3.4.8. Отправка документов
В Инструкции по делопроизводству предусматриваются сроки отправки документов, операции, выполняемые Службой делопроизводства при обработке отправляемых документов, особенности обработки документов в зависимости от вида связи, используемой для отправки документов.
При этом определяется, что:
отправку исходящих документов производит экспедиция органа исполнительной власти;
экспедиция проверяет правильность оформления исходящих документов, производит сортировку документов по способу отправления (простая, заказная, международная и др.);
неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в подразделение;
документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день;
срочная корреспонденция отправляется в первую очередь;
документы, предназначенные для отправки дипломатической почтой, передаются в подразделение, отвечающее за работу с документами, содержащими государственную тайну;
решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает подразделение-исполнитель;
отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в местное отделение связи;
документы, направляемые почтовой связью в один адрес, выкладываются в один конверт;
на заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой «Для служебного пользования» составляется реестр, который затем возвращается в экспедицию с распиской работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов;
с помощью средств электросвязи осуществляется передача телеграмм, (телетайпограмм, телексов), факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений, передаваемых по системе межведомственного (ведомственного) электронного документооборота (см. раздел 3.6);
документы, предназначенные для отправки по факсимильной связи, передаются в Службу делопроизводства с указанием номера телефона-факса адресата;
обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется Службой делопроизводства в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 221, документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 222.
3.4.9. Регистрация и прохождение внутренних документов
В Инструкции по делопроизводству определяются особенности документооборота внутренних документов. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
В Инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть:
процедуру прохождения проектов приказов органа исполнительной власти по основной деятельности и по личному составу, основные инстанции визирования приказов, место регистрации приказов, порядок регистрации и место хранения подлинников приказов, порядок рассылки копий приказов в структурные подразделения, заинтересованным лицам, территориальным органам федеральных органов исполнительной власти в Кабардино-Балкарской Республике, другим организациям;
организацию протокольной работы (сроки подготовки протоколов заседаний и совещаний, место регистрации протоколов, порядок регистрации протоколов, место хранения подлинников протоколов, способ доведения принятых решений до сведения заинтересованных лиц и исполнителей);
процедуру прохождения гражданско-правовых договоров, место и способ их регистрации, место хранения подлинников договоров;
место и способ регистрации внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, аналитических записок, справок и др.), порядок передачи документов между структурными подразделениями органа исполнительной власти;
передачу документов между структурными подразделениями органа исполнительной власти через Службу делопроизводства.
3.4.10. Порядок обработки и учета
иностранной корреспонденции
В Инструкции по делопроизводству определяются структурные подразделения, осуществляющие работу с поступающей иностранной корреспонденцией и документами, направляемым зарубежным корреспондентам.
В Инструкции по делопроизводству целесообразно предусмотреть:
порядок обработки поступающей иностранной корреспонденции,;
структурное подразделение, обеспечивающее подготовку аннотации на поступившие документы и регистрацию документов;
порядок передачи документов, поступивших на имя руководителя органа исполнительной власти, его заместителей, в адрес структурных подразделений;
место хранения подлинников документов, поступивших от зарубежных корреспондентов, порядок их хранения;
порядок прохождения документов, отправляемых в адрес иностранных организаций и граждан, в частности, место регистрации и особенности регистрации таких документов, количество экземпляров документа, язык документа, особенности оформления документов.
3.4.11. Учет и анализ объемов документооборота
В Инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть положения о проведении работы по учету и анализу документооборота в органе исполнительной власти.
Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.
Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в орган исполнительной власти и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
Данные о количестве документов обобщаются, анализируются Службой делопроизводства органа исполнительной власти и представляются руководству органа исполнительной власти в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.
Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в центральный аппарат органа исполнительной власти и созданных им за определенный период времени (месяц, год).
Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.
За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.
Учет копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно по учетным данным копировально-множительного бюро для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда персонала копировально-множительного бюро и определения численности персонала.
При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
Формы справок об объеме документооборота и состоянии исполнения документов приведены в приложениях №№ 20-21.
3.5. Документальный фонд органа
исполнительной власти
3.5.1. Разработка и ведение номенклатуры дел
Формирование документального фонда органа исполнительной власти осуществляется Службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив органа исполнительной власти.
Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел является основой формирования документального фонда органа исполнительной власти. Документальный фонд органа исполнительной власти - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд органа исполнительной власти составляют документы, созданные в органе и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.
Ответственность за составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организация передачи дел в архив органа исполнительной власти лежит на Службе делопроизводства органа исполнительной власти.
В Инструкции по делопроизводству органа исполнительной власти определяется порядок разработки, составления, оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел, а также порядок ведения номенклатуры дел в течение делопроизводственного (календарного) года.
В Инструкции по делопроизводству в органе исполнительной власти целесообразно предусмотреть, что:
номенклатура дел составляется на основе изучения положения об органе исполнительной власти, регламента органа исполнительной власти, положений о структурных подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность органа исполнительной власти и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности органа исполнительной власти;