах систематического каталога, поскольку это затрудняет, а в отдельных случаях делает невозможным, поиск информации в именном аспекте. Однако этот недостаток может быть частично восполнен за счет организации именного указателя к систематическому каталогу. Этот указатель состоит из расположенных по строгому алфавиту имен карточек, на которых, кроме фамилии, имени, отчества, проставлены индексы разделов и подразделов систематического каталога, содержащие информацию о данном лице. Именной указатель позволяет осуществить поиск информации в специально заданном аспекте - от имени к соответствующему разделу систематического каталога, получая там адрес требуемой информации. Именной каталог, в первую очередь, служит научным целям, хотя он может использоваться также и для исполнения биографических запросов. Но основой для справочной биографической работы являются картотеки по личному составу, которые можно условно рассматривать в качестве элемента системы каталогов. Особенностью таких карточек является переменный состав информации в них. Часть информации картотек по личному составу может через определенный промежуток времени пополнять именной каталог или в результате экспертизы может быть отобрана к уничтожению. Географический каталог - разновидность предметного каталога, основанием деления в котором является географическое наименование (названия стран, республик, краев, областей, экономических районов, населенных пунктов, морей, рек, и т.д.). Рубрики каталога располагаются в алфавитной последовательности. Систематизация карточек внутри рубрик может быть хронологической или тематической. Географический каталог позволяет вести поиск информации от частного к общему в специально заданном географическом аспекте. Каждый архив самостоятельно определяет, какие из географических наименований и информация о них должны найти отражение в географическом каталоге. Возможна замена географического каталога географическим указателем к систематическому каталогу. Указатель состоит из расположенных по алфавиту географических наименований, вынесенных на разделители. Внутри разделов помещаются систематизированные по темам отсылочные карточки, на которых обозначена соответствующая информация и отсылка к разделу систематического каталога. Например, в разделе "Якутская АССР" географического указателя к систематическому каталогу в тематическом подразделе указателя "Статистика" могут находиться следующие карточки:

статистика земледелия см. Л4: Р4 06
Л4: Р4 12

статистика энергетики см. Л4: М1 01

В тематическом подразделе указателя "Планирование" могут иметь место такие карточки: