УТВЕРЖДАЮ
И.о. начальника Департамента
по культуре Томской области
А. В. Матвеева
.06. 2010 года
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
по проведению аттестации работников областных государственных учреждений культуры Томской области
1. Общие положения
Настоящие Методические рекомендации по проведению аттестации работников культуры областных государственных учреждений, подведомственных Департаменту по культуре Томской области предназначены для раскрытия практических аспектов проведения аттестации и разработаны в соответствии с рекомендациями Министерства культуры РФ, утвержденными 08.02.2010 («Основные положения о порядке проведения аттестации работников учреждений культуры и искусства» № 779-01-44/04-ПХ)
Основными задачами аттестации являются:
· определение соответствия работника замещаемой должности;
· выявление перспективы использования потенциальных способностей и возможностей работника;
· стимулирование роста профессионального уровня работника;
· формирование резерва управленческого состава учреждения;
· повышение профессионального уровня работников,
· решение вопросов, связанных с изменением оплаты труда работников;
· приведение в соответствие наименований должностей с квалификационными требованиями
2. Подготовка к проведению аттестации
Подготовительный период - ответственный этап организации аттестации. Оттого, насколько своевременно и четко выполнены работы, предусмотренные для данного этапа, во многом зависят конечные результаты аттестации.
Аттестация работников должна проводиться в соответствии с действующими правовыми нормами. Подготовка к проведению аттестации предусматривает тщательное изучение рекомендаций Министерства культуры РФ.
Основополагающим документом при организации аттестации являются - «Основные положения о порядке проведения аттестации работников учреждений культуры и искусства» от 08.02.2010 № 779-01-44/04-ПХ, на основании данного документа разрабатывается Положение об аттестации, утверждаемое руководителем учреждения - приказом. В данном приказе отражается информация о:
а) о формировании аттестационной комиссии;
б) об утверждении графика проведения аттестации;
в) о составлении списков работников, подлежащих аттестации;
г) о подготовке документов, необходимых для работы аттестационной комиссии.
Состав аттестационной комиссии формируется таким образом, чтобы была исключена возможность возникновения конфликтов интересов, которые могли бы повлиять на принимаемые аттестационной комиссией решения. На период аттестации работника, являющегося членом аттестационной комиссии, его членство в этой комиссии приостанавливается.
В зависимости от специфики в учреждении может быть создано несколько аттестационных комиссий, с участием профсоюза и творческих союзов и объединений.
Аттестационная комиссия состоит из председателя, заместителя председателя, секретаря и членов комиссии. Все члены аттестационной комиссии при принятии решений обладают равными правами.
Подготовка к проведению аттестации состоит из следующих этапов:
разработка и утверждение графиков проведения аттестации, составление списков работников, подлежащих аттестации;
определение и утверждение состава(ов) аттестационной(ых) комиссии для проведения аттестации (далее – аттестационная комиссия);
организация и проведение разъяснительной работы о целях и порядке проведения аттестации;
подготовка необходимых документов на аттестуемого работника.
График проведения аттестации разрабатывается кадровой службой с учетом численности аттестуемых работников и предложений руководителей структурных подразделений.
График проведения аттестации утверждается и доводится под роспись до сведения каждого аттестуемого работника не менее чем за месяц до начала аттестации. В графике проведения аттестации указываются:
а) наименование учреждения, подразделения, в которых проводится аттестация;
б) список работников, подлежащих аттестации;
в) дата, время и место проведения аттестации;
г) дата представления в аттестационную комиссию необходимых документов с указанием ответственных за их представление руководителей соответствующих подразделений государственного органа.
Примерные варианты формы графика аттестации предложены, лист ознакомления с графиком проведения аттестации представлены в приложениях.
В графиках аттестации необходимо предусмотреть резервное время для проведения аттестации тех лиц, которые в установленное время не были аттестованы по уважительным причинам (болезнь, командировки, и т.п.).
Одним из важнейших условий проведения аттестации является распределение ответственности по ее подготовке и проведению между субъектами управления. В данном случае важно определить схему функциональных взаимосвязей между участниками данного процесса. Пример такой схемы дан в приложении.
