в органе исполнительной власти составляются номенклатуры дел структурных подразделений и номенклатура дел органа исполнительной власти, или сводная номенклатура дел (приложение № 22);
номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения, согласовывается с архивом органа исполнительной власти, Службой делопроизводства, подписывается руководителем подразделения и представляется в Службу делопроизводства;
вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в Службу делопроизводства органа исполнительной власти;
номенклатура дел органа исполнительной власти составляется Службой делопроизводства из номенклатур дел структурных подразделений;
методическую помощь при составлении номенклатуры дел органа исполнительной власти оказывают архив органа исполнительной власти и экспертная комиссия органа исполнительной власти (далее - ЭК);
один раз в 5 лет номенклатура дел органа исполнительной власти согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики, куда передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности органа исполнительной власти документы Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики;
номенклатура дел органа исполнительной власти, подписанная руководителем Службы делопроизводства, утверждается руководителем органа исполнительной власти после ее согласования с ЭК органа исполнительной власти не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;
в случае изменения функций и структуры органа исполнительной власти номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики;
номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело Службы делопроизводства, 2-й используется в Службе делопроизводства как рабочий экземпляр, 3-й - применяется в архиве органа исполнительной власти, 4-й - в Архивной службе КБР, с которой согласовывалась номенклатура дел. Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в Службе делопроизводства органа исполнительной власти в электронном виде.
В Инструкции по делопроизводству органа исполнительной власти предусматривается порядок составления номенклатуры дел, в частности, порядок расположения разделов в сводной номенклатуре дел, правила индексации дел, правила составления заголовков дел и последовательности их расположения в разделах номенклатуры дел, порядок установления сроков хранения документов и дел, порядок корректировки номенклатуры дел в течение делопроизводственного года (уточнение заголовков дел, внесение заголовков дел, не предусмотренных при составлении номенклатуры дел, внесение сведений о количестве и крайних датах единиц хранения (томов, частей дела), внесение отметок в графу «Примечание» и др.), составления итоговой записи о количестве и категориях дел, сформированных в делопроизводстве органа исполнительной власти в течение года.
В данном разделе Инструкции по делопроизводству также должна содержаться информация о том, какие перечни документов со сроками хранения (перечень типовых управленческих документов, ведомственный перечень) применяются в органе исполнительной власти для определения сроков хранения документов.
3.5.1.1. Порядок заполнения граф номенклатуры дел
органа исполнительной власти
Номенклатура дел органа исполнительной власти составляется по установленной форме (приложение № 22).
Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в органе исполнительной власти цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 1.1.1., где 1.1.- обозначение структурного раздела и подразделения, 1. - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
(В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.)
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных, республиканских органов исполнительной власти и учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название автора документа; название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады обзоры, сводки, справки и т.д.).
Например:
Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки).
Или:
Протоколы заседаний методического Совета Архивной службы КБР. Документы (планы, сообщения информации) к ним.
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с Министерством культуры РФ, Правительством КБР и администрациями муниципальных образований и др. об административно-организационной деятельности
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Например:
Переписка с Северо-Кавказской академией государственной службы по вопросам подготовки кадров
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с архивными учреждениями Северо-Кавказского федерального округа и другими регионами по вопросам выявления документов по истории КБР.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).
Например:
Годовые планы финансовых мероприятий
Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовок сформированного в отдельный том приложения к делу должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Федеральным архивным агентством срок хранения.
В графе 5 «Примечание» указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2010 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган для продолжения и др.
Если в течение года в органе исполнительной власти возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
3.5.2. Формирование дел и их текущее хранение
Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет хранения), в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.