Текст записки (содержит обстоятельное изложение какого-либо
вопроса с выводами и предложениями составителя)
Наименование должности подпись И.О. Фамилия
Фамилия Имя Отчество [Визы внутреннего согласования]
000 00 00
Образец оформления служебной записки
Приложение № 19
к п. 3.3.5.6.
Министру спорта, туризма и курортов КБР
И.О.Фамилия
от_____________________________
фамилия имя, отчество
_______________________________
должность
_____________________________________
(наименование структурного подразделения)
Объяснительная записка
О…__________________
(указать тему)
Текст записки (содержит обстоятельное объяснение причины какого-либо
события, факта, поступка)
___________________ ________________
дата подпись
Образец оформления объяснительной записки
Приложение № 20
к п. 3.4.11.
СПРАВКА ОБ ОБЪЕМЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА за _____________ 201__ (месяц) | |||
Документы | Количество документов | Всего | |
подлинники | тираж | ||
поступающие | |||
отправляемые | |||
внутренние | |||
Итого | |||
Специалист Дата | Подпись | Расшифровка подписи |
Форма справки о документообороте
Приложение № 21
к п. 3.4.11.
рекомендательное
СПРАВКА О СОСТОЯНИИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ НА 00.00.0000 В УПРАВЛЕНИИ…............ | |||||||||
№ п/п | Название документа | Краткое содержание | Дата № | Срок исполнения | Фамилия исполнителя | Состояние исполне-ния | Причины невыполне-ния | ||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | ||
Специалист Дата | Подпись | Расшифровка подписи |
Форма справки о состоянии исполнения документов
Приложение № 22
к п. 3.5.1.
Министерство финансов КБР УТВЕРЖДАЮ
Министр финансов КБР
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ __________________И.О.Фамилия
г. Нальчик «___»_____________2010 г.
на 2011 год
Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Кол-во дел (томов, частей) | Сроки хранения дела и № статей по «Перечню» | Примеча-ние |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Название раздела |
Номенклатура дел составлена в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» М., 2000 г.
Начальник отдела по вопросам гослужбы,
кадров и делопроизводства И.Фамилия
Дата
Виза зав. Архивом
(лица, ответственного за архив)
Согласовано:
Протокол ЭПК Архивной службы КБР
№ 05 от 25.03.2010
ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ
о категории и количестве дел, заведенных в 2011 году в Министерстве финансов КБР
По срокам хранения | Всего | В том числе | |
переходящих | с отметкой ЭПК | ||
постоянного | 167 | 19 | |
временного (свыше 10 лет) | 17 | 14 | |
временного (до 10 лет включительно) | 216 | 55 | |
Итого: | 400 | 88 |
Начальник отдела по вопросам гослужбы,
кадров и делопроизводства И.Фамилия
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма номенклатуры дел
Приложение № 23
к п. 3.5.3
___________________________________________ (наименование органа государственной власти) _____________________________________________ (наименование структурного подразделения) | ||||||||||||
УТВЕРЖДАЮ _______________________________________ (наименование должности руководителя структурного подразделения) Подпись Расшифровка подписи Дата | ||||||||||||
ОПИСЬ № | ||||||||||||
№ п/п | Индекс дела (тома, части) | Заголовок дела (тома, части) | Крайние | Кол-во листов в деле (томе, части) | Срок хранения дела (тома, части) | Примечание | ||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6* | 7 | ||||||
Название раздела | ||||||||||||
В данную опись внесено ______________________________ дел с № ___________ (цифрами и прописью) по № ________, в том числе: литерные номера: пропущенные номера: | ||||||||||||
Наименование должности составителя описи Дата | Подпись | Расшифровка подписи | ||||||||||
СОГЛАСОВАНО Наименование должности руководителя Службы делопроизводства Подпись Расшифровка подписи Дата | СОГЛАСОВАНО** Протокол ЭК структурного подразделения от _____________ № _______ |
Продолжение
приложения № 23
Передал___________________________________________________________ дел (цифрами и прописью) и ________________________________ регистрационно-контрольных карточек к (цифрами и прописью) документам*** | ||||
Наименование должности сотрудника структурного подразделения Дата | Подпись | Расшифровка подписи | ||
Принял __________________ дел и ________________регистрационно-контрольных (цифрами и прописью) (цифрами и прописью) карточек к документам. | ||||
Наименование должности работника архива Дата | Подпись | Расшифровка подписи |
Формат A4 (210 x 297 мм)
______________________
* Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения
** При наличии ЭК структурного подразделения
*** Передаются вместе с делами канцелярии
Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения
и по личному составу структурного подразделения
Приложение № 24
к п. 3.5.3.
Фонд № ____________Опись №____________
Дело №_____________
УПРАВЛЕНИЕ ЦЕНТРАЛЬНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА
АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
(наименование государственного архива)
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ
КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ (МИНФИН КБР)
(наименование исполнительного органа государственной власти
или структурного подразделения)
ДЕЛО № _____ ТОМ № _____
(заголовок дела)
(дата)
На ______ листах
Хранить _______
Особенности физического состояния и формирования дела | Номера листов |
1 | 2 |
Наименование должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма листа-заверителя дела
Приложение № 26
к п. 3.5.3
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № _______________
№ п/п | Индекс документа | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов дела | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Итого _______________________________________________ документов,
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _______________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма внутренней описи документов дела
Приложение № 27
к п. 3.5.4
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ КБР АКТ ___________ № ____________ _________________________ (место составления) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению | УТВЕРЖДАЮ Министр культуры КБР Подпись Расшифровка подписи Дата | ||
На основании __________________________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № ___________________________________________________________ (название фонда) |
Итого ______________________ дел за __________________ годы