Основная нагрузка по организации аттестации ложится на кадровую службу. Распределение ответственности по подготовке аттестации может быть представлено в форме «Плана подготовки к аттестации», в котором также могут указываться необходимые для проведения аттестации документы со сроками и ответственными. Форма плана дана в приложении.
Перечень работников, подлежащих аттестации, целесообразно составлять по подразделениям организации. Работники, назначенные членами аттестационной комиссии, должны проходить аттестацию на общих основаниях и включаться в график проведения аттестации вместе с руководителями и специалистами тех подразделений, членами которых они являются.
Для определения уровня профессиональной подготовки, объективной оценки профессиональной деятельности работника, его соответствия занимаемой должности формируется следующий перечень документов, которые представляются на рассмотрение соответствующей аттестационной комиссии:
· отзыв об исполнении подлежащим аттестации работником должностных обязанностей за аттестационный период, подписанный его непосредственным руководителем и утвержденный вышестоящим руководителем;
· аттестационный лист;
· заявление работника о несогласии с представленным отзывом его непосредственного руководителя (в случае его несогласия);
· пояснительная записка в отношении отзыва непосредственного руководителя работника, подлежащего аттестации (в случае, если работник не согласен с представленным отзывом непосредственного руководителя).
Дополнительно могут включаться в перечень методические материалы для членов аттестационной комиссии (инструкции, примерные перечни вопросов, формы оценок, критерии успешности деятельности и т.д.), должностные инструкции. Памятка для члена аттестационной комиссии предложена в приложении.
Непосредственный руководитель работника, подлежащего аттестации, не позднее, чем за две недели до начала аттестации представляет в соответствующую аттестационную комиссию отзыв (форма в приложении).
Кадровая служба не менее, чем за неделю до начала аттестации должна ознакомить каждого работника с представленным отзывом об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период под роспись.
Важным и ответственным мероприятием в подготовке к аттестации является информационно-разъяснительная работа. Она предусматривает изучение руководящим составом учреждения, работниками кадровых служб, руководителями структурных подразделений и членами аттестационных комиссий директивных и нормативных документов по аттестации; доведение до каждого работника целей, роли и порядка проведения аттестации, а также возможных кадровых решений по ее результатам.
Проведение аттестации в соответствии с установленным порядком включает:
· оценку соответствия работника замещаемой должности;
· оформление результатов аттестации;
· ознакомление аттестованного работника со всеми итоговыми материалами по его аттестации и принятие соответствующих кадровых решений;
· разработка планов мероприятий по итогам аттестации и осуществление контроля за их выполнением.
3. Социально-психологическая подготовка работников к аттестации
Одним из ключевых моментов подготовки и проведения аттестации является создание системы ее социально-психологического обеспечения. Под социально-психологическим обеспечением аттестации понимается комплекс мер, направленных на предупреждение и разрешение негативных социально-психологических проблем и их последствий, возникающих в процессе аттестации.
Подготовка к проведению аттестации должна проводится планомерно и включать в себя как один из главных этап разъяснительной работы в коллективе о целях, задачах и порядке проведения аттестации. В рамках такой работы аттестуемым сообщается также система критериев личностной и деятельностной оценки, а также подробно описывается процедура аттестации.
Возможные социально-психологические проблемы, возникающие из специфики аттестации как оценочной процедуры. К наиболее типичным относятся:
1. Субъективизация оценки со стороны представителя нанимателя - непосредственного руководителя (далее руководителя).
2. Несовпадение оценки руководителя с самооценкой работника–подчиненного.
3. Неопределенность, сопутствующая аттестации как кадровому нововведению
4. Эмоциональная напряженность аттестуемых.
5. Негативный социально-психологический климат на заседаниях аттестационной комиссии.
В процессе составления отзыва руководитель вынужден для себя решить ряд вопросов, которые, по сути, являются отражением сложившихся отношений между ним и подчиненным. Поэтому рекомендуется провести обучение руководителей по технологиям оценки деловых и профессиональных качеств.
Захочет ли он показать свое истинное отношение к аттестуемому или будет стараться из дружеских чувств оценить аттестуемого более высоко? Не испугается ли возможного осложнения отношений с аттестуемым?