Смекни!
smekni.com

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в исполнительных органах государственой власти кабардино-балкарской республики (стр. 12 из 25)

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Кабардино-Балкарской Республики, проектов актов Президента Кабардино-Балкарской Республики и актов Правительства Кабардино-Балкарской Республики;

как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

как инициативные письма.

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить:

порядок оформления служебных писем, в том числе особенности оформления служебных писем на должностных бланках;

требования к текстам служебных писем, особенности составления инициативных писем, писем-ответов, ответов на обращения граждан, поступающих в орган исполнительной власти;

процедуру согласования служебных писем;

особенности составления и оформления совместных писем;

особенности применения в деятельности органа исполнительной власти средств электросвязи для передачи документов.

При установлении требований к деловой переписке в Инструкции по делопроизводству должны быть учтены положения нормативных актов в данной области.

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется раскрыть состав реквизитов, используемых при оформлении служебных писем:

Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики;

наименование органа исполнительной власти;

должность лица, подписавшего документ;

справочные данные об органе исполнительной власти;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование документа (заголовок к тексту);

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

текст документа;

отметка о наличии приложений;

виза;

подпись должностного лица;

отметка об исполнителе;

Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью органа исполнительной власти, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит «Отметка о конфиденциальности».

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется отметить, что:

служебные письма печатаются на бланках установленной формы (раздел 3.3.1); служебные письма, подписываемые руководителями двух и более органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата A4, при этом наименования органов власти - авторов документа указываются в реквизите «Подпись должностного лица»;

сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или резолюцией руководителя, сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений органа исполнительной власти;

тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, резолюциям руководства;

к служебным письмам составляется реквизит наименование документа (заголовок к тексту), отвечающий на вопрос «О чем?» и формулирующий в краткой форме тему письма;

в служебных письмах используются фразы этикетного характера («Уважаемый...!» - в начале письма, над текстом и «С уважением,» в заключительной части письма, перед подписью); этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма;

служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа («Просим предоставить информацию...», «Направляем на заключение проект...» и др.), от 3-го лица единственного числа («Министерство не считает возможным...», «Архивная служба Кабардино-Балкарской Республики предлагает рассмотреть возможность...»), на должностных бланках - от 1-го лица единственного числа («Прошу Вас представить данные о...», «Считаю возможным принять участие в...»);

служебные письма в установленном Инструкцией по делопроизводству порядке проходят процедуру визирования заинтересованными должностными лицами органа исполнительной власти;

служебные письма подписываются руководителем органа исполнительной власти, заместителем руководителя или руководителем самостоятельного структурного подразделения в соответствии с распределением обязанностей между руководителями, установленным приказом органа исполнительной власти;

письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью органа исполнительной власти, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит «Отметка о конфиденциальности».

Образец оформления служебного письма приведен в приложении № 16.

3.3.3.6. Записка (аналитическая, докладная,

служебная, объяснительная)

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить:

виды записок, создаваемых в органе исполнительной власти и используемых для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками;

порядок составления записок (на бумажном носителе или в электронной форме);

реквизиты записок различных видов и их оформление;

структура текста аналитической (докладной, служебной, объяснительной) записки.

Инструкция по делопроизводству устанавливает следующие обязательные реквизиты докладной (аналитической, служебной, объяснительной) записки:

наименование структурного подразделения - автора документа;

вид документа;

дата документа,

регистрационный номер (если в органе исполнительной власти ведется учет внутренних информационно-справочных документов);

название документа (заголовок к тексту), если текст более 4 - 5 строк;

адресат (должностное лицо органа исполнительной власти);

подпись.

До представления соответствующему должностному лицу записки (докладные, аналитические, служебные, объяснительные) при необходимости визируются заинтересованными должностными лицами.

Образцы записок приведены в приложениях №№ 17-19.

3.4. Организация документооборота

3.4.1. Принципы организации документооборота

В разделе «Организация документооборота» Инструкции по делопроизводству рекомендуется изложить положения, устанавливающие:

прием и первичную обработку поступающих документов;

предварительное рассмотрение документов;

порядок регистрации поступающих документов;

порядок рассмотрения документов руководством органа исполнительной власти и доведения документов до исполнителей;

порядок регистрации отправляемых документов;

порядок отправки документов;

порядок обработки и учета иностранной корреспонденции;

порядок регистрации и прохождения внутренних документов;

учет и анализ объемов документооборота:

организацию работы с документами в структурных подразделениях органа исполнительной власти.

При установлении требований к организации документооборота в органе исполнительной власти следует исходить из следующих принципов:

централизация операций по приему и отправке документов;

распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

организация предварительного рассмотрения поступающих документов;

исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

однократность регистрации документов;

устранение необоснованных согласований проектов документов;

регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

В документообороте органа исполнительной власти в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация. В составе входящей и исходящей документации могут выделяться:

документы, поступившие из Администрации Президента Кабардино-Балкарской Республики, Парламента Кабардино-Балкарской Республики, Правительства Кабардино-Балкарской Республики, высших судов (Конституционный суд, Верховный суд, Высший арбитражный суд), Счетной палаты Кабардино-Балкарской Республики, Национального банка Кабардино-Балкарской Республики и других подобных организаций;

документы из других органов государственной власти, органов местного самоуправления;

документы территориальных органов федерального органа исполнительной власти в Кабардино-Балкарской Республике;

обращения граждан;

запросы депутатов Парламента Кабардино-Балкарской Республики и органов местного самоуправления;

документы из государственных и негосударственных организаций, не подведомственных органу исполнительной власти;

документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов.

В органе исполнительной власти доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

3.4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

В разделе Инструкции по делопроизводству, устанавливающей порядок обработки поступающих документов, определяется структурное подразделение, осуществляющее прием и обработку поступающей в орган исполнительной власти корреспонденции, последовательность и порядок операций, выполняемых в процессе обработки поступающей корреспонденции. В данном разделе инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть:

проверку правильности адресования поступающих документов, правильности доставки и комплектности документов;

сортировку документов на подлежащие и не подлежащие регистрации (в приложении к Инструкции по делопроизводству целесообразно привести перечень документов, не подлежащих регистрации)[4];

выделение документов, адресованных в структурные подразделения органа исполнительной власти для передачи документов непосредственно в структурное подразделение, минуя руководство;

сроки обработки документов и передачи их на участок регистрации или в структурные подразделения в случае поступления документов в рабочее и нерабочее время;